Wohnungsübergabe leicht gemacht – in der Immobilienverwaltung effektiv arbeiten

Zu den vielen zeitraubenden Aufgaben in der Immobilienverwaltung gehören Wohnungsübergaben. Dabei ist es grundsätzlich wichtig, dass bei Einzügen oder Auszügen der Zustand einer Immobilie sorgfältig dokumentiert werden – mit Text, Fotos und Zählerständen. Letztendlich muss aus allen Daten ein Übergabeprotokoll generiert werden, welches zentral im Unternehmen ablegt wird. In analogen Zeiten eine aufwendige Angelegenheit – heute funktioniert das digital und automatisiert. Wie dieser Prozess vereinfacht und verkürzt abgebildet werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Immer mehr digitale Prozesse für die Immobilienverwaltung 

Bei vielen Akteuren in der Immobilienverwaltung macht sich die Digitalisierung zunehmend bemerkbar. Viele Aufgaben können mit umfassenden immobilienwirtschaftlichen Softwarelösungen und modernen Technologien heute automatisiert abgebildet werden. Die Art, wie Angestellte im Immobilienmanagement arbeiten, wird sich aber auch in Zukunft weiterhin tiefgreifend verändern. So sind auch die Zeiten vorbei, in der Mitarbeiter einer Immobilienverwaltung für eine Wohnungsübergabe umständlich mit Fotoapparat und Klemmbrett hantieren müssen. 

Die digitale Wohnungsabnahme bzw. -übergabe und ihr Mehrwert  

Um die Vision, weiterer Automatisierung und Optimierung von Prozessen voranzutreiben, können Immobilienverwaltungen heute Tools für die digitale Wohnungsabnahmen & -übergaben in ein modernes ERP-System integrieren. So bleiben Abnahme- & Übergabeprozess von Wohnungen oder Gewerbeimmobilien nicht weiterhin eine Aufgabe, die viel Arbeit mit sich bringt: Übergabe- und Abnahmeprotokolle müssen handschriftlich ausgefüllt, separat eingescannt und Mieterakten hinzugefügt werden, Zählerstände werden manuell erfasst und in eine Verwaltungssoftware oder gar Excel-Tabellen eingegeben. Das muss nicht so sein – es funktioniert heute einfacher und automatisierter. 

Digital verwalten – Zeit sparen und Service verbessern 

Mit der Möglichkeit, Objekt- bzw. Wohnungsübergaben heute digital und mobil zu erstellen, zu verteilen und zu archivieren, wird hier ein weiterer Schritt in die ganzheitliche digitale Immobilienverwaltung geschaffen. Der gesamte Prozess wird damit einfach, effizient und zeitsparend organisiert, sodass Mitarbeiter sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die Betreuung der Kunden. 

Daten, Informationen und Fotos – der einfache Weg für die Wohnungsübergabe 

Mit der Einführung einer modernen und vor allem mobilen Lösung für die Wohnungsabnahme- bzw. -übergabe vereinfacht sich so der gesamte Prozess. In der mobilen Anwendung kann man den Objektzustand detailliert direkt vor Ort in der Immobilie aufnehmen. Alle Zählerstände sowie die Zusammenfassung vom Zustand des Objektes werden mithilfe einer App direkt auf dem Tablet-PC erhoben und eingetragen. Dabei können sofort Fotos und Notizen angehangen werden.  

Der Austausch von wohnungs- und mieterbezogenen Stammdaten über eine bilaterale Schnittstelle zum immobilienwirtschaftlichen ERP-System erfolgt automatisiert nach einer Termineingabe und minimiert die manuellen Eingaben, die für die Erstellung eines Protokolls notwendig sind.

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So werden mehrere Arbeitsschritte für die Wohnungsabnahme ganz einfach und schnell mit der mobilen Lösung umgesetzt:

1. Terminerstellung über das immobilienwirtschaftliche ERP-System mit direkter Protokollerstellung im “Abnahme-Tool”
2. Vor Ort Aufnahme des Zustands der Wohnung inkl. Bildern
3. Ablesen von Zählerständen
4. Aufnahme der Verzugsadresse
5. Setzung einer Nachfrist (wenn notwendig)
6. Versand des Protokolls an die Mieter*innen und Lieferant*innen

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Die einzelnen Arbeitsschritte der Objektabnahme werden damit zentral zusammengefasst abgebildet und können so sicher und effizient nacheinander von den Anwender*innen abgearbeitet werden – dabei wird kein Schritt vergessen, sodass das Fehlerrisiko minimiert wird. Die im Protokoll integrierten Bilder unterstützen im Notfall zudem bei Rechtsstreitigkeiten die Beweisfähigkeit.
Dafür können beispielsweise auch aufgrund einer am Endes des Vorganges vorgenommenen Sperrung des Protokolls nach der Unterschrift keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Die Funktion „Abnahmeprotokoll als Übergabeprotokoll nutzen“ liefert letzten Endes eine zusätzliche enorme Zeitersparnis. Hier muss nicht in manueller Arbeit ein zweites Protokoll erstellt werden, alles erfolgt automatisiert und digital. 

Im Sinne der EED sorgt insbesondere die digitale Übermittlung aller Zählerstände an die entsprechenden Energie- und Messdienstleister für einen immensen Mehrwert. Der direkte Austausch mit den Dienstleistern unterstützt eine schnelle Bearbeitung für die schleunige Abrechnung und eine übersichtliche Darstellung der Verbrauchswerte. 

Schnittstelle zur Verwaltungssoftware macht es noch einfacher  

Mit einer derartigen mobilen Lösung für die mobile Objektabnahme, im Zusammenspiel mit einer Verwaltungssoftware, hat man alle wesentlichen Daten im Überblick und etabliert gleichzeitig die Basis zur Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse. Ohne lange Bearbeitung lässt sich nach der Abnahme aus dem Protokoll direkt ein PDF mit eingebetteten Fotos generieren, welches an die genutzte Software für das Immobilienmanagement weitergegeben werden kann, um es zu archivieren, an die Mieter*innen oder Versorgungsunternehmen oder weitere Empfänger*innen zu versenden – auf diese Weise steht das Ergebnis allen am Übergabeprozess beteiligten Personen zeitnah zur Verfügung. 

Ob Neuvermietung oder Kauf – mit der Lösung führen Immobilienunternehmen, Wohnungsabnahmen und -übergaben zukünftig einfach und effizient durch. Sie erstellen ganz einfach digitale Protokolle, verteilen und archivieren diese und pflegen im gleichen Arbeitsgang die Zustandserfassung für die Mängelbeseitigung von Objekten aus dem Portfolio. Die digitale Objektübergabe bildet damit alle wichtigen Prozesse für revisionssichere Abnahmen und Übergaben kompakt ab.  

Die Digitalisierung ist für viele Beteiligte der Immobilienwirtschaft noch immer eine Herausforderung, aber auch eine große Chance. Schaffen Sie ganz unkompliziert weitere effektive Prozesse und optimieren Sie den Arbeitsalltag Ihrer Immobilienverwaltung. Mit der Erstellung digitaler mustergültiger Wohnungsübergaben ohne Papierkram gestalten Sie ganz einfach einen weiteren effizienten Prozess für eine normalerweise zeitraubenden Aufgabe des Verwalteralltags.

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