In der modernen Immobilienverwaltung reicht es oft nicht mehr aus, eine Immobilie bloß zu vermieten und sich alle paar Monate ein Bild vom Zustand des Objektes zu machen. Sowohl die Mieter als auch die Besitzer oder Investoren von Immobilien erwarten heute einen angemessenen Service, eine stetige Betreuung sowie ein aussagekräftiges Reporting durch das Immobilienmanagement. Wie diese Anforderungen zu bewerkstelligen sind, lesen Sie in folgendem Artikel.
Vor dem Hintergrund der sich weiterentwickelnden Technologien und der damit verbundenen einfachen Kommunikationsmöglichkeiten steigt die Bedeutung des Service- und Managementaspektes in der Immobilienverwaltung – die Mieter erwarten heutzutage ein serviceorientiertes Dienstleistungsunternehmen. Dadurch wachsen sowie wechseln die täglich anfallenden Aufgaben und das Tätigkeitsfeld verändert sich. Unter die Aufgaben der modernen Immobilienverwaltung fallen schon lange nicht mehr nur das Abschließen eines Mietvertrages und die Organisation anfallender Reparaturen. Das “schlichte Verwalten” von Immobilien rückt etwas in den Hintergrund, die Tätigkeit des Immobilienverwalters wird immer mehr von Managementaufgaben und Dienstleistungen bestimmt.
Moderne Immobilienmanager bieten ein weitaus größeres Serviceangebot
Das moderne, kundenorientierte Immobilienmanagement bietet ein weitaus größeres Serviceangebot. So werden automatisierte Prozesse und digitale Kommunikation für Mieter bzw. Kunden zunehmend zu entscheidenden Faktoren bei der Auswahl eines für sie geeigneten Immobilienverwalters. Daneben entstehen mit der dem vermehrten Einsatz von Smart-Building-Lösungen neue Möglichkeiten – beispielsweise für das effiziente Flächenmanagement in Gewerbeimmobilien und Bürogebäuden oder für eine gezielte Steuerung bzw. eine automatisiert ausgelösten Einsatz des Facility Managements. Derartige Lösungen und die damit vom Immobilienmanagement angebotene Services erledigen die kleinen Dinge des Alltags – beispielsweise die gezielte Reinigung eines Konferenzraumes nur nach Benutzung – und tragen gleichzeitig zudem zu einer maßgeblichen Kostenreduzierung bei.
Bei der Umsetzung eines solchen Serviceangebotes im Sinne eines modernen Immobilienmanagements liefern Softwarelösungen für die Immobilienverwaltung und Smart-Building-Plattformen die Grundlage für automatisierte Prozesse und Optimierungen auf Basis von gesammelten Daten. Alle wichtigen Prozesse können abgebildet werden und Unternehmen können sich eine Automatisierung sowie einen individuellen Workflow einrichten. Darunter fallen beispielsweise Reservierungen sowie Buchungen von Räumen mit gleichzeitiger Information für das Facility Management oder der Verteilung von Aufgaben zur Vorbereitung eines Meeting – beispielsweise die Bestückung des Raumes mit Getränken oder die Ausstattung des Raumes mit der notwendigen technischen Infrastruktur durch die IT. Einfach und gezielt gesteuert und unkompliziert geplant sowie ausgelöst durch eine Smart-Building-Lösung.
Eine flexible Verwaltung Flächen wird dabei zukünftig immer wichtiger. Moderne Bürokonzepte und die Zunahme hybrider Arbeitsweisen mit einem Mix aus Homeoffice und Präsenzarbeit bringen einer Veränderung während bei der Nutzung von Gebäuden mit sich. Smart-Building-Lösungen können mithilfe gesammelter Nutzungsdaten dazu beitragen, Büroimmobilien adäquat der zeitgemäßen Nutzung anzupassen, um sie je nach Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern. Das Immobilienmanagement muss diese flexiblen Flächen aber auch unkompliziert verwalten und abrechnen können – dafür liefern professionelle immobilienwirtschaftliche Softwarelösungen mit speziellen Modulen für die Verwaltung von Flächen eine effektive Lösung.
Service durch den Verwalter spielt eine immer größere Rolle
Wie schon oben beschrieben, spielt abgesehen von diesen Punkten, der gebotene Service durch den Verwalter bzw. Vermieter eine immer größere Rolle. Die Kommunikation mit dem Immobilienverwalter oder die schnelle Abwicklung von Reparaturen sind unter anderem ausschlaggebende Gründe dafür, dass Mieter zufrieden oder unzufrieden sind.
Mithilfe in eine Softwarelösung für das Immobilienmanagement integrierter Kommunikations- und Serviceportale sowie eines Auftrags- und Terminmanagements kann das gesteigerte Aufkommen von Terminanfragen und Reparaturaufträgen zeitnah gesteuert sowie abgearbeitet werden. Die Einstellung von Terminwiedervorlagen oder eine eventuelle Priorisierung mancher Objekte bzw. Mieter, beispielsweise mit Wartungsverträgen, ermöglicht eine Steigerung der Zufriedenheit bei den Kunden.
Wichtiger Aspekt: Kommunikation mit den Mietern
Zudem ist die direkte und unkomplizierte Kommunikation mit den Mietern ein immer wichtiger werdender Aspekt. Die Mieter erwarten heute eine unkomplizierte Kontaktaufnahme, bestenfalls online, via App oder per Chat. Zwar ist die gegenseitige Kenntnis eines persönlichen Ansprechpartners auf beiden Seiten auch in unserer heutigen digitalen Welt noch immer ein großer Vorteil, daneben kann das Management heute aber auch auf Softwarelösungen zurückgreifen, mit denen die Kommunikation beidseitig vereinfacht wird. Portale, wie z. B. “casavi” verbessern und erleichtern die Kommunikationsmöglichkeit zwischen Mieter und Management. Sie können beispielsweise online jederzeit einen Schaden melden, Terminanfragen für Reparaturen stellen bzw. bestätigen oder Dokumente, wie Aufträge und Rechnungen, schnell und problemlos austauschen.
Vorgaben der Immobilienbesitzer und Investoren sowie Erfordernisse und Bedürfnisse seiner Mieter kennen
Neben derartigen Serviceangeboten muss das Immobilienmanagement die bestehenden Vorgaben der Immobilienbesitzer und Investoren umsetzen sowie die Erfordernisse und Bedürfnisse seiner Mieter erfüllen. Dazu zählen z. B. Faktoren, wie die Festlegung und Anordnung des passenden Klientel für eine Gewerbeimmobilie, sodass die von vielen Mietern gewünschten Synergieeffekte greifen können. So ist die intensive Kenntnis der Objekte und der Konkurrenzsituationen im gemanagten Bestand äußerst wichtig. Ein erfolgreiches Mietermanagement beginnt oft schon genau hier – mit der richtigen Einschätzung sowie Einordnung des Mietobjektes auf dem Markt.
Bei der Vielzahl an verwalteten Objekten und den dazugehörigen Flächen, fällt es großen Immobilienunternehmen oft schwer, alle Informationen zu kennen. Mit einer entsprechend konfigurierten Softwarelösungen für das Immobilienmanagement hat man die Möglichkeit, für jedes Objekt und jede Fläche, wichtige Informationen gebündelt zu hinterlegen und kann diese mit einem Klick stets schnell abrufen. Darunter fallen beispielsweise auch Terminvorlagen für endende Verträgen – so unterstützen die hinterlegten Informationen zu einer Fläche beispielsweise bei einem erfolgreichen Leerstandsmanagement. Die Anlage einer Terminvorlage für auslaufende Optionen ist sehr hilfreich, um z. B. einen Mietvertrag vorzeitig zu verlängern oder sich schon frühzeitig um einen Nachmieter zu bemühen und trägt so dazu bei, Leerstände zu vermeiden.
Monatlich aussagekräftiges Reporting erstellen
Die in der Software gesammelten Daten und Informationen bringen einen weiteren großen Vorteil mit sich – die Möglichkeit, jederzeit aussagekräftige Reportings zu erstellen. Automatisieren Sie diesen Prozess und lassen sich regelmäßig alle Berichte anzeigen, die sie benötigen. Von ablaufenden Gewährleistungsfristen der Baumaßnahmen bis hin zu monatlichen Mieteinnahmen – egal ob für die interne Analyse der Immobilienverwaltung oder für den Immobilienbesitzer bzw. Investor.
In Hinblick auf innovative Managementansätze oder neue Geschäftsprozesse in der Immobilienverwaltung und auch hinsichtlich neuer, intelligenter Wohnkonzepte wachsen die Anforderungen an die beteiligten Immobilienunternehmen. Mithilfe von Softwarelösungen lassen sich viele Prozesse unkompliziert und automatisiert abbilden und verarbeiten. Schon zu Beginn lässt sich mit der Digitalisierung von Immobilienbeständen und den dazugehörigen Informationen ein Wettbewerbsvorteil sichern, der nach und nach mit der Erarbeitung weiterer Prozesse stetig ausgebaut werden kann. Steigern auch Sie Ihren Unternehmenserfolg mit einem System, das Informationen jederzeit verfügbar macht und Geschäftsprozesse automatisiert.
