Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung entwickeln und verbessern die Unternehmen der Immobilienwirtschaft ihre Prozesse zunehmend. Die Automatisierung vieler Arbeitsschritte mithilfe von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement verschafft den Mitarbeitern von Unternehmen der Branche heute Arbeitserleichterung und Zeit, die sie wiederum sinnvoll für andere Aufgaben des Verwalteralltags nutzen können.
Die Automatisierung von Prozessen lässt sich vielerorts jedoch entscheiden ausbauen – wieso also nicht z. B. auch aufwendige Aufgaben, wie zum Beispiel die Rechnungsverarbeitung automatisieren und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten sparen? Dank moderner Lösungen für digitales Dokumentenmanagement, die tief in eine immobilienwirtschaftliche Verwaltungssoftware integrierbar sind, ist genau das möglich.
Wie sich die Rechnungsverarbeitung bestmöglich automatisieren lässt und worin dabei das große Potenzial liegt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Warum digitales Dokumentenmanagement zur Rechnungsverarbeitung?
Der Alltag im Immobilienmanagement wird mittlerweile vielerorts zu einem großen Teil schon von digitalen Prozessen beherrscht und die vielen Vorteile optimieren Arbeitsabläufe weitläufig. Ein Teilbereich ist dabei in einigen Unternehmen der Branche noch nicht ganz in den Fokus gerückt und wird häufig vernachlässigt – die Digitalisierung von Dokumenten sowie die damit einhergehende digitale, automatisierte Rechnungserfassung und –verarbeitung oder die Bearbeitung des Posteingangs bzw. weiterer Dokumente. Besonders mit Blick in eine Zukunft mit mehr Homeoffice und hybriden Arbeitsformen wird dies zu einem entscheidendes Kriterium, um die mobile Arbeit konstant aufrecht zu erhalten.
Hier liegt viel Optimierungspotenzial, das die Integration eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in eine umfassende Softwarelösung für das Immobilienmanagement mit sich bringt. Vor allem zeichnet sich der Mehrwert durch viele Automatismen im Zusammenspiel beider Systeme aus. So können sämtliche in der Immobilienmanagement-Software erstellten Dokumente vollautomatisch im DMS verschlagwortet, archiviert und der entsprechenden elektronischen Mieter-, Objekt- und/oder Kreditorenakte hinzugefügt werden.
Externe Dokumente können direkt über DMS archiviert werden. Dabei stehen die Stammdaten aus der immobilienwirtschaftlichen Management-Software dem DMS im Livezugriff zur Verfügung. So wird die doppelte Stammdatenführung vermieden und die Dokumente sowie E-Mails werden systemkonform für beide Lösungen archiviert, sodass sie jederzeit direkt aus beiden Systemen heraus kontextbezogen per Knopfdruck gefunden werden.
Der Prozess hinter der Rechnungserfassung und –verarbeitung, raubt viel Zeit und viele Kapazitäten. Rechnungen erfassen, Daten auslesen und eingeben, dann die Freigabe-Prozesse, Bezahlung und Archivierung – bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, sind viele Schritte von vielen beteiligten Personen notwendig. Wenn dann auch noch ein für die Verarbeitung oder die Freigabe zuständiger Mitarbeiter ausfällt oder schlichtweg mehrere Tage nicht vor Ort im Büro ist, verzögert sich die Rechnungsbearbeitung zusätzlich. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement (DMS) abgebildete Prozesse können hier Abhilfe schaffen. Denn sie unterstützen dabei, die Verarbeitung von Dokumenten, darunter natürlich auch Rechnungen, weitestgehend zu automatisieren und nahezu alle manuellen Arbeitsschritte dauerhaft zu entfernen. Das schafft geradlinige, übersichtliche und reibungslose Workflows, beschleunigt die Rechnungsverarbeitung und trägt zu einem effektiven und effizienten Arbeiten bei – auch bei hybriden Arbeitsformen.
Von der Rechnungserfassung bis zur Ablage automatisieren
Rechnungen erreichen Unternehmen der Immobilienwirtschaft regelmäßig in unterschiedlichsten Formen – auf Papier, per E-Mail oder als Scan – wobei die Papierform wohl noch immer die am häufigsten auftretende Variante ist. Besonders in dieser Form ist die Verarbeitung einer Rechnung vom Erfassen bis zur Bezahlung aber aufwendig – und auch die Archivierung und das Heraussuchen alter Rechnungen oder detaillierter Informationen in den Dokumenten ist eine lästige, zeitraubende Aufgabe. Was aber, wenn eine Rechnung, die in Papierform bei einer Immobilienverwaltung eintrifft, gescannt wird und folglich von einer Software so ausgewertet werden kann, dass Rechnungsaussteller, die zahlungspflichtige Wohneinheit oder WEG, die Rechnungsnummer, die erbrachte Leistung und der Zahlbetrag automatisch ausgelesen werden – und die Zahlung so nach kurzer manueller Prüfung auf sachliche Richtigkeit direkt ohne weiteres Zutun automatisch ausgeführt werden kann. Bei dem Prozess wird zusätzlich ein Scan der Rechnung an den Buchungssatz in der genutzten Software für das Immobilienmanagement angehängt. Zukunftsvision? Nein!
Unternehmen, die auf digitale Prozesse zur Rechnungsverarbeitung mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems setzen, bekommen genau diesen Mehrwert. Dabei kann die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtert werden – denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig, Rechnungen auf Papier nach dem einscannen, automatisch und gleicht sie direkt ab. Wenn Rechnungen abgelegt werden, werden diese über einen individuellen Rechnungsprüfungsprozess geprüft. Dieser kann alle individuellen Parameter wie Kürzungen, Sicherheitseinbehalte, Skonto, HNDL etc. berücksichtigen. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, einen Buchungsvorschlag und/oder eine wiederkehrende Zahlung im Rechnungseingangsbuch zu generieren. Die notwendigen Belege können jederzeit aus dem Rechnungseingangsbuch, Kontoauszügen oder auch bei der Erstellung der Betriebskosten- oder Hausgeldabrechnung per Knopfdruck aufgerufen werden.
Schlüsseldaten, wie beispielsweise die Zuordnung zu Objekt oder Mieter, zum Lieferanten und der erbrachten Leistung aber auch die Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit dem dazugehörigen Vorgang in Verbindung bringen und abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung und die zukünftige Möglichkeit einer Suche nach Schlagwörtern vor.
Einfache Auslesung und Zuordnung der Liegenschaftsnummer
Für eine derartige Zuordnung eingehender Rechnungen sowie der Indexierung ist es wichtig, bestimmte Kriterien festzulegen, nach welchen die Software eindeutig entscheiden kann, für welches Objekt eine eingehende Rechnung beispielsweise bestimmt ist und zugeordnet werden kann. Lösen kann man diese Aufgabe zum Beispiel, indem man seine Rechnungssteller, darunter beispielsweise Handwerker, Lieferanten oder Mieter, anhält, eine Objektnummer zur Identifikation in das Adressfeld mit aufzunehmen – diese kann einfach ausgelesen und noch einfacher zugeordnet werden. Durch die Verknüpfung der DMS-Software mit der Software für das Immobilienmanagement kennt das System zudem den Objektverantwortlichen und kann ihn für Abfragen zur sachlichen Korrektheit einer Rechnung direkt ansprechen.
Vorteile der Rechnungsverarbeitung mit digitalem Dokumentenmanagement
Sind also alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt das DMS für eine reibungslose Weiterleitung der Rechnung an die zuständigen Mitarbeiter. Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt dabei ebenfalls automatisch. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks freigeben oder gegebenenfalls kommentieren – Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell bearbeiten. Gleichzeitig kann man zu jeder Zeit feststellen, bei welchem Beteiligten des Workflows eine Rechnung momentan liegt und welcher Bearbeitungsschritt der nächste ist. Sobald der Freigabeprozess abgeschlossen ist und alle Daten sind vollständig, gelangt die Rechnung automatisch zur Buchhaltungsabteilung und wird verbucht. So trägt ein mit dem DMS digital abgebildeter Rechnungsworkflow maßgeblich zur Beschleunigung des Prozesses einer Rechnungsverarbeitung bei.
Fehlerquellen identifizieren und Fehler beheben
Doch nicht jede Rechnung ist gleich und Ausnahmen oder Fehler können jederzeit auftreten – sinnvoll und gut, wenn ein DMS auch darauf ausgelegt ist und Unstimmigkeiten sofort erkennt. Der digitale Prozess sorgt hier für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung und identifiziert Fehler oder Dubletten direkt. Auch fragliche Stellen lassen sich gleich prüfen und wenn nötig ausbessern, sodass mögliche Fehl- bzw. Überbezahlungen verhindert werden. Konnte eine Rechnung nicht automatisch weitergeleitet oder genehmigt werden, erstellt das digitale DMS unmittelbar eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter, damit sich die Rechnungsverarbeitung nicht unnötig verzögert – die konsequente Cashflow-Kontrolle spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus.
Stets die Übersicht behalten
Einen weiteren großen Mehrwert bringt ein intelligentes DMS bei der späteren Suche in der Ablage nach Dokumenten, Rechnungen und detaillierten Informationen mit sich. So sorgt das System dafür, dass Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden müssen, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mithilfe weniger Klicks können sie durch die detaillierte Indexierung der Rechnungen alle relevanten Rechnungsdaten abrufen – die spätere Suche nach Namen, Objekt oder Rechnungsleistung stellt zukünftig kein Problem dar und ist in kürzester Zeit erledigt – und das aus beide Systemen heraus.
Ein großer Vorteil, vor allem wenn es um Betriebsprüfungen geht. Ein digitales DMS hilft, alle geforderten Daten in Echtzeit schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reichen wenige Klicks und ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.
Auch bei rechtlichen Angelegenheiten – ein intelligentes DMS unterstützt Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich des Datenschutzes sowie der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen – umfassende Datenprüfungen kontrollieren alle Pflichtangaben, sorgen für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und melden Rechnungen, die sich nicht buchen lassen und das DSGVO Modul löscht Dokumente bei Bedarf vollautomatisch. Das erleichtert Nutzern nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über den Cashflow des Unternehmens. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft darüber hinaus bei der Einhaltung der Compliance.
Mehr Zeit für anspruchsvolle Prozesse
Nutzen Sie diese vielen Vorteile, die eine digitale Verarbeitung von Rechnungen sowie weiteren Dokumenten, mithilfe eines integrierten Dokumentenmanagement in einer Software für das Immobilienmanagement, Ihnen liefert und vereinfachen Sie Ihre Prozesse maßgeblich – für Kosten- sowie Zeitersparniss.
