Die WEG-Verwaltung ist für das Immobilienmanagement häufig eine zeitraubende Aufgabe. Mitunter ein Grund, weshalb viele Immobilienverwalter sich besonders davor scheuen, ein Mandat für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften zu übernehmen. Denn der Aufwand ist hier nahezu der gleiche, wie für WEGs mit vielen Wohneinheiten. Die Verwaltersuche für Immobilien mit wenigen Wohneinheiten gestaltet sich für Eigentümer daher immer häufiger recht schwierig – zudem entstehen den WEGs natürlich Extrakosten bei der Beauftragung eines externen Verwalters. Für viele Wohnungseigentümergemeinschaften ist die Selbstverwaltung daher eine interessante Alternative. Eine Aufgabe, die nicht ganz ohne ist, sich aber mit neuen digitalen Hilfsmitteln heutzutage besser bewerkstelligen lässt als je zuvor.
Die Selbstverwaltung einer WEG: Einer für alle oder alle zusammen?
Nicht gezwungenermaßen müssen Wohnungseigentümer-gemeinschaften einen Immobilienverwalter beauftragen – ihnen steht es frei, sich selbst zu verwalten. Das Wohnungseigentumsgesetz lässt gemäß § 21 Absatz 1 diese Variante der Verwaltung zu. Dabei eignet sich die Selbstverwaltung besonders für Objekte mit wenigen Wohneinheiten – mehr als 15 Wohneinheiten sollte eine Wohnungseigentümer-gemeinschaft in Selbstverwaltung bestenfalls nicht aufweisen.
Oft sind Eigentümer sogar die besseren Verwalter – sie kennen Ihre Immobilie, deren Mängel und Potenzial am besten, sie haben die kürzesten Kommunikations- und Handlungswege und können die Wohnqualität und den Wert des Eigentums effektiv steigern. Bei einer Selbstverwaltung sollten Idealerweise aber möglichst viele der Eigentümer selbst in dem Objekt wohnen, denn Kapitalanleger, die ihre Wohnung vermietet haben und woanders leben, sind oftmals weniger stark engagiert. Und genau das ist für eine einheitliche, zeitnahe Abstimmung und Willensbildung innerhalb der Eigentümergemeinschaft hinderlich.
Ein dabei oft unterschätzter Aspekt ist, dass die Eigentümer ähnliche Vorstellungen und Erwartungen von einer internen Verwaltung haben und respektvoll und sachlich miteinander umgehen sollten. Besitzt eine Eigentümergemeinschaft hohes Konfliktpotenzial, so ist von einer internen Verwaltung abzuraten – ein interner Verwalter würde womöglich in einen Parteilichkeitskonflikt oder zwischen die Fronten geraten. Eine externe Verwaltung ist dann die klar bessere Lösung.
Gemeinschaftlich oder allein – zwei Arten der Selbstverwaltung kommen in Betracht.
Entscheiden sich WEGs letztendlich für eine Selbstverwaltung können sie zwischen zwei unterschiedlichen Varianten wählen – gemeinschaftliches Verwalten oder eine Person bzw. einen Eigentümer als Verwalter festzulegen. Bei einer gemeinschaftlichen Selbstverwaltung stemmen alle Eigentümer die Verwaltungsaufgaben zusammen. Für diese Form der Selbstverwaltung ist ein Geschäftsverteilungsplan sinnvoll, der jedem Eigentümer ein klar definiertes Aufgabengebiet zuweist. Trotz dieser paritätischen Aufgabenverteilung erfordert diese Art der Selbstverwaltung ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft, das mit Handwerkern und Kreditinstituten kommuniziert sowie die Gemeinschaft generell nach außen vertritt. Haftungsrechtlich sollte sich dieser Eigentümer im Innenverhältnis zu seiner Wohnungseigentümergemeinschaft gut absichern – die Eigentümergemeinschaft kann seine Haftung auch per Mehrheitsbeschluss begrenzen, zum Beispiel auf grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz.
Alternativ kann die Wohnungseigentümergemeinschaft einen internen Verwalter aus ihren Reihen bestimmen, der die Verwaltungsaufgaben allein übernimmt. Ein Verwaltervertrag mit der Gemeinschaft bestimmt im Idealfall seine Rechte und Pflichten und schafft Rechtsverbindlichkeit. Erhält der interne Verwalter ein Honorar für seinen Einsatz, gilt für ihn das Berufszulassungsgesetz für Immobilienverwalter. Das Honorar ist als zusätzliches Einkommen natürlich steuerpflichtig.
Einfach selbst verwalten – Softwarelösungen helfen
Egal für welche Variante der Selbstverwaltung sich Wohnungs-eigentümergemeinschaften entscheiden, die Aufgabe ist auf den ersten Blick aufwendig und nicht einfach – Konten einrichten und betreuen, Abrechnungen anfertigen, Reparaturen beauftragen, die Eigentümerversammlung ausrichten und zwischen Konfliktparteien vermitteln. Auf einen internen Verwalter kommen vielfältige Aufgaben zu. Fähigkeiten in organisatorischen und finanziellen Angelegenheiten sind hier ebenso gefragt wie Empathie und Verhandlungsgeschick.
Für administrative Aufgaben gibt es dank der Digitalisierung heute Lösungen, die dem Verwalter viele dieser Aufgaben erleichtern und Arbeit abnehmen. Immobiliensoftware für die einfache Selbstverwaltung einer WEG machen es einfacher, alle Aufgaben im Überblick zu behalten, Termine einzuhalten und Abrechnungen sachgemäß und fristgerecht zu bearbeiten. So bietet beispielsweise myimmo-office eine effiziente Software rund um die digitale Immobilienverwaltung von WEGs in Selbstverwaltung.
Ein System zugeschnitten auf die Bedürfnisse der privaten Selbstverwaltung
Das System kombiniert die Funktionen der besten Software für professionelles Immobilienmanagement mit den für eine Selbstverwaltung wichtigen Zusatzlösungen und schafft somit eine nutzerfreundliche Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse der privaten Selbstverwaltung kleinerer WEGs zugeschnitten ist – Finanzen, digitales Dokumentenmanagement, Auftragsmanagement und Kommunikation in einer Lösung
Alles was das Selbstverwalterherz benötigt
Selbst seit 40 Jahren als Hausverwaltung agierend, fungiert myimmo-office dabei als Back-Office im Hintergrund und übernimmt zum Beispiel die Buchhaltung inklusive der Jahresabrechnungen. Dazu werden WEGs mit allen Instrumenten ausgestattet, um das Eigentum unkompliziert selbst verwalten zu können. Übersichtlich dargestellt können die Selbstverwalter ihr Wohnobjekt anlegen und alle nötigen Informationen zu den jeweiligen Einheiten pflegen. Darauf aufbauend stehen in dem System weitere Module zur Verfügung, mit denen sich alle Dokumente und Briefvorlagen digital ablegen und versenden lassen oder mit denen Aufträge für Handwerker und andere Dienstleister vergeben und koordiniert werden können.
Mit einem Modul für Finanzen überwachen Selbstverwalter den Geldfluss des Bankkontos der WEG sicher und transparent. Kurze und direkte Kommunikation mit Miteigentümer und Dienstleistern wird mithilfe eines integrierten Serviceportals für Mieterkommunikation gewährleistet. Damit und in der zusätzlichen Applikation für mobile Endgeräte können beispielsweise Informationen und Dokumente ausgetauscht oder Aufgaben zugeordnet werden.
Die Kombination und das Zusammenspiel der unterschiedlichen Komponenten/Lösungen der Plattform, iX-Haus für die Buchhaltung, Abrechnung und das Auftragsmanagement sowie DocuWare als digitales Dokumentenmanagement und casavi als Service- und Kommunikationsplattform, ermöglicht den Selbstverwaltern ein unkompliziertes und trotzdem effektives Management ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft – auf diese Weise können sie Zeit und Kosten sparen.
Ein zeitgemäßes, digitales System für private Selbstverwalter
Bei kleineren Eigentümergemeinschaften ist ein extern bestellter Verwalter nicht unbedingt erforderlich. Mit einem zeitgemäßen, digitalen System, wie dem von myimmo-office managen Eigentümer die Verwaltungsaufgaben unkompliziert direkt vor Ort in Eigenregie und sparen sich die aufwendige Suche nach einem zuverlässigen Verwalter und letzten Endes Geld.
