Digitales Dokumentenmanagement mit DocuWare

DocuWare (gegründet 1988) gehört zu den führenden Anbietern von Software für das digitale Dokumenten-Management. Das Unternehmen agiert weltweit aus Germering/München sowie New Windsor/New York. DocuWare ist in 16 Sprachen und in über 70 Ländern verfügbar. Über 100.000 Anwender arbeiten täglich mit DocuWare, denn DocuWare-Projekte haben einen besonders niedrigen Total Cost of Ownership (TCO), DocuWare ist ISO-zertifiziert, FDA-konform und erhielt von Buyers Lab Inc. (BLI) mit 5 Sternen die höchste Auszeichnung.

DocuWare Logo

Vorteile

DocuWare verwandelt Ihre digitalen und Papierdokumente in geordnet abgelegte Informationen - eine Lösung für alle wichtigen Daten. Das moderne, webbasierte Dokumentenmanagementsystem archiviert Ihre Dokumente unternehmensweit aus unterschiedlichen IT-Systemen rechtssicher in einem zentralen Dokumenten-Pool. Ob als On-Premise- oder Cloud-Lösung – DocuWare bietet alle Möglichkeiten für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management

Automatisch und unabhängig von Quelle oder Format macht das integrierte System es Ihnen ganz einfach, wichtige Dokumente zu sammeln, zu suchen, zu teilen und auf sie zuzugreifen – überall und jederzeit, im Browser, mit mobilen Apps oder in der Cloud. DocuWare macht Ihre Dokumente zu dem, was Sie wirklich sind – wertvolle Informationen zur Steigerung Ihres Geschäftserfolgs.

 

  • Speichern Sie mühelos sowohl alle Ihre elektronischen Datensätze wie beispielsweise E-Mails, als auch Dokumente in Papierform, wie Rechnungen und Briefverkehr sicher im zentralen Dokumenten-Pool
  • Die gesamte Datenablage mit DocuWare ist revisionssicher und entspricht allen Rechtsvorschriften. Einer steuerlichen Abnahme Ihrer elektronischen Dokumente steht daher nichts im Wege.
  • Autorisierte Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die Dokumente, egal von welchem Ort
  • Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagement-System (DMS) Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt
  • Nur ein einziger Suchvorgang und alle zu einem Projekt oder einer Person zugehörigen Dokumente sind sofort verfügbar – an jedem Ort und zu jeder Zeit
  • DocuWare zeichnet sich durch höchste Sicherheit, maximale Skalierbarkeit, flexible Integrierbarkeit und den Einsatz zukunftssicherer Technologien aus

Integration

Unsere DocuWare Integration schafft die perfekte Verbindung mit iX-Haus.

  • Integriertes Dokumentenmanagement bedeutet eine deutliche Zeitersparnis und sorgt für einen besseren Informationsstand durch permanenten Zugriff auf alle notwendigen Daten
  • Übergeben Sie in iX-Haus erstellte Dokumente an DocuWare und lassen Sie diese dabei direkt verschlagworten. Zudem können verschlagwortete Dokumente aus iX-Haus heraus gesucht und angezeigt werden
  • Sie können zu einer Buchung direkt das Rechnungsdokument oder alle zu einem Mieter archivierten Dokumente aufrufen ohne Ihre gewohnte iX-Haus Umgebung zu verlassen

Module

Autoindex - für viele zu archivierende Dokumente liegen Ordnungskriterien und Suchbegriffe bereits in der EDV vor. DocuWare AUTOINDEX übernimmt die Daten und fügt sie dem Archiv als Indexbegriffe selbständig hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch

Task Manager - mit dem DocuWare Task Manager beseitigen Sie die kleinen Hindernisse im Büroalltag. Keine Rechnung bleibt mehr liegen, Projekte werden zügig bearbeitet. Überzeugen Sie sich selbst, wie Aufgabenliste und E-Mail-Benachrichtigung Ihren Workflow vereinfachen können.

Connect to Outlook - mit Connect to Outlook archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus MS Outlook in DocuWare. Genauso leicht greifen Sie per Schnellsuche auf archivierte E-Mails zu und haben beispielsweise die letzten Schreiben eines Kunden sofort wieder vor sich. Die Einstellungen verwalten Sie einfach und zentral

DocuWare Mobile - mit DocuWare Mobile greifen Sie direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet auf ein DocuWare-Archiv zu. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirm betrachten und im Workflow weiterreichen. Dazu ist die Stempelfunktion integriert. Durch DocuWare Mobile eignen sich Ihre Geräte noch besser für den Business-Einsatz.

Barcode & Forms - lesen Sie mittels OCR sowohl Barcodes als auch Texte aus Ihren Dokumenten aus und übernehmen Sie diese zur Indexierung der Dokumente. Die Indexbegriffe werden in vordefinierte Datenbankfelder übernommen und die Dokumente damit automatisch einem Schlagwort zugeordnet.

Import - überwachen Sie Ihre Ordner im Datei- oder E-Mail-System und importieren Sie dort abgespeicherte Dateien in DocuWare-Briefkörbe und - Archive. Dokumente werden automatisch indexiert und klassifiziert.

Workflow Manager - mit DocuWare Workflow Manager stellen Sie klare Regeln für die Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen auf und optimieren so Ihre Geschäftsabläufe. Sie weisen Mitarbeitern oder bestimmten Stellen Aufgaben zu und legen Vertretungsregeln fest. Sie bestimmen, welches Ereignis einen Workflow in Gang setzen soll, z. B. das Ablegen einer Eingangsrechnung. Und natürlich können Sie alle Abläufe nachverfolgen.

Intelligent Indexing Service - DocuWare revolutioniert die Papierablage. Manuelles Archivieren von Dokumenten ist passé. Der Intelligent Indexing Service macht das Indexieren zu einem effizienten, zeitsparenden Vorgang.

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