Bei der zukünftigen Nutzung von Büros stellt sich die wichtige Frage, wie viel Platz Unternehmen benötigen, wenn sie (möglicherweise) flexiblere Arbeitsweisen einführen. Die Antwort darauf kann erhebliche finanzielle Auswirkungen haben – denn neben den Personalkosten sind Immobilien- und Büromieten mitunter die größten Kostenfaktoren für Unternehmen. Da Mietverträge in der Regel langfristig abgeschlossen werden, kann Platzverschwendung an Standorten mit hohen Mietpreisen zu jahrelangen unnötigen Kosten führen. Eine Überbelegung hingegen kann negative Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter haben. Das richtige, ausgewogene Verhältnis zu finden, ist daher eine der größten Herausforderungen für (Immobilien-)Manager.
Analyse des Bürobedarfs in einer hybriden Welt – eine neue Herausforderung
Die Corona-Pandemie und die damit einhergegangene Ausweitung von Homeoffice und hybriden Arbeitsweisen haben die Prognosen für den Bürobedarf von Unternehmen verändert – vielerorts wird darüber nachgedacht, Fläche zu reduzieren, um Kosten einzusparen. Aber wie viel Platz benötigt das Unternehmen denn jetzt nun? Wie kann das Unternehmen den Platzbedarf analysieren und der Gefahr einer Überbelegung aus dem Weg gehen? Dies stellt Unternehmen, die ihren Platzbedarf optimieren wollen, vor eine einzigartige Herausforderung. Smarte Tools für die Raumbuchung sowie Nutzungsanlaysen von Büroflächen bieten hier die Lösung. Mitarbeiter können Arbeitsplätze oder Räume einfach reservieren sowie nutzen und das Management kann die gesamte Flächen- bzw. Büronutzung analysieren und dem tatsächlichen Bedarf anpassen. Verknüpft mit Sensoren kann das System den Nutzern beispielsweise zudem gesundheitsrelevante Informationen, wie den CO2 Gehalt in der Luft oder eine Pollenfluganalyse und viele weitere Vorteile liefern.
Mögliche Gründe für eine Neukonzeption der Büronutzung
Eine Folge der Pandemie waren verhältnismäßig viele Anpassungen bei den Beschäftigungszahlen – viele Unternehmen waren gezwungen, Personal abzubauen oder einen Einstellungsstopp zu verhängen. In den betroffenen Branchen erwarten Unternehmen, dass sie in Zukunft weniger Platz benötigen, selbst wenn man von hybriden Arbeitsweisen absieht. Gleichzeitig haben einige Unternehmen, vor allem im Technologiesektor, ein Wachstum verzeichnet und gehen davon aus, dass sie ihre Belegschaft erweitern – oft an neuen Standorten. Für sie lauten die Schlüsselfragen, wie schnell sie weiter expandieren werden, wenn sich die Wirtschaft erholt und mit welchen Arbeitskonzepten und Bürolösungen sie in die Zukunft gehen.
Grundsätzlich wird die Analyse des Platzbedarfs in vielen Unternehmen durch eine mögliche Ausweitung der hybriden Arbeitsweisen erschwert. Viele Unternehmen haben erkannt, dass viele Aufgaben genauso gut (wenn nicht sogar besser) von zu Hause aus erledigt werden können statt im Büro. Da in Mitarbeiterumfragen immer mehr Arbeitnehmer angeben, zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten zu wollen, denken Arbeitgeber nun über die Auswirkungen einer teilweise im Homeoffice arbeitenden Belegschaft auf den Bürobedarf nach.
Die Auswirkung auf das Büro
Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass hybrides Arbeiten einfach eine kleinere Bürofläche bedeutet, aber diese Betrachtungsweise könnte sich als nicht so einfach herausstellen. Der Platzbedarf wird für ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitern bestimmte Tage für die Arbeit im Büro zuweist, ganz anders sein als für ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter selbst entscheiden, an welchen Tagen oder sogar zu welcher Zeit sie zur Arbeit in das Büro kommen möchten. In solchen Fällen könnte die Büronachfrage sehr stark schwanken oder ungleichmäßig über verschiedene Zeiten und Tage verteilt sein. Eventuell entscheiden sich viele Mitarbeiter dafür, freitags zu kommen, um Kontakte zu knüpfen, was zu einer hohen Raumnachfrage führt. Gleichzeitig bleiben die meisten Mitarbeiter dafür vielleicht montags vielleicht lieber zu Hause, um E-Mails zu beantworten, was wiederum ein fast leeres Büro zur Folge hätte.
Die Frage nach den Aufgaben wirft eine dritte Herausforderung auf, die sich aus der Zunahme des hybriden Arbeitens ergibt (auf die Spacewell im nächsten Blog-Beitrag dieser Reihe ausführlicher eingehen wird) – die Notwendigkeit der Unterbringung unterschiedlicher Arbeitsstile im Büro. Eine mögliche Vision im Hinblick auf das Büro der Zukunft ist, dass es zunehmend ein Zentrum für Zusammenarbeit und soziale Kontakte sein wird, während sich die individuelle, fokussierte Arbeit weitestgehend ins Homeoffice verlagert. Je nach Größe und Grundriss, der von den Mitarbeitern im Büro genutzten Gemeinschaftsräume, könnte sich die pro Person genutzte Fläche in diesem Szenario im Vergleich zu einem arbeitsplatzbasierten Büro tatsächlich erhöhen – das Ausmaß dieser Veränderung bleibt jedoch abzuwarten.
Verfolgung der tatsächlichen Büronutzung
All dies verdeutlicht das Ausmaß der Herausforderung, vor der Immobilienmanager und Unternehmen stehen – die meisten Unternehmen erwarten Veränderungen bei der Arbeitsweise, die den Bedarf an Bürofläche erheblich beeinflussen könnten. Andere Trends wiederum weisen in entgegengesetzte Richtungen. Außerdem ist unklar, wie dauerhaft diese Trends sein werden. So wie es immer wieder Berichte über „Zoom-Müdigkeit“ gibt, kann auch die Attraktivität von hybriden Arbeitsweisen mit der Zeit nachlassen.
Unter diesen Umständen lassen sich Veränderungen am Arbeitsplatz am besten planen und flexibel damit umgehen, indem hochwertige Daten zur tatsächlichen Büronutzung erfasst und analysiert werden. Smart-Building-Lösungen für die Raum- und Arbeitsplatzbuchung, eventuell sogar verknüpft mit verschiedenartigen Sensoren, können die Belegung und Nutzung von Räumen verfolgen und Muster aufdecken, wie z. B:
Welche Räume, Büros, Arbeitsplätze oder Gemeinschaftsflächen sind am beliebtesten und welche sind leer?
Gehören feste Arbeitsplätze wirklich der Vergangenheit an? Oder wann und wie wird das Büro am meisten genutzt?
Wird die Entscheidung, von zu Hause oder vom Büro aus zu arbeiten vielleicht von den Jahreszeiten beeinflusst?
Und schließlich: Sind die Trends zum hybriden Arbeiten tatsächlich an allen Standorten gleich?
Dabei ist entscheidend, dass Sensoren selbst nur eine Teillösung darstellen. Die Fähigkeit, fundierte Portfolio-Entscheidungen zu treffen, hängt letztlich von der Qualität des Smart-Building bzw. Analyse-Tools und der Einfachheit der Übertragung von Rohdaten in nützliche Erkenntnisse ab. Mit anderen Worten: Die Wahl der richtigen Analyseplattform entscheidend.
Eine Spacewell Blog-Reihe
Dieser Blogbeitrag lehnt sich an eine Blog-Artikel unseres Schwesterunternehmens Spacewell an. In einer Blog-Reihe widmet sich Spacewell einer Vorschau auf einige Fragen zum hybriden Büro. Das Ziel ist es, die unterschiedlichen Szenarien hybrider Arbeitsplätze zu untersuchen und konkrete technische Lösungen zu erörtern, die für die Bewältigung von Hindernissen oder die Optimierung der Arbeitsplatzerfahrung für eine flexible Belegschaft genutzt werden können, die virtuell und im Büro tätig ist.
