Eine entscheidende Voraussetzung für die Umsetzung hybrider Arbeitsplätze ist, dass diese neue Art der Arbeit auch neue Modelle der Flexibilität für die Nutzung von Büros in all ihren Formen benötigen wird – besonders in Bezug auf die Buchung oder Zuweisung von Arbeitsplätzen. Wenn nur ein gewisser Teil an Mitarbeitern an einem bestimmten Tag ins Büro kommt, erkennt man in der momentan meist üblichen festen Sitzplatzzuweisung, wie es sie heute in einem Großteil der Büros gibt, schnell die darin verborgene höchst ineffiziente Praxis. Die erwartete Zunahme hybrider Arbeitsweisen zieht daher einen Wandel bei der Büro- bzw. Arbeitsplatznutzung hin zu mehr flexiblen Sitzordnungen nach sich – als Merkmal neuer Arbeitsweisen in modernen Büros.
Flexibilität bei der Büronutzung – die Herausforderungen
Flexible Büro- bzw. Arbeitsplatznutzung kann vielerlei Bedeuten. In einigen Fällen kann es bedeuten, dass ein Sitzplatz für einen längeren Zeitraum (z. B. den ganzen Tag) einen oder mehrere Tage im Voraus reserviert wird, während in anderen Fällen die Mitarbeiter den Sitzplatz im Laufe eines Tages mehrmals über Echtzeit-Check-in-/Check-out-System wechseln können. Ob Flexibilität nun Felx-Desk, Hot-Desking, Hoteling oder flexible Sitzordnung oder letztendlich etwas dazwischen bedeutet – sie erfordert ein flexibles, einfaches und zuverlässiges Reservierungssystem, um reibungslos zu funktionieren.
Beispielszenario – warum ist ein Reservierungssystem so wichtig?
Stellen Sie sich ein Szenario vor – ein Mitarbeiter kommt nach einer Geschäftsreise ins Büro. Er trifft am Nachmittag ein, wenn viele Plätze bereits belegt sind. Er ahnt schon, dass das Büro voll ist. Basierend auf den im Terminkalender geplanten Meetings. Daher ist er sich nicht ganz sicher, wo er arbeiten kann. Außerdem weiß unser Mitarbeiter nicht, welche Ausstattung an einem bestimmten Schreibtisch vorhanden ist. So verschwendet er rund 20 Minuten mit der Suche nach einem Arbeitsplatz, an dem er dann unter Umständen nicht einmal die benötigte Ausstattung hat. Er kann nicht ordentlich arbeiten und könnte unter Umständen dazu neigen, flexible Sitzordnungen lediglich als Sparmaßnahme zu begreifen.
Stellen Sie sich dagegen ein Szenario vor – der Mitarbeiter erkennt freie Plätze in einer Arbeitsplatz-App auf seinem Smartphone oder einem Display direkt am Büroeingang anhand eines “Echtzeit-Belegungsplanes“ – inbegriffen der Ausstattungsmerkmale, wie Laptop-Dockingstation oder Monitoranzahl. Diesen kann er mit wenigen Mausklicks buchen und hat so in Sekundenschnelle einen freien Arbeitsplatz gefunden, der für ihn passt. Er kann nach Ankunft im Büro sofort starten. Auch könnte er so schon vor seinem Eintreffen einen Raum oder aber einen Arbeitsplatz buchen, der ihm zusagt – durch simple Nutzung seines Smartphones. Hybrides Arbeiten leicht gemacht.
Die Vorteile hybrider Flexibilität
Diese Aspekte und Szenarien sind nicht neu – Diskussionen rund um flexibles Arbeiten oder flexible Sitzordnungen in Büros gab es schon vor der Pandemie, vor allem, weil viele der genannten Herausforderungen bekannt sind. Doch die Aussicht auf eine verstärkte Verbreitung hybrider Arbeitsweisen erhöht die Komplexität für eine schnelle Umsetzung von flexiblen Arbeitsplätzen in Unternehmen zunehmend.
Unterstützt von smarten Systemen für die Raum- und Arbeitsplatzbuchung können hybride Arbeitsformen schnell und unkompliziert umgesetzt werden und es ergeben sich viele Vorteile. Wurden vorher Sitzplätze beispielsweise fest zugewiesen, dann sind sie an Home-Office-Tagen ungenutzt. Besonders dort, wo die Mieten hoch sind, werden durch die ungenutzten Arbeitsplätze hohe unnötige Kosten verursacht.
Auf Grundlage von Nutzungs- sowie Echtzeitdaten und derer Analyse mit einer Smart-Building-Lösung können derartig ungenutzte Arbeitsplätze anderen regelmäßig anderen Mitarbeitern*innen zugewiesen, umfunktioniert oder gar abgeschafft werden. Die Kosten für die Miete ungenutzter Fläche ließen sich demnach deutlich reduzieren.
Im Zuge der hybriden Arbeitsweise werden weniger Arbeitsplätze für die gleiche Anzahl an Mitarbeitern benötigt – mithilfe eines smarten Buchungssystems für Arbeitsplätze und Räume kann ein Platz ohne großen Aufwand, beispielsweise an unterschiedlichen Tagen oder stundenweise, von mehreren Personen genutzt werden. Eine derartig flexible Sitzordnung erhöht damit die Auslastung vorhandener Flächen und Plätze – smarte Buchungssysteme optimieren auf diese Weise die Nutzung und erhöhen die “Produktivität” von Mitarbeitern, die ihren Anforderungen entsprechende Räume oder Arbeitsplätze gemäß wechselnden Bedürfnissen schnell finden und nutzen können.
Gleichzeitig können die Reservierungsdaten in entsprechenden Buchungssystemen bzw. Arbeitsplatz-Apps zum Auffinden von Kollegen genutzt werden, ohne dass der Datenschutz verletzt wird. Wenn Mitarbeiter Informationen über ihren aktuellen Arbeitsplatz transparent teilen können – dies aber nicht müssen -, können sie sich für eventuelle Meetings oder Absprachen finden und sich beispielsweise an den gleichen Tagen im Büro einbuchen ohne sich belästigt zu fühlen. Derartige Möglichkeiten ergeben besonders in großen Bürokomplexen ein Vorteil.
Nichtsdestotrotz werden gewisse Sicherheitsbedenken, die in den Köpfen vieler Menschen verankert sind, wohl nicht so bald ausgeräumt sein. Nicht aufgrund von Datenschutz – Pandemie bedingte Gesundheitsaspekte spielen bei vielen Mitarbeitern*innen momentan eine entscheidende Rolle. Flexible Bürolösungen verfolgten früher oft allein den Vorteil einer besseren Auslastung von Flächen, um letztendlich weniger Raum zu benötigen. Die sich daraus ergebende “Nähe” wird von manchen Mitarbeitern*innen momentan jedoch als Risiko empfunden. Werden mittels Live-Sensordaten zusätzlich aber Angaben zum Belegungsgrad erfasst und geteilt, können Mitarbeiter in einem Reservierungssystem gezielt Räume auswählen, die ihrem Abstandsbedürfnis entsprechen. Durch den kombinierten Einsatz dieser Systeme kann sichergestellt werden, dass sich die Mitarbeiter sicher fühlen und gleichzeitig die Räume effizient genutzt werden.
Wie geht es mit dem Arbeitsplatz weiter?
Letztlich hat die Pandemie gezeigt, wie wichtig es für Arbeitsplätze ist, sich schnell an Veränderungen anpassen zu können. Flexible Buchungs- bzw. Reservierungssysteme, die mit Live-Sensordaten gekoppelt sein können und die Auslastung zeitnah und genau analysieren, können Managern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, wie sie Flächen einsparen können, um Kosten zu reduzieren und wie sie neue Risiken am Arbeitsplatz managen können. Flexible smarte Systeme, welche die Anforderungen an flexibles Arbeiten, Abstandsbedürfnisse und Bedenken über den Belegungsgrad berücksichtigen, können ein leistungsfähiges Mittel sein, um sowohl Rendite zu erzielen als auch Risiken zu managen, was sie zu einem wichtigen Bestandteil eines zukunftssicheren Büros macht.
Eine Spacewell Blog-Reihe
Dieser Blogbeitrag lehnt sich an eine Blog-Artikel unseres Schwesterunternehmens Spacewell an. In einer Blog-Reihe widmet sich Spacewell einer Vorschau auf einige Fragen zum hybriden Büro. Das Ziel ist es, die unterschiedlichen Szenarien hybrider Arbeitsplätze zu untersuchen und konkrete technische Lösungen zu erörtern, die für die Bewältigung von Hindernissen oder die Optimierung der Arbeitsplatzerfahrung für eine flexible Belegschaft genutzt werden können, die virtuell und im Büro tätig ist.
