Die Rechnungsverarbeitung findet in vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft noch immer analog statt. Genauso, wie das Verwalten von Mietverträgen und einer Unmenge an weiteren Dokumenten. Die Papierstapel auf vielen Mitarbeiterschreibtischen der Branche türmen sich daher immer höher und die Aktenordner füllen schon ganze Regalwände und sogar Räume. Das funktioniert heutzutage auch anders – ohne Platzverschwendung, ohne komplizierte Ablage und ohne langes Suchen.
Gründe, warum es höchste Zeit, sich über das papierlose Büro Gedanken zu machen. Eine Lösung für digitales Dokumentenmanagement optimiert die tägliche Arbeit in jedem Unternehmen – auch der Immobilienwirtschaft. Zudem helfen die modernen Lösungen dabei, mehr Ordnung in Unterlagen zu bringen, diese automatisiert weiterzuverarbeiten und problemlos jeder Zeit wieder aufzufinden. Wir erklären, welche Möglichkeiten das digitale Büromanagement bietet und wie die Abkehr vom Papier effizient für die Immobilienverwaltung nutzen.
Digitales Dokumentenmanagement für alle
Auch wenn es bisher häufig nur in größeren Unternehmen Standard ist – der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems mit und der Möglichkeit zur Gestaltung einer übersichtlichen Dokumentenablage und individueller Workflows beispielsweise für die Rechnungsfreigabe lohnt sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe.
Digitales Dokumentenmanagement leistet einen großen Beitrag bei der Verbesserung und Erleichterung aller internen Abläufe, aber auch bei der Optimierung der Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Investoren und Handwerkern. Denn eine digitale Dokumentenablage ist weit mehr als die simple Speicherung digitaler Dateien in klassischen Ordnern. Es handelt sich dabei um eine zentrale digitale Ablage für alle Dateien und Dokumente eines Unternehmens, organisiert durch eine Dokumentenmanagement-Software, mit der auch wichtige Prozesse, wie beispielsweise die Rechnungsfreigabe optimiert werden können.
Die Vorzüge des papierlosen Büros
Wahrscheinlich sind bei den meisten von uns verschiedenste Utensilien aus Papier in diversen Bereichen des Geschäftslebens längst verabschiedet. Das Adressbuch oder der Kalender wird von vielen Anwendern bereits ausschließlich in digitaler Form genutzt. Und auch die Briefpost ist zugunsten von E-Mails stark zurückgegangen.
Warum verzichten Unternehmen also nicht auch bei den vielen Dokumenten ihres Geschäftsalltags auf Papier? Viele Argumente sprechen für das papierlose Büro. Betrachte man nur den Umweltaspekt – jeder Deutsche verbraucht jährlich im Schnitt 200 Kilogramm Papier, wofür trotz hoher Recyclingraten immer noch riesige Mengen an Holz benötigt werden.
Mehr Möglichkeiten für mobiles Arbeiten
Mit dem Papierverzicht steigern Unternehmen der Immobilienwirtschaft aber nicht nur ihre Nachhaltigkeit, sondern auch die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe. Sie können Dokumente auf allen Rechnern und Mobilgeräten verfügbar machen und auf vielfältigste Art organisieren – auf diese Weise ermöglichen Unternehmen Ihren Mitarbeitern mehr Möglichkeiten für mobiles Arbeiten oder die Arbeit aus dem Homeoffice. Zudem sparen die Nutzer eines digitalen Dokumentenmanagementsystems durch die Digitalisierung ihrer Unterlagen Platz, Papierkosten und vor allem Zeit. Die digitalisierten Dokumente können, aufgrund von Verschlagwortung und Stichwortsuche schlichtweg schneller gefunden und sogar durchsucht werden als Aktenordner in einem Schrank.
Dokumente online speichern und organisieren
Die digitale Dokumentenablage ermöglicht aber nicht nur das einfache und schnelle Auffinden von Daten, sondern zudem die Versionierung von Dokumenten und deren rechtssichere Aufbewahrung. Die digitale Dokumentenablage sorgt für einen zusätzlichen Effizienzschub, sobald Dokumentenbezogene Prozesse wie der Rechnungseingang durch Workflows automatisiert werden. So wird eine Rechnung beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A zur Prüfung direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zusätzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun genau zu prüfen hat und bis wann.
Prozess der Rechnungsprüfung
Denn es liegt in der Natur der Sache, dass kein Unternehmer für Leistungen mehr bezahlen will, als zwingend nötig ist. Daher kommt dem Prozess der Rechnungsprüfung große Bedeutung zu – an dessen Ende die Rechnungsfreigabe steht. Erst wenn die Rechnung endgültig als fachlich und formal korrekt eingestuft, also freigegeben, ist, wird sie zur Bezahlung angewiesen. Oder als Ausgangsrechnung an den Kunden verschickt.
Schon deshalb ist eine sorgfältige Rechnungsprüfung unerlässlich, um auszuschließen, dass zu spät, zu viel oder gar doppelt abgerechnet wird. Dabei werden auch Fehler vermieden, die immer mal wieder passieren können. Wird beispielsweise eine Eingangsrechnung bezahlt, die formal fehlerhaft ist, erlischt unter Umständen das Recht zum Vorsteuerabzug. Oder ist eine Ausgangsrechnung mit Tipp- bzw. Rechenfehlern behaftet, fehlen ganze Posten, stimmen Kundendaten nicht, wirkt sie nicht gerade Imagefördernd und kann sogar Umsatz kosten. Last but not least muss eine Rechnung erst dann bezahlt werden, wenn sie inhaltlich stimmt, so dass solche Fehler auf der Ausgangsrechnung den Cashflow nicht ausbremsen.
Digitales Dokumentenmanagement als integrierte Lösung
Bei all diesen Prozessen unterstützt ein digitales Dokumentenmanagementsystem, wie DocuWare. Das System ist auf die revisionssichere Archivierung und die rechtssichere Speicherung von sensiblen Dokumenten und Daten spezialisiert. Trotzdem haben autorisierte Mitarbeiter von überall einen Zugriff auf einen übersichtlichen, zentralen Dokumenten-Pool.
Das System optimiert so nicht nur die Ordnung, die Suche und den Zugriff auf Dokumente, es bildet auch komplizierte Workflows für bestimmte Prozesse in Unternehmen ab. So kann für die interne Rechnungsfreigabe beispielsweise ein Workflow mit exaktem Zeitplan und mit Vertretungsregelungen geplant werden.
Vorteile in der Umsetzung der EU-DSGVO
Aber damit nicht genug. Auch im Zuge der im vergangenen Jahr in Kraft getretenen EU-DSGVO kann ein System, wie DocuWare hilfreich sein. Denn was ist mit Dokumenten, die sich außerhalb von genutzten Systemen, wie beispielsweise einer Software für das Immobilienmanagement irgendwo auf einem PC im Unternehmen befinden (Ordner, E-Mails, Papiere, etc…)? Auch diese müssen im Sinne der EU-DSGVO gefunden und gegebenenfalls gelöscht werden – und je mehr sich davon angesammelt haben, desto größer und zeitaufwendiger wird die Aufgabe, dem gerecht zu werden.
Die Vorteile von DocuWare beim Datenschutz haben sich in solchen Fällen bewährt – dank der tiefen Integration in z. B. ein ERP-System für das Immobilienmanagement verfügt DocuWare in Kombination mit dem System über effektive Möglichkeiten, um die allgemeinen Anforderungen der EU-DSGVO einzuhalten. Denn ist ein System vollständig mit DocuWare verknüpft, kann die Suche sowie die Anonymisierung von Indexbegriffe von Dokumenten und die Löschung der Dokumente in DocuWare zentral, zuverlässig und automatisiert nach einer eingestellten Logik gesteuert werden.
Online-Tools für die Immobilienverwaltung
Wenn Unternehmen nach digitalen Lösungen für spezifische Anwendungsszenarien der Immobilienverwaltung suchen, finden Sie ebenfalls diverse Online-Werkzeuge. Mit Bluebeam Revu können CAD-Gebäudepläne in PDF-Dateien umgewandelt und per Cloud mit anderen Nutzern geteilt werden – das kann etwa bei Renovierungen hilfreich sein.
Um den Briefverkehr mit Mietern auf ein Minimum zu reduzieren, empfiehlt sich die Kommunikationsplattform Casavi. Mit dem Dienst erfassen Immobilienverwaltungen Mieteranfragen, kommunizieren mit Mietern und stellen Dokumente zum Download bereit. So können sie bei wichtigen Mitteilungen zusätzlich zum obligatorischen Din-A4-Zettel am Hauseingang auch einen Online-Aushang erstellen, den alle entsprechend vernetzten Mieter umgehend erhalten.
Das digitale Büromanagement spart Zeit und Ressourcen
Durch das digitale Dokumentenmanagement erscheinen Papierberge immer mehr wie ein Relikt aus einer längst vergangenen Zeit. Nutzen Sie die zeit- und papiersparenden Möglichkeiten, die ihnen die digitale Dokumentenverwaltung liefert. Besonders Lösungen, wie DocuWare vereinfachen es Unternehmen ungemein, Dokumente abzulegen, zu suchen, zu bearbeiten und mit Kollegen oder Kunden auszutauschen. Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.
Mit der Gestaltung digitaler Prozesse im Dokumentenmanagement schaffen sich Unternehmen der Immobilienverwaltung so einen Mehrwert, der ihnen mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben verschafft – die persönliche Betreuung von Kunden und Mietern.
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