Gemeinnützige Wohnungs- und Siedlungsgesellschaft mbH (GWSG)

Seit über 50 Jahren bietet die Gemeinnützige Wohnungs- und Siedlungsgesellschaft mbH (GWSG), als einhundertprozentige städtische Tochter der Stadt Mönchengladbach, preiswerten Wohnraum. Seit Gründung der GWSG im Jahre 1960 wurden eine Vielzahl von Wohneinheiten im Geschosswohnungsbau, aber auch Einfamilienhäuser sowie Gewerbeeinheiten und Kindergärten errichtet. Ziel ist es, guten und günstigen Wohnraum für die Bürger der Stadt Mönchengladbach zu schaffen. Die barrierefreie Ausstattung oder zumindest ein Abbau von Barrieren und die energetische Optimierung der Gebäude steht dabei im Vordergrund. Heute verfügt die Gesellschaft über ca. 2.800 Wohneinheiten mit insgesamt ca. 130.000 qm Wohnraum.


Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems DocuWare:

Ausgangssituation

Die Zielsetzung der GWSG ist es, die digitale Archivierung von Dokumenten in Teilschritten durchzuführen. Begonnen wurde zunächst mit dem Rechnungseingang, also der Erfassung von Fremdrechnungen als Einstieg zin das Thema. Bis dato hat das Unternehmen, wie üblich, alle eingehenden Rechnungen in Papierform erhalten. Die neue, moderne und zeitgemäße Art mit Eingangsrechnungen umzugehen, umfasst zunächst die Rechnungseingangs- , Prüfungs- und Freigabeprozesse.

Die Entscheidung für DocuWare als digitales Dokumentenmanagementsystem fiel aufgrund der vollen Integrationsfähigkeit des Systems in die bestehende kaufmännische Sftware-Lösung iX-Haus. Das heißt, dass alle Prozesse die in Zukunft softwareseitig abgebildet werden, in beiden Systemen verarbeitet werden können.

Die nächsten Schritte sind das automatische Einlesen von Belegen, die Verarbeitung von E-Rechnungen und in einem weiteren Step, die digitale Wohnungsabnahmen und -übergaben. Weiterhin plant die GWSG, die Mieter, sowie Objektakte in Zukunft in digitaler Form aufzubauen und diese jederzeit bei Bedarf auf Knopfdruck verfügbar zu machen.

Projektbeschreibung

Die gesetzten Ziele der GWSG wurden im gemeinsamen Projektworkshop feinspezifiziert und protokolliert. Im Protokoll dokumentiert wurden die Projektphasen und deren zeitlicher Ablauf. Darüber hinaus wurde der voraussichtliche Schulungsbedarf der Mitarbeiter besprochen, abgestimmt und im Schulungsplan festgehalten. Die Implementierung des Systems verlief einwandfrei, und das gesamte Projekt wurde wie geplant innerhalb von sieben Werktagen erfolgreich abgeschlossen.

Bereits im ersten Schritt sind zahlreiche konkrete Verbesserungen realisiert worden. Eingangsrechnungen werden jetzt zentral erfasst und schnell verarbeitet, automatisch verschlagwortet und archiviert, sind damit schnell wiederzufinden. Die Belege können jederzeit aus iX-Haus aufgerufen werden, dabei läuft das Dokumentenmanagementsystem im Hintergrund. Rechnungen gehen nicht mehr verloren, der Freigabeprozess ist deutlich schneller geworden, wodurch Skontofristen eingehalten und Rechnungen insgesamt zügiger ausgeglichen werden.

Fazit

Dank auf die Mitarbeiteranforderungen abgestimmter Schulungen, wurde das System innerhalb kurzer Zeit schnell und reibungslos eingeführt. Individuelle Geschäftsprozesse und Wünsche sind bei der Softwarekonfiguration stets berücksichtigt worden. Das Zusammenspiel beider Systeme funktionierte von Beginn an tadellos.

Kundenstimme

„Durch die bereits seit Jahren bestehende und gute Zusammenarbeit, war ich bereits im Vorfeld von der Realisation des Einführungsprojekts überzeugt. Wie gewohnt wurden unsere Mitarbeiter hervorragend betreut und die gesetzten Ziele wurden schnell und geräuschlos umgesetzt. Wir sind nach wie vor von der sukzessiven Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems in unserem Unternehmen überzeugt und sicher, dass wir mit Crem Solutions und DocuWare die richtigen Partner an unserer Seite haben.”

Ursula Kulesza, Projektleiterin Dokumentenmanagement

Einführung des KM©-Modul/Deutsche Kautionspartner:

Ausgangssituation

Als Unternehmen setzt die GWSG auf nachhaltiges und umweltfreundliches Bauen. Für diese Strategie mehrfach ausgezeichnet, verfolgt das Unternehmen den Ansatz, seine kaufmännischen Geschäftsprozesse ebenfalls weiterzuentwickeln und langfristig erfolgreich zu gestalten. Nach der Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems DocuWare, mit dessen Hilfe unter anderem die Rechnungsprozesse effektiver abgewickelt werden, war die Zielsetzung weitere Routineaufgaben deutlich effizienter zu gestalten, um die Mitarbeiter zu entlasten und ihnen die Möglichkeit zu geben, Kunden gegenüber serviceorientierter zu agieren.

Bei der Analyse der anfallenden Prozesse, wurde die Kautionsverwaltung von den Verantwortlichen, als Vorgang mit hohem Optimierungspotential identifiziert. Zum Zeitpunkt der Bewertung mussten z. B. Stammdaten doppelt gepflegt oder die Kautionseinzahlungen überwacht und manuell verbucht werden. Das bedeutete sowohl einen hohen Zeitaufwand als auch eine erhöhte Fehlerquelle. Die Zielsetzung war, den Prozess der Kautionsverwaltung insgesamt sicherer zu gestalten und gleichzeitig weniger Zeit dafür aufzuwenden. Um diese Vorgaben zu erfüllen, musste die angestrebte Lösung mehrere Voraussetzungen erfüllen. Die Kautionslösung sollte multibankenfähig sein, so dass die GWSG bzw. die Mieter, ihre Kautionen mit unterschiedlichen Kreditinstituten abbilden können. Darüber hinaus musste die Lösung voll in das kaufmännische System iX-Haus integriert werden. Insgesamt sollte die Kautionsverwaltung weitestgehend automatisiert werden.

Produktbeschreibung

Im Rahmen einer Analyse zum Projektstart, wurde der bisherige Prozessablauf dokumentiert, um im Anschluss den idealtypischen Prozess zu skizzieren. Kategorisiert in die drei typischen Prozesse – Einzahlung, Verwaltung und Auszahlung – wurde die Kautionsverwaltung in detaillierte Teilschritte gegliedert, um die Aufgaben einzeln zu betrachten und zu optimieren. Durch die vollständige Integration des KM©-Moduls in iX-Haus, erfolgen sämtliche Arbeitsschritte zukünftig ausschließlich im gewohnten System. Das hat den Vorteil, dass eine Eingewöhnung der Anwender an ein neues System nicht notwendig wird und die zeitlichen Einspareffekte direkt spürbar sind. Die Prozessabfolge erfolgt Schritt für Schritt in der definierten Abfolge und zwar immer in dem System das verantwortlich für den entsprechenden Prozess ist.

In der iX-Haus Kautionsverwaltung wird das Kautionskonto eröffnet und die Forderung erstellt. Dort wird auch das Schreiben mit der Zahlungsaufforderung für den Mieter erstellt. Die Stammdaten des Mieters und der Vertragsfläche werden automatisch an das KM©-Modul übergeben. Nachdem die Kautionseinzahlung des Mieters erfolgt ist, erstellt KM©-Modul die entsprechende Buchung der eingehenden Zahlung die, ebenfalls automatisch, an iX-Haus übergeben und dort in der Kautionsverwaltung angezeigt wird. Über eine Ampelgrafik wird angezeigt, ob die Zahlung vollständig ist. Sofern notwendig kann ein Mahnungsschreiben erstellt werden.

In der Verwaltungsphase können Mieteranfragen zur Kautionshöhe tagesaktuell beantwortet werden, die Aufbereitung der Daten für das Berichtswesen erfolgt wie gewohnt in iX-Haus. Jahresbescheinigungen der Banken werden bei Bedarf direkt im iX-Haus erstellt.

Auch die Auszahlung wird in iX-Haus angestoßen und im KM©-Modul abgewickelt. Hier wird gesteuert in welcher Höhe ausgezahlt wird. Für den Betrag wird eine Zahlungsdatei erzeugt und an die Bank übergeben. Sobald die Abbuchung erfolgt ist, wird der Umsatz ausgelesen und an iX-Haus übergeben, wo die Buchung der Auszahlung in der Kautionsverwaltung angezeigt wird. Selbstverständlich können alle denkbaren Auszahlungsszenarien (Kautionseinbehalte) abgebildet werden.

Fazit

Die Zielsetzung, nämlich die Reduzierung des Aufwands beim Bearbeiten der Kautionen, wurde durch die Reduzierung der Teilschritte und weitest gehende Automatisierung der verbleibenden Aufgaben erreicht. Von den insgesamt 18 anfallenden Aufgaben im Rahmen der Kautionsverwaltung, werden durch den Einsatz des KM©-Moduls von Deutsche Kautionspartner, insgesamt zehn eingespart. Darüber hinaus werden vier der verbliebenen acht Aufgaben schneller als zuvor erledigt.

Kundenstimme

„Wir sind vom Nutzen des Moduls absolut überzeugt. Die Einführung bedeutet für uns eine erhebliche Zeitersparnis. Durch die Einsparung von fast der Hälfte der notwendigen Arbeitsschritte und die Automatisierung der verbleibenden, sparen wir mehr als zwei Drittel der ursprünglichen Zeit ein. Darüber hinaus haben wir das Risiko von Fehleingaben deutlich reduziert. Mehr muss man eigentlich nicht sagen.“

Daniela Schößer, Sachbearbeiterin Finanz- und Rechnungswesen GWSG

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