Mit Voranschreiten der Digitalisierung gewinnt die Automatisierung von Prozessen in der Immobilienwirtschaft immer mehr an Bedeutung – dabei rückt auch der Einsatz von “Künstlicher Intelligenz”, also KI, zunehmend in den Fokus. Während KI für viele lange Zeit ein Thema aus der Science-Fiction Welt war, kommen die Menschen mittlerweile zunehmend in ihrem Alltag damit in Berührung. Denn eine Zukunftsvision ist KI schon lange nicht mehr. Heute genügt es, einen intelligenten Sprachassistenten wie beispielsweise Amazons Alexa, Apples Siri oder Googles Assistant zu besitzen und man hat Künstliche Intelligenz im Haushalt. Neben Smart Home Systemen für Privatanwender, können sich aber vor allem auch Unternehmen die automatisierten Abläufe und selbstständig agierenden Programme zunutze machen.
Was ist künstliche Intelligenz eigentlich?
Eines vorweg, die eine Künstliche Intelligenz gibt es nicht – KI ist ein Sammelbegriff für smarte Technologien, die Prozesse oder ihre Umwelt bewusst wahrnehmen und von ihr lernen können, um autonom auf Signale zu reagieren und Entscheidungen treffen zu können. Es sind Computerprogramme, die in der Lage sind, zu lernen, zu verstehen, zu planen, zu denken und sich selbst zu korrigieren. Damit gibt es kaum eine Grenze für Einsatzmöglichkeiten, bei denen KI nicht nützlich sein könnte, sowohl im persönlichen Bereich als auch für unternehmerische Prozesse.
Einen Bruchteil der Einsatzmöglichkeiten zeigt der Alltag schon heute – Software erkennt Gesichter und entsperrt ihr Smartphone, Sprachassistenten, wie Siri und Alexa organisieren ihren Alltag, die Temperatur in Gebäuden steuert sich automatisch z. B. anhand der Belegung von Büros oder Räumen und die ersten Busse fahren autonom. KI ist eine hilfreiche, selbstlernende Technik, um riesige Datenmengen zu ordnen, Lösungen zu finden, Risiken zu beurteilen und Prozesse effizienter zu gestalten – alles mit dem Ziel, uns den Alltag, die Arbeit, unser Leben zu erleichtern. Und weil das in Zeiten der Digitalisierung so wertvoll ist, kehrt sie immer mehr in unser Leben ein.
KI für unternehmerische Prozesse
Besonders für unternehmerische Prozesse bringt der Einsatz digitaler Lösungen mitsamt der KI wertvolle Optimierungspotenziale mit sich – auch in der Immobilienwirtschaft. Der Einsatz digitaler Lösungen führt schon jetzt zu einer Welle der Automatisierung. Aufgaben, die sich wiederholen und vorhersagbar sind, können zunehmend von Softwarelösungen abgebildet werden. Damit rückt auch KI immer mehr in den Fokus auch im Bereich des Immobilienmanagements.
Die Automatisierung und Digitalisierung vieler Prozesse wird in der Branche allgemein mit positiven Aspekten, wie der Kostenreduktion, höheren Produktivität, einer individuelleren sowie schnelleren Erfüllung von einfachen Mieteranfragen oder Mängelmeldungen und demzufolge einem Zeitgewinn bei der Bearbeitung von Aufgaben in Verbindung gesetzt. Durch den Einsatz von KI können all diese Faktoren nochmals verbessert dargestellt werden. Die digitalen, smarten Lösungen können auch Tätigkeiten übernehmen, die zunehmend komplexer werden – Mitarbeiter müssen sich dadurch nicht mit lästigen wiederkehrenden Aufgaben beschäftigen und können sich den vielen anderen Kernaufgaben im Alltag einer Immobilienverwaltung widmen. Da die Lösungen dank KI durch den Bediener, erweiterte Programmierung und von ihren vormals nur teilweise gelösten Aufgaben lernen, erweitern sie ihren Abdeckungsgrad bis zur vollständig durchgeführten Aufgabe kontinuierlich.
Die Vorteile der KI für die Immobilienwirtschaft
Wie genau kann Künstliche Intelligenz der Immobilienwirtschaft aber nun helfen? KI kann an fast jedem Prozess der Wertschöpfungskette der Branche ansetzen. Besonders in der Immobilienwirtschaft werden längst mehr Daten gesammelt, als es Menschen möglich ist, ohne technologische Hilfe zu verarbeiten und sinnvoll auszuwerten. Genau da liegen die Stärken von KI – mit dem Ordnen von Daten, der dadurch umsetzbaren Automatisierung von Prozessen sowie der daraus resultierenden Durchführung Handlungen bzw. dem Finden von Lösungen ergeben sich große Vorteil für die Immobilienwirtschaft.
Das setzt zunächst intensive Verarbeitung voraus – soll eine Maschine oder ein Programm überhaupt in der Lage sein, selbst zu lernen und eigenständig Prozesse abzubilden, müssen diese künstlichen Helfer erst einmal „trainiert“ werden. Bevor ein Programm, ein digitales Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare, beispielsweise automatisch Mietverträge auslesen, bewerten und in einen Workflow aufnehmen kann, muss zunächst die Systematik programmiert werden – d. h. es müssen Schlagworte vergeben und Regeln festgelegt werden. Die Qualität des Outputs hängt also zunächst vollständig vom Input des menschlichen Bedieners ab.
Effiziente Dokumentenprüfung
Bleiben wir beim Beispiel Mietverträge und der damit verbundenen Digitalisierung von Dokumenten bzw. dem digitalen Dokumentenmanagement. Durch das Erkennen von Schlagwörtern, Zusammenhängen und Mustern in großen Daten-Sets lassen sich alle relevanten Informationen aus Verträgen und Dokumenten schnell extrahieren und sinnvoll nutzen. Dies wird dazu führen, dass die Transaktionsgeschwindigkeit erhöht und der Such- und Sortieraufwand verringert wird, was insbesondere in einem Umfeld mit einer hohen Anzahl an Dokumenten relevant ist. Nicht nur Verträge, auch Rechnungen und alle anderen digitalisierten Dokumente, können nach festgelegten Regeln abgelegt, sortiert und wieder aufgefunden werden. Und dabei reden wir nicht nur von der Suche nach dem Dokumentennamen – selbst einzelne Wörter, Namen oder Rechnungsnummern in dem Dokument werden mithilfe der KI gefunden.
KI und die gezielte Steuerung der Gebäudenutzung und -instandhaltung
Ein weiterer Bereich, in dem “Künstliche Intelligenz” in der Immobilienwirtschaft eingesetzt werden kann, sind Smart-Buildings. In der Immobilienwirtschaft sind diese Smart-Building-Lösungen und künstliche Intelligenzen für verschieden Prozesse daher auf dem Vormarsch. Im Kleinen eingesetzt in privaten Haushalten für die Steuerung der Heizungsanlage und vielen weiteren kleinteiligen Smart-Home Technologien, können heute auch großflächige Gebäude und Büros mit smarten Technologien ausgestattet werden. Dort kommen Systeme zum Einsatz, die übergeordnet verschiedene Funktionen miteinander verbinden und in Relation setzen. So können intelligente Systeme wie Cobundu beispielsweise die Verteilung von Arbeitsplätzen, in durch Homeoffice-Regelungen oder sich häufig auf Dienstreise befindenden Angestellten nicht optimal ausgenutzten Büros, regeln – damit sparen Unternehmen letztendlich Platz und Kosten.
KI-Tools, eingesetzt in Bürogebäuden, können ein selbstständiges System beinhalten, das Termine oder Raumbuchungen organisiert und Aufgaben, wie die Reinigung durch das Facility Management nur von genutzten Räumen, die Belüftung bzw. Temperaturregelung einer bestimmten Fläche anhand von Raumbuchungen oder die Vergabe von Zutrittsrechten steuert und Gebäuden, Etagen, Flächen und Räumen entsprechend anpasst.
Dabei können von der Temperatur, die den im Raum befindlichen Personen automatisch angeglichen wird, bis hin zu einer mithilfe von Sensorik automatisierten Instandhaltung von Gebäuden viele anfallende Aufgaben geregelt bzw. optimiert werden – mithilfe von sensorgesteuerten Predictive Maintenance Lösungen wird beispielsweise schon der möglicherweise anstehende Ausfall einer Heizungsanlage oder eines Fahrstuhls aufgrund gewisser Systemhinweise automatisch erkannt und gemeldet, sodass eine schnelle Instandsetzung stattfinden kann und eine zum Komplettausfall führende übermäßige Abnutzung verhindert wird.
KI-Tools übernehmen zudem Analysefunktionen in den Bereichen Energie, Brandschutz und Sicherheit, um klassische Gebäudeeinrichtungen wie Steuerungs- und Überwachungssysteme zu automatisieren. Lösungen, wie die sogenannten Machine Learning-Tools, darunter auch Smart Meter, zeigen Energiesparpotenziale von Immobilien auf, indem sie Verbrauchsdaten und Kosten speichern, diese automatisiert übermitteln und gleichzeitig Prognosewerte liefern, um die Energienutzung in Gebäuden zu optimieren.
Automatisierte Mieterkommunikation
Mit ihrem Automatisierungspotenzial im Bereich der Kommunikation bzw. der Dienstleistung wird die KI große Auswirkungen auf die Immobilienbranche mit sich bringen. Serviceportale zur Kommunikation bzw. Vernetzung von Immobilienunternehmen mit ihren Mietern, Immobilienbesitzern und Handwerkern haben sich in den letzten Jahren zunehmend etabliert. Manch eine Kommunikationsplattform erkennt mithilfe künstlicher Intelligenz bestimmte Anfragen automatisch und kann auf Fragen mit festgelegten Schlagworten autonom antworten, sodass bei einigen Standardanfragen der Prozess der Kommunikation mittlerweile automatisiert ablaufen kann.
Immobilienverwalter können ihre Arbeitsabläufe mithilfe digitaler Mieterservices dahingehend weiter optimieren – eine digitale Mieterkommunikation über Serviceplattformen mit integrierten Chatbot-Technologien wird die tägliche Arbeit einer Verwaltung ungemein vereinfachen. Der “Roboter” antwortet dabei auf standardisierte Anfragen komplett automatisiert und veranlasst beispielsweise bei der Meldung eines Mieters mit dem Betreff “Heizung defekt” vollkommen automatisiert die Instandsetzung.
Der beschriebene Ausfall der Heizanlage, ein defekter Fahrstuhl oder Rückfragen zur Betriebskostenabrechnung – der Alltag einer Immobilienverwaltung ist von zahlreichen dieser sich häufig wiederholenden Einzelvorgängen geprägt. Mit KI können diesen Vorgängen gewisse Kommunikationsmaßnahmen und damit verbundene Handlungen zugeordnet werden, die folglich automatisiert ausgeführt werden. Der Großteil an Kommunikation zwischen Mieter und Verwalter kann klar in derartige einzelne Vorgänge unterteilt werden und eignet sich dementsprechend sehr gut für eine Standardisierung beziehungsweise Automatisierung mithilfe von KI in digitalen Serviceplattformen.
Koppelt man derartige Plattformen beispielsweise über eine bilaterale Schnittstelle mit Softwarelösungen für das Immobilienmanagement, wie iX-Haus, in denen alle Stammdaten zu Mietern und Objekten gepflegt werden, kann die KI alle relevanten Daten für die Bewältigung vieler Aufgaben im System erkennen und nutzen, um beispielsweise eine Reparatur des Fahrstuhls weitestgehend automatisch zu beauftragen.
Skepsis an vielen Fronten – Mitarbeiter bleiben entscheidender Faktor
Das Thema Künstliche Intelligenz wird dennoch von vielen Branchenteilnehmern skeptisch betrachtet. In einer Zeit, in der zunehmend intelligente Softwarelösungen zum Einsatz kommen und den Weg in den Alltag der Unternehmen finden, werden auch die Sorgen präsenter, Automatisierung könnte den Abbau zahlreicher Arbeitsplätze bedeuten. Mitarbeiter der Immobilienwirtschaft fürchten, im Zuge der Digitalisierung, durch Maschinen ersetzt zu werden. Oft wird dabei allerdings vergessen, dass gerade in der Immobilienwirtschaft die Schnittstelle nach wie vor der Mensch ist – ein zentraler Punkt in jedem Digitalisierungsprozess ist daher die Weiterbildung der Mitarbeiter, um deren Umgang mit den neuen Technologien zu stärken.
Mitarbeitern sollte also nicht ihre Anstellung, sondern die automatisierbaren Aufgaben abgenommen werden. Dadurch eröffnet sich die Möglichkeit, dass sie sich auf die tatsächlich relevanten Aufgaben im Alltag der Immobilienwirtschaft fokussieren können. Die Digitalisierung von Prozessen, in Zukunft viel mehr unterstützt von KI, bringt dabei Verlässlichkeit und Präzision in Prozesse und unterstützt Mitarbeiter sinnvoll in ihren Tätigkeiten – intelligente Technologien können aufgrund ihrer Fähigkeit, große Datenmengen selbstständig auszuwerten, wiederkehrende Aufgaben effektiv abbilden und als Ergänzung in verschiedenen Bereichen der Immobilienwirtschaft fungieren.
Digitale Zukunft
In einigen Jahren wird diese Form der Digitalisierung die Immobilienwirtschaft wohl noch stärker verändert haben. Die Standardisierung von Prozessen mithilfe digitaler Softwarelösungen für das Immobilienmanagement und der Unterstützung von KI-Tools oder Smart Building Lösungen werden zu besseren Arbeitsabläufen und einem besseren Dienstleistungsangebot bei gleichzeitigen Kostensenkungen beitragen. Digitale Lösungen wie Service-Plattformen für Mieter, digitales Dokumentenmanagement oder Chatbots können letztendlich dazu beitragen, unternehmensinterne Prozesse zu optimieren, die Service-/Dienstleistungsangebote zu verbessern und die Erträge von Unternehmen damit zu erhöhen.
Es ist ähnlich, wie zum Beginn der Digitalisierung. Standen viele Akteure der Immobilienwirtschaft der Digitalisierung anfänglich kritisch gegenüber, hat sich mit der Zeit herausgestellt, dass sich Offenheit gegenüber technologischen Neuerungen auszahlt. Das Verändern etablierter Strukturen erwirkt in vielen Fällen eine Steigerung der Effizienz, schafft Sicherheit und verbesserte interne sowie externe Kommunikation. Die Weiterentwicklung der Künstlichen Intelligenz als Technologie für und in der Immobilienwirtschaft, die verschiedene Bereiche nachhaltig miteinander verknüpft, lässt eine gleichermaßen kritische Herangehensweise vermuten. Vielleicht wird sich die KI als neue Technologie aufgrund der gemachten Erfahrungen aber schneller etablieren, als die ersten digitalen Prozesse – wichtig dabei ist jedoch, sich als Unternehmen von dieser nächsten bedeutsamen Stufe der Digitalisierung nicht überrollen zu lassen.
