Dokumentenmanagement-System in der Immobilienverwaltung: Struktur für E-Rechnungen, Verträge & Co.

In der Immobilienverwaltung entstehen fortlaufend große Mengen an Dokumenten – von Rechnungen und Mietverträgen bis zu Grundbuchauszügen und Versicherungsunterlagen. Ein digitales Dokumentenmanagement-System bündelt diese Informationen zentral, verknüpft sie mit dem eingesetzten ERP-System und schafft so die Grundlage für automatisierte, revisionssichere Prozesse. Laut einer aktuellen Digitalisierungsstudie des ZIA und von EY halten 71 Prozent der Immobilienunternehmen ein durchgängiges Datenmanagement für strategisch relevant, 61 Prozent wollen es fest in ihre Digitalisierungsstrategie integrieren – ein Signal dafür, dass strukturierte Dokumentenprozesse zunehmend als Wettbewerbsfaktor gelten. 

Warum ein Dokumentenmanagement-System in der Immobilienverwaltung an Bedeutung gewinnt 

Aufgrund des immensen Umfangs an Stammdaten, Verträgen und Belegen, die in der Immobilienverwaltung anfallen, reicht eine papierbasierte oder in Einzelordnern organisierte Ablage oft kaum noch aus. Mit zunehmender Datenmenge setzen Unternehmen daher auf eine moderne Software für das Immobilienmanagement beziehungsweise ein ERP-System als Herzstück ihrer Prozessarbeit. Ergänzt durch ein integriertes Dokumentenmanagement-System lassen sich dokumentenbezogene Abläufe wie die Rechnungsverarbeitung und andere Freigabeprozesse oder die Verteilung der Eingangspost direkt in dieses Grundsystem einbinden. Dadurch entsteht ein ineinandergreifendes Gesamtsystem, das Immobilien über die gesamte Nutzungsphase hinweg abbildet und so ie Verwaltung eines großen Immobilienbestandes optimiert. 

Diese Prozesse deckt ein Dokumentenmanagement-System in der Immobilienverwaltung ab 

Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) kann in der Immobilienverwaltung nahezu alle dokumentenbezogenen Abläufe unterstützen: 

• Optimale Ablage aller Dokumente mit vorgegebenen Indexwerten und automatisierter Verschlagwortung 

• Rechnungsverarbeitung und Posteingang über individuelle Workflows und Freigabeprozesse 

• Mietverträge und Vertragsverwaltung inklusive Fristen und Wiedervorlagen 

• Grundbuchauszüge und Kaufdokumentation bei Immobilienerwerb und -verkauf 

• Versicherungsdokumente mit zentraler, ortsunabhängiger Auffindbarkeit 

• Sonstige Nachweise, etwa aus Instandsetzung oder Nebenkostenabrechnung 

Dabei lassen sich sowohl eingehende E-Mail-Korrespondenzen inklusive deren Anhänge als auch Papierdokument erfassen. Dokumente können einfach gescannt, automatisch verschlagwortet und im DocuWare-Archiv abgelegt werde, sodass sie anschließend in allen angrenzenden Systemen zur Verfügung stehen. Ohne ein zentrales Dokumentenmanagement-System verteilen sich diese Informationen sonst oft unternehmensweit über E-Mail-Postfächer und digitale sowie analoge Aktenordner.

DocuWare IDP: Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement-System der Immobilienverwaltung

Die ausgelesenen Informationen werden mit den Stammdaten im ERP-System, etwa RELion, SAP oder IX HAUS, abgeglichen und automatisch Liegenschaften, Einheiten oder Mieter*innen zugeordnet. So reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand weiter, während Klassifizierungsgenauigkeit und Datenvalidierung die Fehlerquote senken und die revisionssichere Ablage zusätzlich absichern.

Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems in der Immobilienverwaltung

Ein Dokumentenmanagement-System in Verbindung mit einer Immobilienmanagement-Software oder einem ERP-System bietet mehrere Vorteile:

• Optimale Ablage und schnelle Suche nach Informationen auf Grundlage von Indexwerten und Schlagworten
• Schnellerer, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente, wodurch Mitarbeiter*innen schneller auskunftsfähig sind und Entscheidungen zügiger treffen können
• Automatisierte Workflows für Rechnungsfreigabe, die Postverteilung und Vertragsprüfung, die manuelle Aufwände reduzieren
• Geringere Fehlerquote durch zentrale, konsistente Datenhaltung statt paralleler Ablagen
• Verbesserte Sicherheit und Compliance durch klar definierte Zugriffs- und Freigaberechte
• Nachverfolgbarkeit von Änderungen, was Haftungsrisiken reduziert und Auskünfte gegenüber Prüfer*innen vereinfacht

Insbesondere der letzte Punkt ist rechtlich relevant: Seit 2025 gilt nach den GoBD für Rechnungen und Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zuvor zehn Jahren (GoBD-Praxis-Guide). Ein Dokumentenmanagement-System, das diese Fristen automatisiert überwacht und dabei auch die Anforderungen der DSGVO an Zugriffsrechte berücksichtigt, entlastet die Verwaltung von einer sonst manuell zu pflegenden Aufgabe.

E-Rechnung mit DocuWare: Ablage nach dem neuen Gesetz

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Entscheidend ist dabei jedoch nicht nur der Empfang, sondern vor allem die Ablage nach dem neuen Gesetz: Die strukturierten Originaldaten einer E-Rechnung, etwa das XML einer XRechnung oder die eingebetteten Daten bei ZUGFeRD, müssen unverändert, maschinenlesbar und GoBD-konform archiviert werden – ein reines PDF-Abbild reicht dafür nicht aus. Dabei unterstützt Dokumentenmanagement-System wie DocuWare. Das System validiert eingehende E-Rechnung, liest sie automatisch aus, übernimmt die relevanten Werte als Indexdaten und legt das Original revisionssicher im Archiv ab. Für Immobilienunternehmen, die DocuWare in ihr ERP-System integrieren, lässt sich die E-Rechnungsverarbeitung so direkt an bestehende Freigabeprozesse und Aufbewahrungsfristen anknüpfen, ohne einen separaten Workflow aufbauen zu müssen.

Dokumentenmanagement-System als Grundlage digitaler Immobilienverwaltung

Ein Dokumentenmanagement-System bildet in der Immobilienverwaltung heute einen zentralen Baustein der Digitalisierung. Es verbindet Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Nachweispflichten in einem durchgängigen Prozess und schafft Transparenz für Verwalterinnen, Sicherheit für Eigentümerinnen und Nachvollziehbarkeit gegenüber Prüfer*innen – unabhängig davon, welches ERP-System als Grundsystem im Einsatz ist.

So gelingt die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems Schritt für Schritt

• Prozessanalyse: Bestehende Abläufe erfassen, Schwachstellen identifizieren und neue digitale Dokumentenprozesse festlegen.
• Integration festlegen: Passende Anbindung an das genutzte ERP-System, etwa SAP, iIX HAUS, RELion u.v.m definieren.
• Pilotbereich wählen: Mit einem begrenzten Prozess, beispielsweise der Rechnungsverarbeitung, starten.
• Zugriffsrechte konfigurieren: Rollen und Freigabeprozesse entsprechend GoBD- und DSGVO-Anforderungen hinterlegen.
• Rollout ausweiten: Nach erfolgreichem Pilotbetrieb weitere Dokumentenarten schrittweise einbinden.

CREM SOLUTIONS begleitet diesen Ablauf mit einem Team erfahrener Consultants und Projektmanager*innen.

Erfahren Sie mehr auf unserer extra angelegten Microsite für das Dokumentenmanagement in der Immobilienwirtschaft.

Mehr erfahren