Unser Glossar - das "ABC des Immobilienmanagement"

Von Assteklassen bis Zwischenabrechnung - die Begrifflichkeiten der Immobiliewelt sind vielfältig und nicht jedem sofort bekannt. Das möchten wir ändern.

Noch befindet sich unser Glossar "Das ABC des Immobilienmanagement" im Aufbau. Doch nach und nach werden Sie hier Begriffe finden, mit denen wir oder unsere Kundengruppe regelmäßig in Berührung kommen. Unser Ziel ist es, eine Übersicht zu schaffen, in der Sie die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Immobiliemanagement mitsamt kurzer und prägnanter Erklärungen schnell auffinden.

Selbstverständlich stellt unser Glossar noch nicht alle Begrifflichkeiten der Immobilienwirtschaft vor - sollten Sie Fragen oder Anmerkungen haben oder die Erklärung einer bestimmten Begrifflichkeit wünschen, nehmen Sie gern unter marketing@crem-solutions Kontakt mit uns auf und wir werden unser Glossar "Das ABC des Immobilienmanagement" um diese erweitern.

A ...

Assetklassen

Unter dem Begriff Assetklassen (asset = Englisch Anlage oder auch Anlagesektor) versteht man allgemein die Einteilung des Finanzmarktes in verschiedene Segmente. Das können beispielsweise Immobilien, Aktien oder Fonds sein – im “ABC des Immobilienmanagement” reden wir von Immobilien.  

Im Immobiliensektor werden zudem unterschiedliche Segmente innerhalb der (Asset-)Immobilien definiert  - hier differenziert man zwischen Wohn- und Gewerbeimmobilien.
In das Segment Wohnimmobilien fallen beispielsweise Mehrfamilienhäuser, Eigentumswohnungen oder Einfamilienhäuser. Zum Segment Gewerbeimmobilien zählen z. B. Bürokomplexe, Einzelhandel, Praxen oder Logistikimmobilien.

Assetklassen segmentieren demnach den Immobilienmarkt und zwar in erster Linie nach Nutzung, Lage, Bauweise und Qualität der jeweiligen Immobilien.

B...

Betriebskosten

Unter Betriebskosten versteht man die Kosten, die dem Eigentümer einer Immobilie durch sein Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen und des Grundstücks laufend entstehen.  

Neben der "Grundmiete" sind die Betriebskosten die laufend anfallenden Kosten einer Mietimmobilie.  

Man unterscheidet zwischen verbrauchsabhängigen (z. B. Heizkosten) und nicht verbrauchsabhängigen Betriebskosten (z. B. Grundsteuer). Ferner werden die "warmen Betriebskosten" (Kosten für Heizung und Wassererwärmung) von den "kalten Betriebskosten" (z. B. Kaltwasser, Abwasser, Grundsteuer) unterschieden.

Was Betriebskosten sind, ist in der Betriebskostenverordnung gesetzlich definiert.

C...

Corporate Real Estate Management (CREM)

Mit dem Begriff Corporate Real Estate Management (unternehmerisches Immobilienmanagement) beschreibt man die “Ökonomisierung” betrieblicher Immobilienbestände. Es handelt sich dabei um die Ausschöpfung der wirtschaftlichen Potentiale von unternehmerischen/unternehmenseigenen Gebäuden und Liegenschaften.

Dazu zählen u. A. die Entwicklung, Beschaffung, und Verwaltung der Immobilien aus dem Blickwinkel der Unternehmensstrategie. Corporate Real Estate Management spielt bei großen Unternehmen mit umfangreiche Immobilienbestand eine zunehmend wichtige Rolle.  

Vielfach werden zum Zweck des CREM eigene Tochtergesellschaften gegründet, die Aufgaben aus dem Bereich des Immobilienmanagements, Facility Managements, Vermarktungs- und Projektentwicklungsaufgaben wahrnehmen und zunehmend auch Betreuungsleistungen für andere Immobilieneigentümer übernehmen.

D...

Dienstbarkeit (Grundbuch)

Unter dem Begriff der Dienstbarkeit versteht man die Nutzungsrechte, die einem Eigentümer eines Grundstücks zustehen und das dingliche Recht zur beschränkten unmittelbaren Nutzung eines anderen Grundstücks (§§ 1018 ff. BGB) festlegen. Vom Eigentümer des belasteten oder dienenden Grundstücks wird dabei entweder Duldung (z.B. Begehen, Befahren) oder Unterlassung verlangt (z.B. Baubeschränkungen).

Die Dienstbarkeit entsteht mit der Eintragung im Grundbuch. Die Eintragungen genießen öffentlichen Glauben. Dabei werden drei Arten von Dienstbarkeiten Unterschieden, nämlich die Grunddienstbarkeit, die beschränkte persönliche Dienstbarkeit und der Nießbrauch an Grundstücken.

Die Grunddienstbarkeit endet mit Aufgabe des Nutzungsrechts, die beschränkte persönliche Dienstbarkeit sowie der Nießbrauch mit dem Tod des bzw. der jeweils Berechtigten Person/en. Eine besondere Form der beschränkten persönlichen Dienstbarkeit ist das Wohnungsrecht.

Wird zugunsten einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, z.B. einer Gemeinde, eine beschränkte persönliche Dienstbarkeit eingetragen, endet diese nur mit Aufgabe des Rechts. Dienstbarkeiten führen beim belasteten Grundstück zu einer mehr oder weniger großen Beeinträchtigung der Eigentümernutzung. Dies wirkt sich entsprechend auf den Marktwert des Grundstücks aus.

E...

Eigentümerversammlung (Wohnungseigentümerversammlung)

Unter dem Begriff der Dienstbarkeit versteht man die Nutzungsrechte, die einem Eigentümer eines Grundstücks zustehen und das dingliche Recht zur beschränkten unmittelbaren Nutzung eines anderen Grundstücks (§§ 1018 ff. BGB) festlegen. Vom Eigentümer des belasteten oder dienenden Grundstücks wird dabei entweder Duldung (z.B. Begehen, Befahren) oder Unterlassung verlangt (z.B. Baubeschränkungen).

Die Dienstbarkeit entsteht mit der Eintragung im Grundbuch. Die Eintragungen genießen öffentlichen Glauben. Dabei werden drei Arten von Dienstbarkeiten Unterschieden, nämlich die Grunddienstbarkeit, die beschränkte persönliche Dienstbarkeit und der Nießbrauch an Grundstücken.

Die Grunddienstbarkeit endet mit Aufgabe des Nutzungsrechts, die beschränkte persönliche Dienstbarkeit sowie der Nießbrauch mit dem Tod des bzw. der jeweils Berechtigten Person/en. Eine besondere Form der beschränkten persönlichen Dienstbarkeit ist das Wohnungsrecht.

Wird zugunsten einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, z.B. einer Gemeinde, eine beschränkte persönliche Dienstbarkeit eingetragen, endet diese nur mit Aufgabe des Rechts. Dienstbarkeiten führen beim belasteten Grundstück zu einer mehr oder weniger großen Beeinträchtigung der Eigentümernutzung. Dies wirkt sich entsprechend auf den Marktwert des Grundstücks aus.

F...

Facility Management (FM)

Der Begriff Facility Management beschreibt die Bewirtschaftung und Verwaltung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen. Facility Management umfasst die professionelle Abwicklung von Sekundärprozessen, also Prozesse, die nicht in das Kerngeschäft einer Organisation fallen, sondern dieses unterstützen.

Facility Management ist eine Form der Gebäudeverwaltung, die vor allem bei Gewerbeimmobilien relevant ist – es umfasst alle Bereiche der Immobilienverwaltung, von der Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude über die Betriebsbereitschaft von technischen Einrichtungen, (beispielsweise die Bereitstellung und den Betrieb von Kommunikationstechnik) bis hin zur Anlage und Pflege von Außenanlagen und Dienstleistungen wie Catering oder Umzugsplanung. Man spricht auch von ganzheitlichem Management rund um das Gebäude. Soweit sich FM also ausschließlich auf Gebäude bzw. Immobilien bezieht, hat sich hierfür auch der Begriff des "Gebäudemanagements" eingebürgert.

Dem Facility Management liegt die Erkenntnis zugrunde, dass die Bewirtschaftungskosten eines Gebäudes, die in der Zeit seiner Nutzungsphase entstehen, die ursprünglichen Erstel­lungskosten oft um das Mehrfache übersteigen. In der Praxis zielt Facility Management darauf ab, dem Nutzer einer Immobilie, durch die Übernahme aller anfallenden Aufgaben für den reibungslosen Betrieb eines Gebäudes, zu gewährleisten, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren.  

Dabei wird vom Facility Manager ein kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Organisationspotenzial erwartet, das in der Lage ist, alle Leistungen zu erbringen, die erforderlich sind, dieses Organisationsspektrum bedarfsgerecht zu den richtigen Zeitpunkten an den richtigen Orten zu erbringen.

G...

Gebäudemanagement

Unter dem Begriff Gebäudemanagement versteht man den immobilienwirtschaftlichen Teil des Facility Managements. Das Gebäudemanagement bezieht sich auf die kosten- und funktionsoptimale Entwicklung und Nutzung von Gebäuden (Liegenschaften).  

Eingeteilt wird das Gebäudemanagement in die Bereiche technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement. Ergänzend wird das Flächenmanagement, das in allen drei Leistungsbereichen Verankerungspunkte hat, berücksichtigt. Dagegen betrachtet das Facility Management die Immobilie in ihrem gesamten Lebenszyklus mit den Phasen der Planung, Errichtung, Nutzung, Verwertung.

Technisches Gebäudemanagement


Das technische Gebäudemanagement beschäftigt sich damit, die Gebäude und Anlagen funktionsfähig zu halten. Zu den Aufgaben des technischen Gebäudemanagements zählen u. a. die Betriebsführung, Umbau und Sanierung, Versorgung sowie das Umweltmanagement.

Infrastrukturelles Gebäudemanagement

Das infrastrukturelle Gebäudemanagement organisiert die Dienstleistungen für Immobilien, die den Flächen derselben zugeordnet sind. Hierzu gehört die Verwaltung sämtlicher Dienstleistungsunternehmen wie z. B. Reinigungsdienste oder Sicherheitsdienste sowie die Organisation von Logistik- und Umzugsdiensten oder einem Fuhrparkmanagement.

Kaufmännisches Gebäudemanagement

Das kaufmännische Gebäudemanagement verwaltet die Objektbuchhaltung sowie das Kosten- und Vertragsmanagement. In diesen Bereich fällt z. B. die Nutzer- und Eigentümerbetreuung, das gebäudebezogene Rechnungswesen, die Überwachung vertraglicher Leistungen von externen Dienstleistern und das Qualitätsmanagement.

Flächenmanagement

Das Flächenmanagement hat zum Ziel, die Flächen einer Immobilie gemäß den Qualitätsanforderungen einer Organisation sicherzustellen. Je nach Nutzungsziel gibt es verschiedene Ausrichtungen. So hat das nutzerorientierte Flächenmanagement eine optimale räumliche Anordnung von Arbeitsplätzen zum Inhalt. Das anlagenorientierte Flächenmanagement ist an den Anforderungen der Flächen für die technische Gebäudeausrüstung ausgerichtet.  

Mit dem Begriff "Management" soll zum Ausdruck gebracht werden, dass nicht nur eine einfache Immobilienverwaltung gemeint ist. Mit dem Ziel, die Wirtschaftlichkeit einer Immobilie nachhaltig zu optimieren und Ressourcen voll auszuschöpfen sollen auch Führungsleistungen erbracht werden. 

H...

Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung (Verordnung über die ver­brauchs­abhängige Abrechnung der Heiz- und Warm­was­ser­kos­ten) regelt die Kostenverteilung auf die Einzelnutzer in Mehrfamilienhäusern bei zentralen Hei­zungs­an­lagen und zentralen Warm­was­ser­ver­sor­gungs­an­la­gen sowie bei der eigenständigen gewerblichen Lieferung von Wärme oder Warmwasser. Die Heizkostenverordnung gilt für preisgebundenen und preisfreien Wohnraum.

Hauptpunkte der Heizkostenverordnung sind die Pflichten zur Verbrauchserfassung und zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung. Der Gebäudeeigentümer ist damit ge­setz­lich verpflichtet, Messgeräte beziehungsweise Zähler für Heizung und Warmwasser zu installieren und anhand des gemessenen Verbrauchs abzurechnen. Die Heiz­kos­ten­ver­ord­nung legt für die Heizungs- und die Warm­was­ser­ab­rech­nung unterschiedliche Regeln fest.

Grundsätzlich geht sie nach vertraglichen Vereinbarungen vor - Ausnahme gibt es bei Gebäuden mit bis zu zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter bewohnt. Auch auf Wohn­ei­gen­tum ist die Heizkostenverordnung anzuwenden.

I...

Instandhaltung (Mietrecht)

Der Begriff Instandhaltung beschreibt alle Maßnahmen, die dazu beitragen, den ursprünglichen Zustand eines Objektes und aller Einrichtungen zum Zwecke des bestimmungsmäßigen Gebrauchs bzw. deren Funktionsfähigkeit zu erhalten.

Hierzu zählen neben Maßnahmen, die altersbedingte Abnutzungserscheinungen beseitigen, auch Wartungsarbeiten. Instandhaltung hat vorbeugenden Charakter. Es soll verhindert werden, dass "Instandsetzungsarbeiten" erforderlich werden. Dabei gilt - wer instand hält, braucht nicht instand zu setzen. Instandhaltung wird oft auch als Oberbegriff verwendet, der "Instandsetzung" mit umfasst (so z.B. die Zweite Berechnungsverordnung).

Im Mietrecht gehört die Instandhaltung zu den Hauptpflichten des Vermieters - sie ist in § 535 Abs.1 BGB festgeschrieben. Eine Mietimmobilie muss gebrauchsfähig und in vertragsgemäßem Zustand gehalten werden. Der Vermieter muss verhindern, dass der Gebrauch einer Immobilie durch Abnutzung oder Alterserscheinungen beeinträchtigt wird.

Die Instandhaltungspflicht schließt gemeinschaftlich genutzte Räume und Zugänge zur Mietimmobilie ein. Der Vermieter eines Gebäudes muss beispielsweise also auch für Beleuchtung im Treppenhaus sorgen, das defekte Schloss der Außentür erneuern und dafür sorgen, dass die Heizanlage funktioniert. Auch mögliche Gefahren wie z. B. marode Stromleitungen müssen beseitigt werden.

J...

Jahresabrechnung (Wohnungseigentum)

Der Begriff Jahresabrechnung beschreibt die nach Ablauf eines Kalenderjahres vorzunehmende Aufstellung einer Abrech­nung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Rah­men der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

Diese Abrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben und vom Immobilienverwalter (§ 28 Abs. 3 WEG) in der Regel spätestens bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums anzufertigen und in Rechnung zu stellen. Die Nichtvorlage oder vorsätzlich verspätete Vorlage der Abrech­nung kann eine vorzeitige Abberufung des Verwalters aus wich­ti­gem Grund rechtfertigen.  

Das Wohnungseigentumsgesetz selbst bestimmt keine Einzelheiten zu Form und Inhalt der Jahresabrechnung. Die richtige Form und Gestaltung der Abrechnung im Bereich von Wohnungseigentümergemeinschaften beschäftigt Eigentümer, Verwalter und Gerichte aber schon seit Jahren. Der Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter (VNWI) hat sich, als größte berufsständische Interessenvertretung in NRW, des Themas angenommen und eine Musterabrechnung entwickelt, die auch vom Dachverband Deutscher Immobilienverwalter herausgegeben wird. Die Musterabrechnung des VNWI entstand in Zusammenarbeit mit dem am Urteil “44/09” beteiligten BGH-Richter und weiteren ausgewiesenen Experten aus Recht und Praxis.

Die Rechtsprechung hat sich dabei in zahlreichen Entscheidungen mit Einzelfragen befassen müssen und dazu einige wesentlichen Grund­inhalte der Abrechnung festgelegt.

Darunter beispielsweise, dass die:

  • vorgeschriebene Abrechnung nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben während des jeweiligen Kalenderjahres auszuweisen hat und sie keine Bilanz und keine Gewinn- und Verlustrechnung ist. Forderungen, Verbindlichkeiten und Rech­nungs­ab­gren­zun­gen gehören grundsätzlich nicht in die Abrechnung.
  • die Abrechnung aus der Gesamtabrechnung und den Einzel­ab­rechnungen für jeden einzelnen Woh­nungs­eigen­tümer, besteht. Wobei die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Eigentümer nach dem gesetzlichen, dem abweichend vereinbarten oder beschlossenen Verteilungs­schlüssel vorzunehmen ist.

Die Prüfung der Jahresabrechnung soll gemäß § 29 Abs. 3 WEG durch den Verwaltungsbeirat erfolgen, sofern ein solcher von der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählt wurde. Sie soll sich nicht nur auf die rein rechnerische, sondern auch auf die sachliche Richtigkeit erstrecken, so zum Beispiel auch auf die Richtigkeit verwendeter Verteilungsschlüssel. Ungeachtet der Prüfung der Abrechnung durch den Verwaltungs­beirat hat jeder Wohnungs­eigentümer das Recht, in die Abrechnungsunterlagen Einsicht zu nehmen, und zwar selbst noch nach erfolgter Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung.  

Die Beschlussfassung hat über die Gesamt- und Einzelabrechnungen zu erfolgen. Andernfalls werden keine rechtswirksamen Zahlungspflichten begründet. Ist eine mehrheitlich beschlossene Abrechnung fehlerhaft, weil sie beispielsweise verkehrte Verteilungsschlüssel enthält, bedarf es dennoch der Anfechtung bei Gericht, um ihre Ungültig­erklä­rung zu bewirken. Es handelt sich insoweit um einen gesetzes­widrigen Mehrheitsbeschluss, der nicht nichtig, sondern nur anfechtbar ist. Erfolgt keine Anfechtung, ist auch eine fehlerhafte, rechtswidrige, aber mehrheitlich beschlossene Abrechnung wirksam und verpflichtet jeden Eigentümer zur Zahlung eventuell noch zu leistender Fehlbeträge wegen zu niedriger Voraus­zah­lungen.

K...

Kaution (Mietkaution)

Unter dem Begriff Mietkaution versteht man eine Sicherheitsleistung, die der Vermieter vom Mieter zu Beginn des Mietverhältnisses verlangen kann. Die Kaution ist sowohl im freifinanzierten als auch im öffentlich geförderten Wohnungsbau zulässig.  

Die Mietkaution darf höchstens drei Monatsmieten (Grundmiete ohne Betriebskosten) betragen - der Betrag der Kaution kann vom Mieter dabei in drei gleichen Monatsraten geleistet werden. Der erste Teilbetrag wird zu Beginn des Mietverhältnisses fällig. Die weiteren Teilzahlungen werden zusammen mit den unmittelbar folgenden Mietzahlungen fällig (§ 551 Abs. 2 BGB).

Bei der Verwaltung der Mietkaution muss der Vermieter bestimmte Regeln einhalten. Sie ist, wenn diese Anlageform gewählt wird, auf einem gesonderten Konto, für das die üblichen Sparzinsen für Guthaben mit dreimonatiger Kündigungsfrist anfallen, anzulegen. Der Bundesgerichtshof hat 2015 klargestellt, dass ein einfaches gesondertes Konto nicht ausreicht. (Hintergrund: Die Kaution soll im Insolvenzfall vor dem Zugriff von Gläubigern des Vermieters geschützt sein) Dies ist bei einem einfachen Extra-Konto nicht der Fall. Es muss sich also nach außen erkennbar um treuhänderisch verwaltetes Vermögen handeln und das Konto muss als Mietkautionskonto bezeichnet sein (BGH, Beschluss vom 9.6.2015, Az. VIII ZR 324/14).

Seit 01.09.2001 erlaubt § 551 Abs. 3 BGB auch die Anlage der Mietkaution in anderen Anlageformen als dem klassischen Sparbuch. Erforderlich ist jedoch eine ausdrückliche vertragliche Vereinbarung der Anlageform. Die Anlage der Mietkaution muss dabei Erträge abwerfen, die die Sicherheit erhöhen und, soweit nicht im Rahmen der Sicherheit benötigt, nach Mietvertragsende dem Mieter zustehen und muss in jedem Fall vom Vermögen des Vermieters getrennt stattfinden, um insolvenzsicher zu sein.  

Die Mietrechtsreform 2013 hat dem Vermieter die Möglichkeit eröffnet, dem Mieter außerordentlich fristlos zu kündigen, wenn dieser mit einem Teil der Kaution in Verzug kommt, der der zweifachen Monatsmiete (ohne Betriebskosten) entspricht. Eine Abhilfefrist oder Abmahnung sind nicht erforderlich (§ 569 Abs. 2a BGB).  

Der Mieter hingegen darf die Zahlung der Kaution davon abhängig machen, dass ihm ein insolvenzfestes Konto genannt wird - er muss sich weder auf Barzahlung noch auf eine Überweisung der Kaution auf das herkömmliche private Konto des Vermieters einlassen. Das Versprechen des Vermieters, die in bar gezahlte Kaution später auf ein insolvenzfestes Konto einzuzahlen, reicht nicht aus.  

Die Guthabenzinsen für die Kaution unterliegen der Zinsabschlagsteuer. Den Kautionsbetrag einschließlich der Zinsen erhält der Mieter bei seinem Auszug zurück, vorausgesetzt, er hat alle Verpflichtungen aus dem Mietverhältnis erfüllt. Wann die Kaution spätestens zurückgezahlt werden muss, ist bei den Gerichten umstritten. Dem Vermieter wird hier eine "Überlegungsfrist" eingeräumt. Diese ist dem Bundesgerichtshof zufolge einzelfallabhängig. Während manche Gerichte zwei bis drei Monate als angemessen ansehen, geht der BGH von einer bis zu sechsmonatiger Frist aus, die im Einzelfall überschritten werden kann. Dies gilt allerdings nur, wenn tatsächlich noch Forderungen aus dem Mietverhältnis offen sind, deren Höhe unklar ist.