Die Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft haben im Alltag häufig mit einer Vielzahl an Dokumenten zu tun, die verarbeitet werden müssen. Dies gilt beispielsweise für die Rechnungsverarbeitung, den Posteingang, die Dokumentation von Immobilienkäufen, Mietverträgen, Grundbuchauszügen und anderen wichtigen Dokumenten. Ein professionelles digitales Dokumentenmanagement System (DMS) kann dabei helfen, diese Dokumente und Daten effizient zu verwalten, zu organisieren und vor allem auch schnell und einfach zugänglich zu machen.
Prozesse in der Immobilienwirtschaft, die durch ein DMS unterstützt werden können
Die Arbeit in der Immobilienwirtschaft besteht aus einer Vielzahl von Prozessen, die ein hohes Maß an Dokumentation und Datenverarbeitung erfordern. Als Herzstück der modernen Prozessarbeit nutzen Unternehmen dazu heute eine moderne Software für das Immobilienmanagement, mit der nahezu alle anfallenden Aufgaben digital und automatisiert abgebildet werden können.
Ergänzt durch voll integrierte Lösungen, wie beispielsweise ein digitales Dokumentenmanagement-System für die Verwaltung von Dokumenten, wie z.B. Mietverträgen oder die Verarbeitung von Rechnungen entsteht ein ganzheitliches System für das Management von Immobilien während der gesamten Nutzungsphase.
Ein digitales Dokumentenmanagement-System kann dazu beitragen, den Austausch, die Ablage und die Suche aller Dokumente zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Verwaltung von Rechnungen, beispielsweise mithilfe individueller Freigabeprozesse, kann mithilfe des Systems automatisiert werden, was Zeit und Kosten spart. Voll integriert in eine beliebige Software für das Immobilienmanagement oder ein ERP-System kann ein digitales System für das Dokumentenmanagement die Bearbeitung des Posteingangs optimieren und darüber hinaus bei der Verwaltung von Reparatur- und Wartungsarbeiten unterstützen, indem es die Dokumentation aller Arbeiten oder die Auftragsvergabe erleichtert. Auch die Verwaltung von Versicherungsdokumenten, Grundbuchauszügen und anderen wichtigen Dokumenten kann durch ein DMS übersichtlicher und effizienter gestaltet werden. Insgesamt trägt ein DMS somit dazu bei, Prozesse in der Immobilienwirtschaft zu optimieren und eine höhere Transparenz zu schaffen – unabhängig von eingesetzten ERP-System.
Kompetenz in der Prozessentwicklung für die Integration eines DMS für Immobilienunternehmen
Für die Entwickler immobilienwirtschaftlicher ERP-Systeme wird die Integration von angrenzenden Lösungen, wie einem DMS, entscheidend, um alle Prozesse übergreifend abbilden zu können. Wir bei CREM SOLUTIONS verfügen über langjährige Erfahrung in der Integration des digitalen Dokumentenmanagement-Systems DocuWare in unser iX-Haus. Diese umfassende Expertise in immobilienwirtschaftlichen Prozessen nutzen wir heute auch für die Integration von DocuWare in viele andere immobilienwirtschaftliche “Grundsysteme” bzw. ERP-Systeme, um dokumentenbezogenen Prozesse von Immobilienunternehmen individuell zu gestalten und auf ihre Bedürfnisse anzupassen.
Auf Grundlage der langjährigen Erfahrung entwickelt unser Team hier Prozesse und Workflows, die speziell auf die Bedürfnisse in der Immobilienwirtschaft zugeschnitten sind. Die Experten entwerfen individuelle Lösungen z.B. für die Rechnungsverarbeitung oder den Posteingang, die bei der Einführung von DocuWare in Immobilienunternehmen übergreifend, schnelle und unkompliziert implementiert werden können.
Dabei ist umfassende Beratung, Analyse und Konzeption entscheidend, um sicherzustellen, dass die Nutzer*innen die bestmögliche Lösung erhalten – enge Zusammenarbeit ist für das Verständnis von Geschäftsprozessen und Abläufen sehr wichtig, um die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung, die letztendlich alle Prozesse und Anforderungen erfüllt, zu gewährleisten.
Vorteile eines DMS in der Immobilienwirtschaft
Die gute Integration eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in eine Immobilienmanagement-Software oder ein ERP-System bietet in der Immobilienwirtschaft eine Vielzahl von Vorteilen. Ein erster wichtiger Aspekt ist die gegebene Möglichkeit, auch Papierdokumente in digitale Formate zu konvertieren. Dies vereinfacht die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente, insbesondere in Unternehmen, die noch viele physische Dokumente haben. Durch die Integration eines DMS in eine immobilienwirtschaftliche Software können Dokumente einfach gescannt und automatisch in beide Systeme hochgeladen werden.
Das verschafft folglich die Möglichkeit, alle Dokumente in beiden Systemen zentral abzulegen und zu verwalten. Durch einen ortsunabhängigen, schnellen und einfachen Zugriff wird das mobile Arbeiten ermöglicht indem Mitarbeiter*innen schnell und stetig auf alle Dokumente und Informationen zugreifen können, um Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu beschleunigen. So werden gleichzeitig Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert. Immobilienunternehmen können so ihre Bearbeitungszeit verkürzen, ihren Service verbessern und somit am Ende Kosten sparen, indem sie Dokumente schnell und einfach finden und abrufen können.
Ein zusätzlicher Vorteil ist die mit dem DMS verbesserte Sicherheit und Compliance. Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten können Zugriffs- oder Freigaberechte sowie die Bearbeitung einfach und sicher organisiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen oder an Freigabeprozessen beteiligt werden können, um ggfs. die Nachverfolgung von Änderungen und Aktivitäten gewährleisten zu können.
Integration eines DMS für Immobilienunternehmen
Unter Berücksichtigung all dieser Aspekte kommt es bei der Integration eines DMS in ein Immobilienunternehmen auf eine sorgfältige Planung und Implementierung an. Auf Grundlage langjähriger Erfahrung und eines umfassenden Verständnisses für die Geschäftsprozesse und Anforderungen von Kund*innen in der Immobilienwirtschaft können individuelle Lösungen, die auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen zugeschnitten sind, schneller entwickelt werden. Insbesondere die Expertise in der Integration von DMS in bestehende Software-Lösungen und der Entwicklung von maßgeschneiderten Prozessen kann dabei helfen, die spezifischen Anforderungen von Immobilienunternehmen zu verstehen und auf derer Grundlage maßgeschneiderte DMS-Lösungen zu entwickeln, die nahtlos in ihre bestehenden Systeme integriert werden können.
Maßgebliche Unterstützung liefert dabei auch ein Team von erfahrenen Consultants und Projektmanager*innen, das darauf spezialisiert ist, Kund*innen während des gesamten Integrationsprozesses zu unterstützen. Das stellt sicher, dass alle neuen Anwender*innen jederzeit auf dem neuesten Stand sind und dass die Implementierung nahtlos und ohne Unterbrechungen verläuft.
Ein DMS als wichtiger Baustein in der Immobilienwirtschaft
Man sieht – in der heutigen digitalen Welt ist ein effizientes Dokumentenmanagement für Immobilienunternehmen nahezu unerlässlich. Mit der Integration eines Dokumentenmanagement-Systems in ein beliebiges immobilienwirtschaftliches ERP-System können Immobilienunternehmen ihre internen und externen Geschäftsprozesse optimieren und die Sicherheit ihrer Daten verbessern.
Die schnelle und optimale Integration eines DMS wie DocuWare in Immobilienunternehmen erfordert eine jedoch umfassende Erfahrung und Kompetenz. Wir stellen sicher, dass die Implementierung nahtlos und ohne Unterbrechungen verläuft. Unsere proaktive Herangehensweise und die umfassende Betreuung, die wir unseren Kund*innen bieten, haben uns zu einem geschätzten Partner von DocuWare und für viele Immobilienunternehmen gemacht.
Als erfahrenes Softwareunternehmen für immobilienwirtschaftliche ERP-Systeme sind wir daher in der Lage, allen Immobilienunternehmen eine maßgeschneiderte DMS-Lösung anzubieten, die auf ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten ist. Unsere Expertise in der Prozessentwicklung und der Integration von DMS in bestehende Software-Lösungen hilft allen Immobilienunternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Mit DocuWare ermöglichen wir es Ihnen, Ihre dokumentenbezogenen Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, Dokumente effizienter zu verwalten und dadurch Kosten und Zeit zu sparen.
Aufgrund der Kompetenz in der Prozessentwicklung für die Integration von DMS in Immobilienunternehmen sind wir so in der Lage, Immobilienunternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Wir verstehen die besonderen Anforderungen und Herausforderungen der Branche und entwickeln Lösungen, die genau darauf abgestimmt sind.
