Hinter dem Begriff Open Office (oder auch Open Space Office) verbirgt sich ein innovatives Bürokonzept, auf das immer mehr Firmen von Start-ups bis zu großen Konzernen setzen. Typisch für Open Space Büros sind großflächige Büroräume, die in mehrere Bereiche unterteilt sind. So ist das moderne Open Space Office quasi ein Großraumbüro, das aber meistens mit einigen modernen Features ausgestattet ist.
Im Open Space Office wird eine große Anzahl an Mitarbeiter*innen in einem oft sehr großen offenen Raum untergebracht, wobei die verschiedenen Bereiche in der Regel durch Pflanzen oder Raumtrenner voneinander abgegrenzt sind. Meist gibt es verschiedene Arten von Arbeitsplätzen in einem Open Space Büro. Klassische Bildschirmarbeitsplätze, die etwa an größeren Tischen nebeneinander oder sich gegenüberliegend angesiedelt sind, werden durch Bereiche ergänzt, die für Besprechungen, Telefonate oder konzentriertes Arbeiten bei maximaler Ruhe vorgesehen sind.
Die Arbeitsplätze sind oft so gestaltet, dass alle Mitarbeiter*innen, unabhängig von ihrer Position innerhalb des Unternehmens, miteinander in Kontakt treten, Ideen austauschen und kommunizieren. Gleichzeitig soll ein Open Space Büro auch gewährleisten, dass den Mitarbeitern ausreichend Platz zur Verfügung steht, um effizient arbeiten zu können. Wie die meisten modernen Arbeitskonzepte geht es beim Open Space Office darum, Hierarchien abzuflachen, Teamarbeit und Kommunikation zu fördern und Flexibilität in den Büroalltag zu bringen.
Insbesondere in Zeiten mobiler und hybrider Arbeitsweisen mit einem Mix aus Büroarbeit und Homeoffice wird die alltägliche Nutzung der Open Offices aber zu einer Herausforderung. Mitarbeiter*innen haben heute häufig keine direkt zugeordneten Arbeitsplätze mehr und müssen ihren Arbeitsort oft flexibel auswählen. Um das zu organisieren, bedarf es der Unterstützung einer modernen Flächen- und Arbeitsplatzmanagement Software. Mit diesem System können Arbeitsplätze und Räume unkompliziert über eine App auf dem Smartphone, dem Laptop oder direkt vor Ort im Büro an diversen Touchpoints gebucht werden. Zudem erhält das Management die Möglichkeiten, die Büronutzung zu analysieren und Flächen an den tatsächlichen Nutzungsdaten kosteneffizient anzupassen.
