Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Und ab dem 01. Januar 2027 beginnt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Geschäft zu versenden, sofern sie nicht überwiegend steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8–29 UStG erzielen. Der Gesetzgeber hat die Einführung gestaffelt: Ab dem 01. Januar 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dann grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze mit Umsatzsteuer.
Das bedeutet: Seit 2025 steigen die regulatorischen Anforderungen deutlich, sodass Immobilienverwaltungen, Hausverwaltungen und Bestandshalter ihre Prozesse für Erstellung, Versand, Empfang und Archivierung von Rechnungen konsequent auf digitale und rechtskonforme Workflows ausrichten müssen. CREM SOLUTIONS unterstützt IX HAUS Nutzer*innen dabei, diese Umstellung strukturiert vorzubereiten und nachhaltig in den Arbeitsalltag zu integrieren.
E-Rechnung in der Immobilienwirtschaft: neue Vorgaben im Blick
Mit den gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung im B2B-Bereich verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, Rechnungsprozesse zu standardisieren und digitale Abläufe zu etablieren. Für Unternehmen der Immobilienwirtschaft bedeutet dies, dass Rechnungen künftig in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten erstellt und ausgetauscht werden müssen, anstatt rein auf PDF oder Papierrechnungen zu setzen. Immobilienverwalter*innen, die frühzeitig auf E-Rechnungsprozesse umstellen, schaffen schon jetzt die Grundlage, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig interne Abläufe zu verschlanken.
Um E-Rechnungen rechtssicher zu empfangen, zu verarbeiten, zu archivieren und ab 2027 strukturiert zu erstellen, benötigen Unternehmen passende digitale Systeme und klar definierte Prozesse. Genau hier setzen IX HAUS und DocuWare an: Sie bilden gemeinsam alle wesentlichen Anforderungen an die E-Rechnung in der Immobilienwirtschaft ab.
E-Rechnung mit IX HAUS erstellen und versenden
IX HAUS wird sukzessive auf die Erstellung und den Versand strukturierter E-Rechnungen ausgerichtet, damit Nutzer*innen die relevanten Vorgaben direkt in ihren bestehenden Prozessen abbilden können. Bereits heute stehen zentrale Module wie Dauermietrechnung, Staffelmiete und Faktura zur Verfügung, um wiederkehrende sowie einmalige Rechnungen digital vorzubereiten und zu verarbeiten. Die Software wurde um e-rechnungsrelevante Felder erweitert und unterstützt mit dem Modul „E-Rechnung ready (Komfortprüfung)“ die systematische Prüfung auf Vollständigkeit, sodass alle notwendigen Angaben für eine gültige E-Rechnung vorliegen.
Auf dieser Basis können Rechnungen im vorgesehenen Format (ZUGFeRD) erzeugt und über den Autozustellweg automatisiert an die Empfänger*innen versendet werden. Medienbrüche werden reduziert, da die Daten direkt aus IX HAUS stammen, zentral gepflegt werden und ohne manuelle Zwischenschritte in den Versandprozess einfließen. Nutzer*innen schaffen damit konsistente Stammdatenstrukturen, die nicht nur für die E-Rechnung, sondern auch für weitere Digitalisierungsprozesse ihres Immobilienmanagement relevant sind.
Empfang und Ablage von E-Rechnungen mit DocuWare
Neben der Erstellung und dem Versand ausgehender E-Rechnungen spielt der strukturierte Empfang eingehender Rechnungen eine zentrale Rolle. Hier kommt das Dokumentenmanagement-System DocuWare zum Einsatz, das als digitale Plattform für die Verarbeitung und Ablage von E-Rechnungen dient. Eingehende Rechnungen können in definierten Formaten empfangen, automatisiert klassifiziert und in Freigabe- sowie Prüfprozesse integriert werden, bevor sie gesetzeskonform archiviert werden.
Durch die enge Integration von DocuWare in IX HAUS lassen sich Buchungsvorgänge, Objekte, Eigentümer- und Mieterakten direkt mit den zugehörigen Rechnungsdokumenten verknüpfen. Nutzer*innen profitieren von einer zentralen, digital zugänglichen Dokumentenbasis, die Recherche, Prüfung und Nachweispflichten im laufenden Betrieb deutlich erleichtert. Gleichzeitig werden bei sachgerechter Anwendung Vorgaben zu GoBD, Transparenz und Nachvollziehbarkeit besser erfüllt, da alle Schritte im digitalen Workflow dokumentiert und reproduzierbar bleiben.
Konkrete Vorteile der E-Rechnung mit IX HAUS für Immobilienverwalter*innen
Für Immobilienverwalter*innen entstehen durch den Einsatz von IX HAUS in Kombination mit DocuWare eine Reihe konkreter Mehrwerte im Tagesgeschäft.
Typische Vorteile sind:
- Reduzierter manueller Aufwand durch automatisierte Erstellung und den Versand wiederkehrender Rechnungen.
- Weniger Fehlerquellen, da Stammdaten zentral gepflegt und systemseitig geprüft werden können, bevor Rechnungen erstellt und verschickt werden.
- Höhere Transparenz über offene Posten, Freigabestatus und Historien durch die zentrale Ablage aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen in DocuWare.
- Schnellere Auskunftsfähigkeit gegenüber Eigentümer*innen, Mieter*innen, Prüfer*innen und internen Stakeholdern, weil relevante Informationen digital und strukturiert verfügbar sind.
- Verbesserte Compliance mit gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung sowie geringeres Risiko von Beanstandungen oder formalen Fehlern.
- Bessere Skalierbarkeit des Verwaltungsgeschäfts, da zusätzliche Objekte und Mandate mit vergleichsweise geringem Zusatzaufwand betreut werden können.
Zukunftssichere E-Rechnungsprozesse mit dem 1+1 Service-Paket, Webinare und dem E-Rechnungs-Modul
Um den Umstieg auf die E-Rechnung möglichst reibungslos zu gestalten, bietet CREM SOLUTIONS der Webinarreihe “In 3 Schritten zur E-Rechnung“, dem 1+1 Service-Paket sowie dem Zusatzmodul “E-Rechnung ready” sowohl technische als auch organisatorische Unterstützung. Mithilfe dieser Consulting-Services und Software-Tools wird IX HAUS gezielt auf die Anforderungen der E-Rechnung vorbereitet.
Nutzer*innen erhalten damit nicht nur funktionale Erweiterungen, sondern auch Beratung, Schulung und Best-Practice-Empfehlungen, um E-Rechnungsprozesse in der Immobilienverwaltung strukturiert und nachhaltig umzusetzen. Auf diese Weise entsteht eine ganzheitliche Lösung, mit der Immobilienverwalter*innen rechtliche Vorgaben erfüllen, ihre Organisation entlasten und die Digitalisierung ihres Immobilienmanagements konsequent vorantreiben.
