Im Rahmen der prozessualen Neuausrichtung wurde ein kundenindividueller und komplexer Workflow skizziert, und mithilfe des DocuWare Workflow-Managers abgebildet. Die Systeme (iX-Haus/DocuWare) greifen dabei nahtlos ineinander. So wird der Prozess in iX-Haus initiierend ausgelöst und im Anschluss an DocuWare übergeben, um dort gemäß des definierten Prozesses weitergeroutet zu werden. Nach einem in iX-Hausplus vorbereiteten Auftrag wird in DocuWare anhand der Auftragsart geprüft, ob es sich um eine Sofortmaßnahme, einen Versicherungsfall oder einen regulären Instandhaltungsauftrag handelt. Basierend auf dieser Prüfung erfolgt der nächste Schritt innerhalb der Prozessstruktur.
Je nach Auftragsart sind bei der Prelios unterschiedliche Abteilungen am Prüf- und Freigabeprozess beteiligt. Entsprechend wird z. B. der Versicherungsfall durch den zuständigen kaufmännischen Objektmanager und der reguläre Instandhaltungsauftrag durch den technischen Objektbetreuer geprüft und freigegeben. Dabei ermittelt DocuWare die Zuständigkeit automatisch. Bei Bedarf erfolgt die Freigabe auch erst nach Prüfung durch den kfm./techn. Objektmanager und den Eigentümer. Gegebenenfalls wird dabei ein vertraglich vereinbartes Vier-Augen-Prinzip gewahrt.
Nach Abschluss der Instandhaltungsmaßnahme und des beschriebenen Vorgangs, erhält Prelios die entsprechende Kreditoren-Rechnung. Diese durchläuft einen komplexen formalen Prüfprozess, der ebenfalls mithilfe des DocuWare Workflow-Managers konfiguriert wurde. Dort angestoßen, beginnt der Rechnungsfreigabeprozess.
Sämtliche bearbeiteten Belege landen mit dem jeweiligen Bearbeitungsstatus und inklusive automatisierter Buchungsvorschläge im iX-Haus Rechnungseingangsbuch, wo sie entsprechend gebucht werden.
Von großem Nutzen für den Kunden ist die Möglichkeit, sämtliche Rechnungsbelege per Knopfdruck aufrufen zu können, ohne dabei die Hauptanwendung iX-Haus verlassen zu müssen. Jeder aufgerufene Beleg besitzt eine detaillierte Workflowhistorie und bietet somit vollständige Transparenz. Die Suchzeiten werden nahezu komplett vermieden und die Prüfprozesse einer standardisierten Prüfroutine unterzogen. Vertretungsregelungen und Eskalationsstufen finden dabei Berücksichtigung. Dadurch ist gewährleistet, dass Rechnungen zeitgerecht geprüft, die Zahlungsfristen eingehalten und bei Bedarf externe Prüfer eingebunden werden können.
Darüber hinaus wurde die elektronische Mieter- und Objektakte konzipiert, um jederzeit auf Knopfdruck die entsprechenden Dokumente im Zugriff zu haben. Diese Anforderung wurde durch die Integration von iX-Haus und DocuWare realisiert. Die Dokumentenscans werden dem iX-Haus-Multimediabereich hinzugefügt und werden dabei im Hintergrund vollautomatisch an DocuWare übergeben. Diese Dokumente werden innerhalb der jeweiligen Mieter- und Objektakte abgelegt und verschlagwortet. Dies geschieht ebenfalls automatisiert, eine Aktion des Benutzers ist nicht notwendig.