Die Idee vom „papierlosen Büro“ klingt großartig und das papierlose Büro bietet zahlreiche Möglichkeiten, um mithilfe digitaler Lösungen jede Menge wertvoller Ressourcen einzusparen. Genutzt werden diese Möglichkeiten, insbesondere von Immobilienunternehmen, allerdings noch immer sehr selten. In unserer sich rasant digitalisierenden Welt sehen sich Unternehmen aber mit der Herausforderung konfrontiert, digitale Prozesse auszubauen und somit auch den Sprung in ein papierloses Büro zu wagen. Die Vorteile sind vielfältig, und ein sorgfältig geplanter 90-Tage-Plan kann diesen Übergang erleichtern. Lassen Sie uns die Schlüsselpunkte vertiefen: die Vorteile des papierlosen Büros, die drei entscheidenden Schritte zur Digitalisierung und wie Sie einen effektiven 90-Tage-Plan umsetzen können.
Vorteile des papierlosen Büros
Effizienzsteigerung:
Die Verlagerung von papierbasierten Prozessen auf eine digitale Plattform eröffnet ein weites Spektrum an Effizienzgewinnen. Die Geschwindigkeit der Arbeitsprozesse nimmt signifikant zu, da elektronische Dokumente schnell gesucht, durchsucht und abgerufen werden können. Die gesteigerte Produktivität wird zu einem fundamentalen Bestandteil des modernen Immobilienmanagements.
Kostenersparnis
Der Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement führt zu einem erheblichen Rückgang der Betriebskosten. Der Verzicht auf Papier, Tinte, Lagerung und Druckkosten trägt nicht nur zur finanziellen Entlastung bei, sondern unterstreicht auch das ökologische Engagement von Unternehmen.
Aufgeräumtes Büro
Es gibt viel weniger Aktenschränke, weniger Drucker und der Regalplatz, der derzeit für Papier und Toner benötigt wird, kann anderweitig genutzt werden. Hinzu kommt, dass weniger Versandkosten entstehen, weniger Fotokopien, weniger Aufwand für Ablage und Suchaktionen. Ein Vorteil ist somit ein modernes, aufgeräumtes, helles und geräumiges Büro.
Verbesserte Zusammenarbeit und optimierte Workflows
Die Einführung von elektronischen Dokumenten mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System fördert eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, selbst wenn sie an verschiedenen Standorten arbeiten. Die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, fördert die Teamdynamik und trägt zu innovativen Lösungen bei. Durch automatisierte Workflows sind die richtigen Inhalte auf Knopfdruck verfügbar — jederzeit und überall. Dokumente lassen sich auch abteilungs- und systemübergreifend innerhalb weniger Sekunden weiterleiten und freigeben.
Die drei Schritte zur Digitalisierung
Wenn Unternehmen den Abschied vom Papier planen, ist es wichtig, einen Zeitrahmen für den Umstieg festzulegen. 90 Tage sind bei normalen Integrationsprojekten ohne spezifische Sonderprogrammierungen ein erreichbares Ziel. Außerdem können Unternehmen so ein Quartalsziel abstecken, das es zu verfolgen und einzuhalten gilt.
Schritt 1: Bestandsaufnahme und Erfassung
Der erste Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung besteht in einer gründlichen Analyse der bestehenden papierbasierten Prozesse. Hierbei sollten nicht nur die physischen Dokumente identifiziert werden, die digitalisiert werden können, sondern auch die Evaluierung der bestehenden Infrastruktur, um sicherzustellen, dass sie für den digitalen Wandel gerüstet ist.
Daten kommen auf vielen Wegen bei modernen Unternehmen an. Per Fax, E-Mail, Briefpost, als Webformulare und natürlich Papierdokumente, um nur einige Beispiele zu nennen. An jedem Eintrittspunkt bietet sich die Möglichkeit, Daten intelligent zu erfassen, um sie für zukünftige Geschäftsprozesse auffindbar und nutzbar zu machen.
Darüber hinaus ist es wichtig, relevante Daten aus Ihren ERP- oder anderen geschäftskritischen und branchenspezifischen Anwendungen erfassen zu können. Daher ist es ganz entscheidend, dass Ihre Lösung für das Dokumenten-Management mit anderen Systemen kommuniziert, Daten abrufen und Datensätze füllen kann. Die Investition in eine zuverlässige Dokumentenmanagement-Software, die in alle immobilienwirtschaftlichen ERP-Systeme integrierbar ist, ist daher von entscheidender Bedeutung.
Schritt 2: Workflows
Das Ziel ist, die mühselige und aufwendige Arbeit mit Papier durch digitale Workflows mit vordefinierten Prozessen zum Weiterleiten, Überprüfen und Freigeben von Dokumenten zu ersetzen. Die Automation ermöglicht das Freigeben von Informationen für alle Teammitglieder, die Einblick in einen Workflow-Prozess benötigen – beispielsweise bei Prozessen für die Rechnungsverarbeitung. Jede*r Mitarbeiter*in, der/die für die Ausführung einer Aufgabe verantwortlich ist, kann diese in der Dokumentenmanagementlösung anzeigen.
Mit E-Mail-Benachrichtigungen können Mitarbeiter auf neue Aufgaben aufmerksam gemacht werden. Ausnahmen und Eskalationen lassen sich problemlos konfigurieren und Führungskräfte können auf einen Blick sehen, welche Schritte abgeschlossen sind und welche noch anstehen.
Schritt 3: Archivierung und Abruf
Nach dem Weiterleiten von Informationen über einen automatisierten Workflow sollten diese rasch archiviert werden und mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen problemlos abrufbar sein. Wenn Nutzer*innen sich in der Erfassungsphase an die bewährten Methoden für die Datenindexierung halten, sind alle digitalen Dokumente gut organisiert, leicht auffindbar und für das Unternehmen nutzbar – und das aus allen integrierten Systemen heraus.
Dabei ist in der heutigen Zeit die Sicherheit ein wichtiger Aspekt bei der Archivierung von Dokumenten. Effektive Sicherheits- und Sicherungsmaßnahmen gewährleisten nicht nur die Wiederherstellung von Informationen im bei Verlustfällen, sondern schützen auch vor unerwünschtem Zugriff und helfen, wichtige Compliance Anforderungen wie z.B. die DSGVO-Regeln zu erfüllen.
Umsetzen eines 90-Tage-Plans
Phase 1: Vorbereitung (Tag 1-30):
Die Einführung eines papierlosen Büros beginnt mit der Sensibilisierung der Mitarbeiter*innen für die Vorteile der Digitalisierung. Eine umfassende Bestandsaufnahme der bestehenden Prozesse wird durchgeführt, wobei Schlüsseldokumente für die Digitalisierung identifiziert werden. Eine tiefgreifende Analyse mit sorgfältiger Prozessabbildung der zukünftig angestrebten Abläufe ist unerlässlich.
Phase 2 – Implementierung (Tag 31-60):
Die eigentliche Einführung der Dokumentenmanagement-Software erfolgt in dieser Phase. Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie eine Cloud- oder On-Premises-Lösung implementieren möchten. Diese Entscheidung hängt von vielen Faktoren ab, unter anderem von der IT-Infrastruktur eines Unternehmens, den möglichen Kosten für die Aufrüstung der Hardware sowie vom Umfang und Know-how des IT-Teams.
Phase 3 – Bereitstellung und Optimierung (Tag 61-90):
Die dritte Phase konzentriert sich auf die Bereitstellung und Optimierung des Dokumentenmanagement-Systems. Das Ganze kann mit der Erstellung eines Testsystems beginnen oder in mehreren Phasen erfolgen.
Das Testen wird oft vernachlässigt, bietet jedoch eine großartige Möglichkeit, Überraschungen während der Inbetriebnahme zu vermeiden, die später zu Geschäftsunterbrechungen führen könnten.
Jetzt ist es auch an der Zeit, mit der Schulung von IT-Administratoren und Power-Usern zu beginnen. Nachdem das System bereitgestellt wurde, können Prozesse mit Musterdokumenten oder -dateien durchgeführt werden, um diese für Schulungszwecke zu verwenden.
Durch das Sammeln von Feedback der Nutzer*innen können hier Anpassungen an den Prozessen vorgenommen werden. Gleichzeitig erfolgt eine kritische Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Digitalisierung nachhaltig und effektiv ist.
Fazit
Die Umsetzung eines papierlosen Büros in 90 Tagen erfordert ein engagiertes Vorgehen. Wenn Unternehmen bereit sind, den nächsten Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro zu gehen, ist eine Partnerschaft mit dem richtigen Anbieter unerlässlich, um einen maximalen ROI zu erzielen. CREM SOLUTIONS hat hier mit DocuWare einen äußerst effizienten Prozess entwickelt, um den digitalen Wandel in Immobilienunternehmen unabhängig vom eingesetzten ERP-System herbeizuführen und entscheidende Verbesserungen in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflows und Zusammenarbeit der Mitarbeiter*innen zu erzielen.
Die langfristigen Vorteile für Immobilienunternehmen sind beträchtlich. Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements ermöglicht nicht nur eine gesteigerte Effizienz, sondern auch eine Reduzierung der Umweltauswirkungen für mehr Nachhaltigkeit. Der Weg in die Digitalisierung beginnt heute – und die nächsten 90 Tage könnten den entscheidenden Unterschied machen.
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