Der Begriff fiktive Fremdverwaltung bezeichnet in der Immobilienwirtschaft die Übertragung der operativen Verwaltung einer Immobilie auf einen externen Dienstleister – in der Regel eine professionelle Haus- oder Immobilienverwaltung. Im Gegensatz zur Eigenverwaltung, bei der Eigentümer*innen ihre Liegenschaften selbst managen, beauftragen Investor*innen, Eigentümergemeinschaften oder institutionelle Anleger bei der Fremdverwaltung spezialisierte Dritte, die kaufmännische, technische und rechtliche Aufgaben rund um die Immobilie übernehmen.
Zu den typischen Leistungen einer Fremdverwaltung zählen u. a. die Mietenbuchhaltung, Betriebskostenabrechnung, Kommunikation mit Mieter*innen, Abschluss und Überwachung von Mietverträgen, Koordination von Reparaturen und Wartungen sowie das Forderungsmanagement. Darüber hinaus übernimmt die Verwaltung oft auch die Organisation von Eigentümerversammlungen, das Berichtswesen gegenüber den Eigentümern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – z. B. im Bereich Verkehrssicherung oder Energieeffizienz. Die genauen Aufgaben werden vertraglich geregelt, etwa in einem Verwaltervertrag gemäß § 27 WEG bei Wohnungseigentum.
Fremdverwaltung kommt insbesondere bei größeren oder professionell strukturierten Immobilienportfolios zum Einsatz, wo eine objektive, effiziente und rechtskonforme Verwaltung gewünscht ist. Auch private Eigentümer beauftragen Fremdverwalter häufig, wenn ihnen Zeit, Fachkenntnis oder räumliche Nähe zur Immobilie fehlen. Dabei ist die Qualität der Dienstleistung entscheidend: Eine gute Fremdverwaltung trägt maßgeblich zur Werterhaltung und Renditeoptimierung einer Immobilie bei – eine unzureichende hingegen kann erhebliche finanzielle und rechtliche Risiken mit sich bringen.
Moderne Immobilienmanagement-Software kann hier einen großen Mehrwert bieten – sowohl für die beauftragte Verwaltung als auch für die Eigentümer*innen. Digitale Lösungen ermöglichen es, alle Verwaltungsprozesse transparent, effizient und revisionssicher abzuwickeln: Mieterkorrespondenz, Vertragsmanagement, Abrechnungen und Reports lassen sich zentral dokumentieren und nachvollziehbar teilen. Nutzer*innen erhalten über digitale Dashboards Einblick in Kennzahlen, Fristen, Instandhaltungspläne oder Liquiditätsflüsse.
