Als Unternehmen sollte man nie auf der Stelle treten. Beispielsweise müssen wir als Entwickler von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement stets mit der Zeit gehen und den Blick früher als andere in die Zukunft richten. Rechtliche Veränderungen, neue technische Möglichkeiten oder Anpassungen im Zahlungsverkehr bringen es mit sich, dass Softwarelösungen stetig überarbeitet und den neuesten Anforderungen angepasst werden müssen – und das oft schon, bevor die rechtlichen Veränderungen in Kraft treten. Das Ganze bedarf natürlich einer vorausschauenden Planung und Umsetzung. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, nutzen Produktmanager und Entwickler eine agile Softwareentwicklung und dabei die Scrum-Methode für das Projektmanagement. Wie diese Methode hilft, dass Softwarelösungen immer auf einem aktuellen Stand sind und wie sie auch Ihnen dabei helfen kann, Projekte, wie beispielsweise die “Digitalisierung” von Arbeitsprozessen in Ihrem Unternehmen, umzusetzen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Agile Softwareentwicklung sorgt dafür, dass Entwicklungsprojekte einfach, unbürokratisch und iterativ (sich schrittweise in wiederholten Rechengängen der exakten Lösung annähernd) ablaufen – agile Prozesse und Methoden des Projektmanagements, wie Scrum, können Zeit und Kosten sparen. Die Kernidee besteht darin, die einzelnen Teilprozesse möglichst einfach und somit beweglich (=agil) zu halten. Im Mittelpunkt des gesamten Entwicklungsprozesses stehen dabei immer die Funktionalität der Software und der Software-User. Im Falle eines Immobilienunternehmens sind das dann wahrscheinlich Mieter*innen, Eigentümer*innen oder Investor*innen und die angebotenen Dienstleistungen des Unternehmens.
Gleiche Ziele, gleiches Vorgehen
Auch die Ziele dieser Form des Projektmanagements kann man auf beide Branchen projizieren. Die stetig wechselnden und wachsenden Anforderungen von Kund*innen sollen auf der einen Seite stets mit einer sich weiter entwickelnden Software abgebildet werden und Softwareunternehmen möchten sich durch den kontinuierlichen Ausbau bzw. der Optimierung ihrer Lösung während des Entwicklungsprozesses einen Wettbewerbsvorteil schaffen. Auf der anderen Seite ist es bei den Unternehmen im Immobilienmanagement wohl nichts anderes – auch hier geht es in Zukunft um die Optimierung von Prozessen und Arbeitsweise mithilfe digitaler Lösung zur Bewältigung neuer externer Anforderungen.
Die Scrum-Methode
Um diese Ziele möglichst effektiv zu erreichen, bedarf es eines guten Projektmanagements. Die oft in der Softwareentwicklung genutzte Scrum-Methode hat sich etabliert und ist sehr gut auch auf das Management anderer Projekte in unterschiedlichsten Unternehmen übertragbar.
Scrum stellt heute einen der bekanntesten Teilbereiche von agilen Entwicklungsmethoden dar – und das mit gutem Grund. Bei Scrum handelt es sich um eine Form des Projektmanagements, die auf Projektmanager verzichtet und auf Flexibilität statt auf starre Regeln und aufwendige Dokumentation setzt. Durch seine einfache Struktur und die klar definierten Rollen lässt sich die Arbeit mithilfe Scrum schnell lernen, produktiv einsetzen und so die Vorteile von Agilität schnell ausnutzen. Wie bei allen Projekten ein essenzielles Merkmal: gute Kommunikation unter allen Projektbeteiligten.
Wie genau funktioniert Scrum?
Im Mittelpunkt von Scrum stehen selbst organisierte Entwicklerteams oder Projektteams, die ohne Projektleiter auskommen. Das gesamte Scrum-Team umfasst drei verschiedene Rollen:
- Der “Scrum-Master” sorgt dafür, dass der Entwicklungsprozess nicht zerbricht und fungiert quasi als Moderator. Er moderiert beispielsweise Meetings, sorgt für eine gute Kommunikation im und außerhalb des Teams und blockt Störungen von außen oder nicht zum Projekt gehörende Aufgaben ab.
- Der Produkt Owner trägt die Hauptverantwortung für die Eigenschaften des zu entwickelnden Produkts und für den Erfolg. Seine Aufgabe ist es, die Produkteigenschaften im sogenannten Product Backlog zu definieren und die Umsetzung in den einzelnen Phasen zu beurteilen. Er entscheidet über die Implementierung und beeinflusst Kosten sowie Zeitpläne. Um für eine bedarfsgerechte Umsetzung zu sorgen, tauscht er sich kontinuierlich mit den Kunden aus. Dem Produktmanager (Product-Owner) kommt die Aufgabe zu, Anforderungen zu definieren und zu priorisieren.
- Das Scrum-Entwicklungsteam arbeitet und organisiert sich selbstständig. Es setzt die vom Product Owner gewünschten Funktionalitäten in der vorgegebenen Reihenfolge um und erfüllt die geforderten Qualitätsstandards. Wie die Umsetzung der Funktionen erfolgt, entscheidet das Entwicklungsteam selbst.
Das Entwicklerteam arbeitet mit dem Produktmanager zusammen und beschäftigt sich in Entwicklungszyklen, den Sprints, mit avisierten Aufgaben. Diese einzelnen Sprints umfassen meist Zeiträume von ein bis vier Wochen, wobei zu Beginn jedes Sprints ein Sprint Planning steht. Darin wird festgelegt, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Ziele man sich für das Sprint setzt. Abgeschlossen werden die Sprints mit einem Sprint Review und einer Sprint Retrospective. Im Sprint Review wird die Implementierung überprüft und mit dem Product Owner und evtl. den Kunden besprochen. Die Sprint Retrospective überprüft die Arbeitsweise des Scrum-Teams. Nach Abschluss eines Sprints erfolgt ein neuer Sprint mit einer weiteren Implementierung einer Produktfunktionalität. Zu Beginn dieses Sprints steht wieder das Sprint Planning. So wird in der Softwareentwicklung nach und nach eine leistungsstarke Softwarelösung entwickelt.
Innerhalb des Entwicklungszyklus eines Sprints sollten durch den Product Owner möglichst keine Änderungen an den für diesen Zeitraum geplanten Arbeiten vorgenommen werden, da diese das Entwicklerteam in ihrer Arbeit stören würde. Während eines Sprints wird der Product-Owner seine Vorstellungen von der weiteren Entwicklung in das Product Backlog aufnehmen und so für kommende Sprints vorzusehen. Das Backlog ist quasi ein Anforderungskatalog, in dem festgehalten wird, welche Dinge für die Fertigstellung eines Gesamtprojektes benötigt werden. Bei der Softwareentwicklung beispielsweise die Features, die noch in die Software eingearbeitet werden.
Welche Vorteile bietet Scrum?
Scrum ist verhältnismäßig einfach anzuwenden und lässt sich schnell einsetzen. Somit kann Scrum häufig den ersten Schritt darstellen, um Entwicklungsprojekte agil zu machen und zügig voranzutreiben – beispielsweise auch Digitalisierungsprojekte in Immobilienunternehmen oder Softwarewechsel hin zu einem umfassenden ERP-System. Darüber hinaus definiert Scrum klare Rollen (Entwicklerteam, Produktverantwortlicher und Scrum-Master) und einen gut strukturierten, aber dennoch flexiblen Entwicklungsprozess. Bei aller Ordnung bleibt allerdings stets die Möglichkeit erhalten, Besonderheiten und Erfahrungen des eigenen Projektes zu berücksichtigen und sich so seinen individuellen Scrum-Prozess zu erarbeiten.
Scrum in Ihrem Unternehmen
Diese Individualität von Scrum, macht es möglich, dass die Methode sehr gut auf andere Unternehmen, beispielsweise aus der Immobilienwirtschaft, und deren Projekte anwendbar ist. So können Projekte, wie die Anschaffung bzw. Einführung neuer innovativer Techniken oder digitaler Arbeitsweisen in Unternehmen teamorientiert geplant und umgesetzt werden – die Mitarbeiter in solche Entscheidungsprozesse mit einzubauen ist ein wichtiger Aspekt. Sie sind es, die am Ende mit dem neuen System arbeiten müssen.
In Immobilienunternehmen sollte die Projektarbeit bestenfalls mit einer Zuordnung der oben genannten Rollen beginnen. So könnte beispielsweise der Geschäftsführer oder ein Innovationsmanager die Rolle des Product-Owners einnehmen und über Kosten sowie Zeitpläne entscheiden.
Die Entwicklungsteams sollten sich aus den Mitarbeitern zusammensetzen, die zukünftig mit einer evtl. neuen Software für die Immobilienverwaltung arbeiten müssen. Diese können beispielsweise ihre individuellen Anforderungen an eine Software ermitteln und eine Bedarfsliste erstellen. Wie oben beschrieben, kann mit Scrum das gesamte Projekt der Digitalisierung von Arbeitsprozessen in einzelnen Schritten, also Sprints, erfolgen. Auf diese Weise können Unternehmen mit der Automatisierung bestimmter Arbeitsprozesse starten und schrittweise immer mehr Prozesse der täglichen Arbeit hinzufügen und digitalisieren. Eine gute Möglichkeit also, gut geplant in die Zukunft zu gehen.
