Die Immobilienbranche befindet sich im digitalen Umbruch – das steht wohl außer Frage. Entscheider in der Immobilienwirtschaft und -verwaltung stehen vor der Herausforderung, Prozesse effizient, rechtskonform und standortunabhängig abzubilden. Ein Schlüssel dazu: digitale Signaturen in der Immobilienwirtschaft. Besonders in Bereichen wie Vertragsmanagement und Auftragsbearbeitung oder Genehmigungsprozessen und Archivierung ermöglichen sie enorme Effizienzgewinne und optimieren digitale Abläufe.
Mit DocuWare und der Integration von Validated ID lassen sich digitale Signaturen nahtlos in bestehende Workflows einbinden – einfach, sicher und rechtskräftig. Was genau ist eine digitale Signatur und welche Vorteile bieten sie für Immobilienunternehmen?
Was ist eine digitale Signatur?
Digitale Signaturen für die Immobilienwirtschaft sind ein zentrales Element der modernen Informationssicherheit und spielen eine entscheidende Rolle im digitalen Zeitalter – insbesondere für den Austausch von wichtigen Dokumenten. Sie ermöglichen es, Nachrichten und Dokumente auf eine Weise zu unterzeichnen, die ihre Authentizität und Integrität sicherstellt.
Die elektronische Signatur kann daher die Unterschrift von Hand auf Papierdokumenten ersetzen und wird in unterschiedlichsten Zusammenhängen verwendet. Sie ist ein digitales, kryptographisches Verfahren, das einer elektronischen Nachricht oder einem Dokument eine eindeutige Kennung hinzufügt.
Technisch gesehen handelt es sich um Daten, die mit elektronischen Dokumenten verknüpft sind, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und die Integrität der Informationen zu gewährleisten. Dadurch wird es möglich, Dokumente zu unterzeichnen, ohne dass die physische Anwesenheit der Person oder ein Ausdruck auf Papier erforderlich ist.
Arten digitaler Signaturen
Die Art der elektronischen Signatur kann je nach Anwendungsfall variieren. Im Rahmen von internen Genehmigungsprozessen oder Kenntnisnahme- bzw. Bestätigungsworkflows reicht häufig bereits die einfache elektronische Signatur aus.
Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene Dokumente stellen hingegen deren Echtheit sicher, sind rechtskräftig und werden auch hohen Sicherheitsansprüchen gerecht.
Ob und für welche geschäftskritischen Dokumente und Prozesse die höhere Beweiskraft einer fortgeschrittenen oder gar qualifizierten Signatur erforderlich ist, muss im Einzelfall rechtlich geprüft werden.
Eine qualifizierte Signatur? Was ist das?
Warum eine qualifizierte Signatur? Je nach Sicherheitsniveau und Beweiskraft werden drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden. Mehr zu den drei Arten erfahren Sie mit Klick durch die Reiter unten. Den rechtlichen Rahmen dafür bildet die EU-Verordnung eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
Für viele Dokumente wird die einfache elektronische Signatur verwendet. So genügt unter einer E-Mail, Informationsschreiben und manchen Verträgen der getippte Name und/oder das Bitmap-Bild des handschriftlichen Namens. Für solche Dokumente ist gesetzlich keine besondere Form vorgeschrieben und es besteht nur ein geringes Risiko, dass ihre Rechtsgültigkeit angezweifelt wird.
Damit im Streitfall zumindest der Unterzeichner eines Dokuments bzw. der Signaturersteller identifiziert werden kann, benötigen Sie eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie ist beispielsweise für Handelsverträge im B2B-Bereich verbreitet. Die eIDAS schreibt für diese Signaturstufe bestimmte Regeln vor. So kann der Signaturersteller beispielsweise über den Einsatz eines elektronischen Signaturzertifikats identifiziert werden. Die fortgeschrittene Signatur hat eine mittlere Beweiskraft.
Für manche Dokumente, wie bestimmte Verträge, schreiben Gesetzgeber die eigenhändige Unterschrift vor. In diesen Fällen kommt die qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz, die der eigenhändigen Unterschrift vor Gericht – bis auf wenigen Ausnahmen – gleichkommt und die höchste Beweiskraft besitzt.
Warum eine digitale Signatur für die Immobilienwirtschaft wichtig sind?
Unternehmen in der Immobilienwirtschaft, die ihre Prozesse zukunftsfähig digitalisieren wollen, müssen hier insbesondere auch alles dokumentenbezogenen Prozesse mit einbeziehen. Die handschriftliche Unterschrift lassen sie in diesem Fall hinter sich. Bei der zukünftig zunehmenden digitalen Übermittlung von Dokumenten jeder Art wird die digitale Signatur daher unverzichtbar. Digitale Signaturen für die Immobilienwirtschaft ermöglichen hier eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Dokumenten sowie eine flexible, ortsunabhängige Zusammenarbeit und sparen Zeit, Kosten und Papier. Dabei können sie bei richtiger Handhabe mit dem richtigen Tool auch rechtskräftig sein.
Nicht zuletzt die Arbeit im Homeoffice verstärkt den Trend, Dokumente digital signieren zu müssen, sodass die E-Signatur entscheidend für viele digitale Buchhaltungsprozesse wird – der Umstieg verschafft hier unverzichtbare Vorteile in punkto Produktivität. Die Empfänger erhalten Verträge oder andere Vereinbarungen digital und können sie von überall aus und auf jedem Gerät unterzeichnen. Und sie erhalten ihre Dokumente innerhalb von Minuten anstatt Tagen zurück.
Digitale Signaturen für die Immobiliewirtschaft – der einfache Weg, Dokumente online signieren zu lassen
Diese Vorteile kann man sich auch mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System DocuWare sichern. Eine einfache elektronische Signatur bietet beispielsweise der DocuWare Stempel an, um ein Dokument zu genehmigen oder die Kenntnisnahme zu bestätigen. Oder man versieht Angebote und andere ausgehende Dokumente auf diese Weise mit einer “Unterschrift”. Dazu lässt sich der DocuWare Stempel so konfigurieren, dass eine Unterschrift als Bild im Stempel hinterlegt wird.
Für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen arbeitet DocuWare mit dem Signaturdienstleister Validated ID zusammen. Die Integration des Tools VIDsigner von Validated ID funktioniert nahtlos per Signature Service im DocuWare Workflow.
Der DocuWare Signature Service in Zusammenarbeit mit Validated ID bietet den Nutzer*innen damit maximale Geschwindigkeit, Flexibilität und Sicherheit für den Einsatz von elektronischen Signaturen. Dafür werden die zu unterzeichnenden Dokumente automatisch an den VIDsigner übermittelt und die Nutzer*innen oder Mitarbeiter*innen erhalten automatisch eine Nachricht, wenn ein Dokument zur Unterschrift vorliegt.
Bei Validated ID wählen die Nutzer*innen, ob ein Dokument zum Beispiel per SMS-Code freigegeben wird (Option Remote) oder man das Dokument direkt auf einem Tablet unterzeichnet (Biometrisch). Das gewählte Identitäts-Zertifikat wird zentral hinterlegt, sodass Benutzer*innen sich jederzeit zum Signieren authentifizieren können.
Vorteile digitaler Signaturen für die Immobilienwirtschaft mit DocuWare und Validasted ID
- Unterschriften zu einem Dokument von allen relevanten Mitarbeiter*innen zeitnah einsammeln.
- Unterschiedliche Dokumente signieren: Von Aufträgen bis hin zu Verträgen.
- Zertifikate für eine Signatur beim externen Dienstleister zentral ablegen, sodass diese jederzeit abgerufen und nachverfolgt werden können.
- Dokument zusammen mit der Signatur in Anlehnung an die gesetzlichen Vorschriften für die Archivierung revisionssicher im DocuWare Archiv speichern.
Digitale Signaturen für die Immobilienwirtschaft – ein entscheidendes Werkzeug für die zukünftige Digitalisierung
Ob Eigentümerwechsel, Mietverträge oder externe Dienstleisterverträge – mit digitalen Signaturen für die Immobilienwirtschaftz sichern Sie in der Immobilienverwaltung Effizienz und Rechtssicherheit gleichermaßen. DocuWare und die Integration von Validated ID bieten dafür eine ideale Plattform: intuitiv, sicher und perfekt integriert.
Nutzen Sie jetzt die Vorteile der digitalen Signatur und gestalten Sie Ihre Prozesse in der Immobilienwirtschaft zukunftssicher.
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