Der Begriff Instandhaltungsrücklagen beschreibt von einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zurückgelegtes Geld für die Instandhaltung einer Immobilie und für größere Reparaturen an z.B. Dach, Fassade, Aufzügen und Heizung. Es schützt Eigentümer vor Ausgaben für unvorhersehbare Reparaturen am Gemeinschaftseigentum. Jeder Eigentümer hat nach §21 WEG das Recht auf die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage.
Immobilien müssen fortlaufend instandgehalten und im Fall notwendiger Reparaturen instandgesetzt werden. Um Liquiditätsproblemen vorzubeugen, kann jeder Wohnungseigentümer aufgrund der Instandhaltungspflicht als Maßnahme ordnungsgemäßer Verwaltung verlangen, dass eine Instandhaltungsrücklage gebildet wird (§ 21 Abs. IV WEG). Sie vermeidet, dass eine sich beispielsweise früher oder später abzeichnende Fassaden- oder Dachsanierung die Leistungsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft und die des einzelnen Wohnungseigentümers übersteigt. Instandhaltungsrücklagen werden im Wirtschaftsplan auf der Eigentümerversammlung beschlossen und sind von jedem Miteigentümer anteilig zu tragen – häufig nach Wohnungsgröße, also nach Quadratmetern berechnet.
Die Instandhaltungsrücklage wird in den meisten Fällen in Teilbeträgen mit dem monatlich von jedem Eigentümer zu zahlendem Wohngeld bezahlt. Die Frage nach einer angemessenen Summe ist schwer zu beantworten und richtet sich u.a. nach Zustand, Alter, Größe. Lage, Ausstattung und Substanz. Bei Neubauten ist die Instandhaltungsrücklage daher beispielsweise oft niedriger zu bemessen als bei Altbauten. Die Wohnungseigentümer haben bei der Bestimmung der Rücklagenhöhe einen weiten Ermessensspielraum, der von den Gerichten nur eingeschränkt überprüft werden kann.
Es liegt im Ermessen der Eigentümergemeinschaft, ob sie eine angesparte Instandhaltungsrücklage vollständig zur Finanzierung einer Reparatur in Anspruch nimmt oder einen Teil der Maßnahme über Sonderumlagen finanziert (BayObLG NZM 2005, 747). Ein Anspruch darauf, die Instandhaltungsrücklage vorab vollständig auszuschöpfen, besteht nicht.
Über die Art der Anlage der Rücklagen entscheidet die Eigentümergemeinschaft durch Mehrheitsbeschluss. Da spekulative Anlagen gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung verstoßen, sind sichere Anlagen zu wählen. Die Anlage in einen Bausparvertrag kann problematisch sein, da die Gelder im Bedarfsfall nicht sofort verfügbar sind, es sei denn, die Instandhaltungsrücklage richtet sich auf eine konkret zu erwartende Instandhaltungsmaßnahme (z.B. Dachsanierung in 10 Jahren).
Instandhaltungsrücklagen sind zweckgebunden. Sie sind für Instandhaltungen zu verwenden. Ein Eigentümer, der sein Wohn- oder Teileigentum verkauft, hat daher keinen Anspruch, dass sein Anteil an der Instandhaltungsrücklage an ihn mit dem Verkauf ausgezahlt wird. Instandhaltungsrücklagen gehen als Teil des Verwaltungsvermögens auf den Erwerber über.
Soweit die Eigentümergemeinschaft zur Beurteilung der baulichen Situation einen Sachverständigen oder einen Rechtsanwalt mit der rechtsberatenden Begleitung einer Sanierungsmaßnahme beauftragt, dürfen deren Honorare aus der Instandhaltungsrücklage entnommen werden (OLG München 34 Wx 114/05).
Instandhaltungsrücklagen dürfen nicht mehr als Sollzahlungen in die Jahresabrechnung eingestellt werden. Vielmehr sind nur noch die tatsächlich gezahlten Beträge auszuweisen (BGH V ZR 44/09). Dadurch soll jeder Wohnungseigentümer die tatsächliche Vermögenslage der Gemeinschaft nachvollziehen und erkennen können, in welchem Umfang Wohnungseigentümer mit ihren Zahlungen im Rückstand sind.
Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften behalten heute mit modernen Softwarelösungen für das Immobilienmanagement den Überblick über die eingezahlten Rücklagen. Mit derartigen Lösungen sind sie jederzeit schnell auskunftsfähig und können die eingezahlten Rücklagen bei jeder Abrechnung centgenau berücksichtigen.
