Die Anforderungen und somit auch Aufgabenstellungen an das Immobilienmanagement werden zunehmend komplexer – Eigentümer*innen, Investoren*innen, Mieter*innen und Gebäudenutzer*innen stellen heute höchste Serviceanforderungen. Mit dieser zunehmenden Aufgabenvielfalt in der Immobilienverwaltung einhergehend mit einer voranschreitenden Digitalisierung erhöht sich die Komplexität des Digitalisierungsprozesses – moderne, zukunftssichere Softwarelösungen müssen mehr leisten, um die notwendigen Arbeitsprozesse in der Immobilienverwaltung sowie moderne Nutzer- und Mieterbedürfnisse abzudecken. Die Auswahl der richtigen, zukunftsausgerichteten ERP-Software zählt daher zu den entscheidenden Faktoren für eine erfolgreiche Zukunft von Unternehmen in der Immobilienwirtschaft Sicherheit, Weiterentwicklung, Effizienz und Flexibilität sollten dabei höchste Priorität haben….
… Können eingesetzte Softwaresysteme aktuelle und individuelle Anforderungen nicht abdecken, sollten Unternehmen über eine Veränderung ihrer Digitalisierungsstrategie nachdenken – und auch einen Softwarewechsel in ihre Gedankenspiele mit einbeziehen. Denn ohne den Einsatz einer stets zeitgemäßen Softwarelösung für das kaufmännische und technische Immobilienmanagement sind die zukünftigen Herausforderungen in der Branche kaum realisierbar.
Anforderungen an moderne Immobiliensoftware
Bei dem derzeit unruhigen Markt für immobilienwirtschaftliche ERP-Software ist die zukunftsfähige Ausrichtung einer eingesetzten ERP-Lösung – und auch die langfristige Strategie des Herstellers – daher entscheidend für die erfolgreiche digitale Weiterentwicklung bzw. Transformation im Immobilienmanagement. Eine Immobiliensoftware sollte den gesamten kaufmännischen und technischen Bereich des Immobilienmanagements abdecken und eine zukunftssichere sowie ganzheitliche Plattform bereitstellen, wobei sie stets weiterentwickelt wird und die Möglichkeiten der unproblematischen Anbindung bzw. Integration von wichtigen Erweiterungsmodulen und spezialisierten Softwarelösungen zulässt.
Ein offenes ERP-System liefert die Basis, auf der alles aufbaut – von der Automatisierung wiederkehrender Prozesse zur Steigerung der Effizienz und der Entlastung von Mitarbeitern*innen, über die Integration der besten Lösungen für Einzelprozesse zur Erfüllung gestiegener Serviceanforderungen bis hin zur Umsetzung hoher Anforderungen an das Reporting und das hier notwendige Datenmanagement.
Software und Anbieter – das Gesamtpaket muss stimmen
Erst ein Gesamtpaket aus entwicklungsfähigem Produkt und zuverlässigem Anbieter mit kundennahem Service macht eine Software für das Immobilienmanagement letzten Endes zukunftssicher. Bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems sollte neben dem Funktionsumfang sowie der Bedienerfreundlichkeit der Softwarelösung demnach auch genau auf den künftigen Anbieter der Softwarelösung geachtet werden. Aspekte, wie gute Beratung, persönliche Ansprechpartner und Vertrauen spielen beim Wechsel einer Immobiliensoftware eine wichtige Rolle. Ziel ist es, das beste Gesamtpaket aus Software und Anbieter für ein Unternehmen auszuwählen.
Herausforderung Softwarewechsel
Ein Softwarewechsel kann dennoch ziemlich komplex sein – jeder Wechselprozess ist anders, da jedes Immobilienunternehmen unterschiedliche Bedürfnisse und Ausgangssituationen mitbringt. Der Wechsel zu einer neuen Immobilienverwaltungssoftware bringt für die neuen Anwender daher eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die mit kompetenter Unterstützung durch den Anbieter aber gut zu meistern sind. Da es sich um kein kleines Unterfangen handelt, sind die Zweifel, diesen Schritt zu gehen mancherorts trotzdem oft groß – doch wie in vielen anderen Bereichen auch, sorgt jahrelange Erfahrung und eine seriöse Planung dafür, dass vermeidbare Risiken praktisch ausgeschlossen werden und der Wechselprozess sicher und zügig vonstattengehen kann. Die umfangreiche Praxis eines neuen Softwareanbieters in der Implementierung einer immobilienwirtschaftlichen Software bietet hier viele Sicherheiten.
Strukturierter Wechselprozess mithilfe kundenorientierter Softwarepartner
Kundenorientierte Softwareunternehmen bieten hier eine Reihe von Services, die einen Softwarewechsel so reibungslos wie möglich gestalten. Von der fundierten Planung über individuell zugeschnittene Konzeptionen bis hin zu einem transparenten und strukturierten Wechselprozess kümmern sie sich ganzheitlich um die Neueinführung der ERP-Lösung. Ein derartiger Wechselprozess beinhaltet acht Phasen, die einen erfolgreichen Softwarewechsel ermöglichen und einen unkomplizierten Start in die tägliche Arbeit für die neuen Anwender gewährleisten.
Acht Phasen des Softwarewechsels
Phase 1: Vorlauf/Vorbereitung der Software-Einführung
Phase 2: Installation der Software
Phase 3: Organisationsworkshop – Basis für die individuelle Einrichtung der Softwarelösung
Phase 4: Individuelle Grundeinrichtung der Softwarestruktur
Phase 5: Datenübernahme
Phase 6: Testbetrieb und Schulungen
Phase 7: Produktivstart der Software
Phase 8: Betrieb
Wechselprozess ganzheitlich betrachten
Von der fundierten Planung über individuell zugeschnittene Konzeptionen und Sonderprogrammierungen für spezielle Prozesse in Immobilienunternehmen bis hin zu einem transparenten und strukturierten Wechselprozess muss die Einführung einer neuen Softwarelösung für das Immobilienmanagement ganzheitlich betrachtet werden – mit der Einhaltung der acht Phasen gehen Unternehmen derartige Wechselprojekte gemeinsam mit ihren Softwarepartnern strukturiert an. Die Immobiliensoftware wird individuell auf die Anforderungen der Nutzer zugeschnitten, die Daten werden optimal übergeben und die Bedienung der Software durch die Anwender gewährleistet, sodass der Softwarewechsel so reibungslos wie möglich gestaltet wird.
Ein Schritt für die Zukunft
Jedes Unternehmen in der Branche sollte sich fragen, ob es dem Hersteller des aktuell genutzten Systems zutraut, es auf dem Weg der eigenen Digitalisierung bestmöglich zu unterstützen. Hier spielt nicht nur die Frage nach der Software eine Rolle, sondern auch – und vielleicht sogar viel mehr – das grundsätzliche Wertegerüst des Herstellers und der Umgang miteinander. Das Vertrauen in den Hersteller einer zukunftsfähigen ERP-Lösung, in dessen konstante Weiterentwicklung des Systems für stets aktuelle Prozesse und in den Ausbau von Schnittstellen zu spezialisierten Lösungen für Einzelprozesse ist mindestens so wichtig wie die Software selbst, um zukünftige Herausforderungen in der Immobilienbranche meistern zu können.
Sie möchten nun mehr über die acht Phasen des Softwarewechsels erfahren oder möchten wissen, was Sie bei einem Wechsel erwartet und worauf sie achten müssen? Schauen Sie doch mal auf unsere “Wechsel”-Webseite – dort haben wir zu diesem Thema viele Informationen übersichtlich zusammengefasst. Und wenn dann noch Fragen offen sind, sprechen Sie uns gerne an. Wir helfen Ihnen weiter, so gut wir können.
