Die Digitalisierung hat in vielen Bereichen des Immobilienmanagements zu effizienteren Arbeitsweisen geführt. Insbesondere für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) profitieren Unternehmen von digitalen Lösungen für das Immobilienmanagement, die den Verwaltungsprozess vereinfachen und effizienter gestalten. Eine zusätzliche Möglichkeit, die sich hier anbietet, ist die Integration eines Tools für digitale bzw. virtuelle Eigentümerversammlungen in die genutzte immobilienwirtschaftliche Software. Diese ergänzende Funktion ermöglicht es Verwaltungen, die Organisation von Eigentümerversammlungen zu optimieren und den Teilnehmern eine komfortable und zeitsparende Alternative zu herkömmlichen Präsenzveranstaltungen zu bieten.
Digitale Eigentümerversammlung – vom Hindernis zur Chance
Die Covid Pandemie hat die Gesellschaft vor viele Hindernisse gestellt, hat aber gleichzeitig einige digitale Steine ins Rollen gebracht. So auch in der Immobilienwirtschaft. Während des Lockdowns wurde die digitale Eigentümerversammlungen beispielsweise schnell zu einem Thema für die WEG-Verwaltung, denn für einen gewissen Zeitraum durften Eigentümerversammlungen aufgrund der Kontaktbeschränkungen nicht als Präsenzveranstaltung ausgerichtet werden – es mussten Alternativen her. Mit diesem auftretenden Problem ist die virtuelle Durchführung von Eigentümerversammlungen in den Fokus gerückt. Mitunter erst behelfsmäßig via Microsoft Teams, Zoom oder den anderen Videokonferenz-Tools, die wir alle während der Pandemie ausgiebig genutzt haben. Schnell wurden aber spezialisierte Lösungen entwickelt und eingesetzt, die auch nahtlos in eine Software für das Immobilienmanagement integriert werden können.
Referentenentwurf zur virtuellen Eigentümerversammlung
Mit diesen Lösungen haben viele WEG-Verwaltungen schnell auch die Vorteile virtueller Eigentümerversammlungen zu schätzen gelernt – einfach, schnell, sicher und multifunktional. Nach dem Wohnungseigentümergesetz dürfen WEG-Versammlungen bisher jedoch lediglich als Präsenzversammlungen oder in hybrider Form stattfinden. Ein Referentenentwurf des Bundesjustizministeriums (BMJ) sieht nun die virtuelle Eigentümerversammlung vor. Damit wird endlich einer langjährigen Forderung nachgegangen, die für Eigentümer*innen und Verwalter*innen eine erhebliche praktische Erleichterung mit sich bringen kann. Unternehmen, die viele WEG verwalten, können sich mit der Integration einer Lösung für die digitale WEG-Versammlung in eine Software für das Immobilienmanagement schon jetzt vorbereiten und eine zeitraubende Aufgabe ihrer Tätigkeit digitalisieren, um von den Vorteilen zu profitieren und effizienter arbeiten zu können.
Digitale Eigentümerversammlung – Vorteile
Für die Integration wird Nutzer*innen der Datenimport leicht gemacht. Mit wenigen Klicks überliefern sie die Stammdaten der Eigentümer*innen sowie die Objektinformationen aus der immobilienwirtschaftlichen Software an das spezialisierte Tool. Ohne doppelte Pflege können Verwaltungen schnell den maximalen Vorteil aus beiden Lösungen ziehen und den gesamten „WEG-Versammlungsprozess“ damit digital abbilden. Von der Einladung der Eigentümer*innen über die Tagesordnungserstellung bis hin zur Abstimmung und Protokollierung können alle Schritte nahtlos und effizient durchgeführt werden. Diese Integration ermöglicht es den Verwaltungen, Zeit zu sparen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig den Eigentümer*innen eine bequeme Teilnahme von überall aus zu ermöglichen.
Der Datenschutz ist bei der Integration einer Lösung für virtuelle Eigentümerversammlungen sehr wichtig. Moderne Softwarelösungen verwenden hier sichere Verbindungen und erfüllen die strengen Anforderungen an den Datenschutz. Dadurch können Eigentümer*innen sicher sein, dass ihre persönlichen Daten und Informationen vertraulich behandelt werden. Zudem bietet die digitale Plattform die Möglichkeit, sensible Dokumente wie Abstimmungsergebnisse und Protokolle geschützt zu speichern und den Zugriff nur autorisierten Personen zu ermöglichen.
Einfache Kommunikation, einfache Organisation
Eine weitere wichtige Funktion der integrierten Lösung ist die vereinfachte Kommunikation zwischen Verwaltungen und Eigentümer*innen. Durch die digitale Plattform können Informationen, Dokumente und Ankündigungen leicht zugänglich gemacht werden. Die Eigentümer*innen haben so die Möglichkeit, sich im Vorfeld der WEG-Versammlung über die anstehenden Themen zu informieren und ggf. Fragen zu stellen. Auf dieser Grundlage können Diskussionen in der Versammlung zielgerichteter geführt werden, was zu einer effektiveren Entscheidungsfindung führt.
Alle relevanten Informationen und Protokolle werden zentral gespeichert, sodass sie jederzeit abrufbar sind. Die Nutzung einer immobilienwirtschaftlichen Software mit integrierter Lösung für digitale Eigentümerversammlungen ermöglicht es Verwaltungen auf diese Weise, effizienter und transparenter zu arbeiten. Aufgrund der Automatisierung vieler Verwaltungsaufgaben und der optimierten Kommunikation werden Ressourcen eingespart. Die Eigentümer*innen profitieren von einer vereinfachten Teilnahme an den Versammlungen und haben jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen.
Ein Mehrwert für alle Beteiligten
Die Integration einer Lösung für digitale Eigentümerversammlungen in eine immobilienwirtschaftliche Software bietet mit den gegebenen Möglichkeiten eine moderne und zeitgemäße Alternative zu herkömmlichen Präsenzveranstaltungen. Insgesamt trägt die Kombination aus derartigen Softwarelösungen zu einer verbesserten Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften bei. Die Effizienzsteigerung und Zeitersparnis ermöglichen es den Verwaltungen, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren und den Verwaltungsaufwand insgesamt zu reduzieren.
Die Eigentümer*innen wiederum profitieren von einer transparenteren und komfortableren Teilnahme an den Versammlungen, ohne an einen bestimmten Ort reisen zu müssen. Durch den Einsatz einer immobilienwirtschaftlichen Software mit der zusätzlichen Nutzung dieser Funktion können Immobilienverwaltungen ihre Prozesse optimieren, die Kommunikation verbessern und insgesamt eine effizientere Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften gewährleisten.
Wenn Sie als Verwaltung auf der Suche nach einer Lösung sind, um die Verwaltung von WEGs zu verbessern, lohnt es sich demnach, eine immobilienwirtschaftliche Software mit der Möglichkeit der Integration einer Lösung für digitale Eigentümerversammlungen in Betracht zu ziehen. Die Technologie ermöglicht es, den Verwaltungsprozess weiter zu digitalisieren, Zeit zu sparen und allen Beteiligten eine komfortable und flexible Teilnahme zu ermöglichen.
Investieren Sie in die Zukunft für eine effektive Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften und nutzen Sie die Vorteile einer modernen Softwarelösung, um Ihre Effizienz zu steigern und Ihren Service zu verbessern.
