In vielen deutschen Großstädten ist der Wohnraum knapp und sowohl private Vermieter als auch Immobilienverwalter sowie große Wohnungsunternehmen kämpfen mit einer enormen Anzahl an Interessenten. Darunter den richtigen Mieter für eine Immobilie zu finden, gestaltet sich oft schwierig und ist gerade für Immobilienverwaltungen ein langwieriger, aufwendiger Prozess – denn ein ordentlicher Umgang mit dem Objekt und die regelmäßige, pünktliche Überweisung der Miete sind mitunter oft nicht überall die Regel. Der Auswahlprozess, besonders für hochwertige Immobilien, ist daher entscheidend.
Im Gegensatz zu der Flut an Mietinteressenten in den Großstädten wird der Wohnungsleerstand auf dem Land sowie in manch anderen Regionen Deutschlands immer größer – oft fällt es dort schwierig, überhaupt einen Mieter zu finden.
In beiden Fällen kann ein digitales Vermietungsmanagement bzw. ein digitales Management des Vermietungsprozesses helfen. Mit dieser Technik können Vermietungsprozesse vonseiten agierender Immobilienunternehmen effektiv und automatisiert gesteuert werden. Wie auch Sie diese Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen optimieren können, lesen Sie in folgendem Artikel.
1000 Mietinteressenten – kein Problem
Stellen Sie sich vor, Sie verwalten eine Wohnung in Köln und möchten für diese Wohnung einen neuen Mieter finden. Sie werden die Wohnung dann sicherlich in den gängigen Immobilienportalen inserieren und es vermutlich einige Tage später mit ungefähr 1000 Mietinteressenten zu tun haben, von denen Sie den einen passenden auswählen müssen. Dieses Prozedere müssen viele Unternehmen aber nicht nur für eine Wohnung vollziehen. So wird jeder Prozess der hinter einer Vermietung in den Großstädten und den begehrten Regionen Deutschlands steckt oft zu einer zeitaufwendigen Aufgabe.
Die Wohnungen müssen einzeln inseriert werden und Anfragen müssen ausgewertet sowie verwaltet werden, um eine passende Auswahl an potenziellen Mietern für die Immobilie zu finden. Diese Interessenten müssen zur Besichtigung eingeladen werden und am Ende muss ein Entscheidungsprozess stattfinden. Darunter fällt auch, dass den 999 Mietinteressenten, die nicht für die Wohnung in Frage kommen, eine Absage gesendet werden sollte – so stellt sich auch heute oft noch der Arbeitsprozess dar, wie er in vielen Unternehmen manuell vollzogen wird. Eine digitale Lösung für das Vermietungsmanagement in Verbindung mit Ihrer Software für die Immobilienverwaltung kann Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zukünftig zu automatisieren, zu optimieren und somit zu vereinfachen.
Automatisierung des Vermietungsprozesses
Mit diesen Systemen soll, das Inserieren der Wohnungen, die Mieterfindung mit der dazugehörigen Auswertung und somit der gesamte Vermietungsprozess der Immobilie digital und zu einem Großteil automatisiert ablaufen – ein persönliches Eingreifen wäre dabei lediglich bei der Besichtigung und den Unterschriften der Vertragspartner erforderlich.
Durch das Zusammenspiel von Software für die Immobilienverwaltung und digitaler Lösung für die Vermietung & den Verkauf von Immobilien wird beispielsweise bereits mit der Kündigung eines Mietverhältnisses ein Prozess für eine Neuvermietung in Gang gesetzt. Sollte keine Renovierung bzw. Instandsetzung des Mietobjektes geplant sein, offeriert das System, dem möglichen Bezugstermin entsprechend, die in der Verwaltungssoftware eingepflegte Wohnung in den von Ihnen voreingestellten Immobilienportalen.
Individuelle Formulare fragen explizit, was Unternehmen wissen wollen
Damit das Vermieten einer Wohnung reibungslos über die Bühne geht, muss der beste Kandidat ausfindig gemacht werden. Hier kommt digitales Vermietungsmanagement ins Spiel, denn dank eines ausgeklügelten, vollständig automatisierten Auswahlprozesses kann die Zahl der infrage kommenden Interessenten begrenzt werden, um in Folge einen passenden Mieter auszuwählen. Mieter werden auf Herz und Nieren geprüft, wobei sie bestimmte Kriterien erfüllen müssen, die Sie als Vermieter individuell für jedes Objekt bestimmen können.
Sämtliche Interessenten, die sich für eines Ihrer inserierten Objekte interessieren, werden über die Immobilienportale an das die Software für Vermietungsmanagement weitergeleitet. Dort müssen sie ein “Bewerbungsformular” ausfüllen, welches dem System und somit dem Nutzer bei der späteren Auswahl des passenden Mieters hilfreich sein wird. Dieses Formular kann individuell an die Wünsche des Vermieters sowie die von ihm gewünschten Spezifikationen für die zu vermietende Immobilie angepasst werden – von einer Abfrage relativ weniger Informationen, wie ausschließlich dem Namen und den Kontaktdaten bis zur Abfrage persönlicher Daten, beispielsweise zum bestehenden Arbeitsverhältnis oder der Bonität des Mietinteressenten. Sie können also für die jeweilige Immobilie alles Abfragen, was Sie wünschen. Die Anfragen sämtlicher Mietinteressenten werden nach den bereitgestellten Parametern ausgewertet, sodass Nutzer sich beim Auswahlprozess dann beispielsweise nur die Bewerber anzeigen lassen können, die ihren Wünschen für das Objekt zu 100 Prozent entsprechen. Das spart Zeit und Geld, denn auf diese Weise werden ungeeignete Interessenten sofort ausgeschlossen. Zur Besichtigung der Wohnung werden nur diejenigen potenziellen Mieter eingeladen, die Ihren Mindestanforderungen gerecht werden.
Interessenten, die Mieter werden, werden an das führende ERP-System zurückgegeben – das vermeidet die doppelte Pflege von Stammdaten und erlaubt es, über integrierte Module zur Vertragsvorderfassung aus den Daten bequem und unkompliziert Mietverträge zu erstellen, die bei einem zusätzlichen Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems automatisiert archiviert bzw. versendet werden können.
Diese Daten sind nützlich – Wohnungen direkt persönlich anbieten
Ein weiterer großer Vorteil bei Nutzung des Systems ist, dass die Daten von Interessenten, also auch diejenigen, die nicht für die aktuell zu vermietende Wohnung in Frage kommen, nicht verloren gehen und im CRM-System und wenn gewünscht auch in der Verwaltungssoftware gespeichert werden, bringt viele Vorteile mit sich. Personenbezogene Daten als Teil von Big Data, werden für den Service und das Marketing von Unternehmen, auch in der Immobilienwirtschaft, immer wichtiger. Hat sich beispielsweise jemand auf eine Wohnung beworben, die ein anderer Interessent bekommen hat, bleiben seine Daten aus der Anfrage vorhanden. Wird irgendwann eine Wohnung aus Ihrem Portfolio frei, die eventuell auf die vorangegangene Suche eines Interessenten passt, meldet Ihnen das System diese Verbindung. Sie können dem Interessenten diese freie Wohnung direkt vorschlagen und ersparen sich somit vielleicht kostenintensive Inserate und die erneute Auswertung vieler Anfragen.
Auf diese Weise kann das digitale Vermietungsmanagement Ihnen in gefragten Regionen Arbeit sowie Aufwand ersparen und hilfreich sein. Aber auch in Regionen, in denen Ihnen Leerstände in Ihren Objekten drohen, ist sie von großem Nutzen. Die angesammelte Datenbank kann enorm dabei helfen, schnell Mieter für eine von Leerstand bedrohte Immobilie zu finden, indem Sie auch hier Objekte anhand vergangener Anfragen und den gesammelten Daten direkt anbieten können.
So werden die gesammelten Daten in Zukunft zu einem entscheidenden Faktor. Die Nutzung der personenbezogenen Informationen aus dem System und dem existierenden Datenbestand wird den Vermietungs- und Verkaufsprozess in Zukunft umkehren – Sie werden passenden Immobilien direkt und persönlich offerieren können.
Ein unverzichtbares Tool für Ihr Unternehmen
Die intelligente Vernetzung der Verwaltungs- und Vermarktungssoftware wird in der Zukunft der Schlüssel für die Optimierung des Vermietungsprozesses und sorgen für eine erhebliche Zeitersparnis und zudem eine vollkommen transparente Dokumentation von Vermietungsprozessen. Der gewünschte Automatisierungsgrad ist dabei kundenspezifisch einstellbar – so wird sich das Tool zu einer unverzichtbaren Unterstützung in der Immobilienverwaltung der Zukunft entwickeln. Forcieren auch Sie die Weiterentwicklung Ihrer digitalen Prozesse mit der Digitalisierung von immer mehr täglichen Arbeitsprozesse – die Automatisierung Ihrer Vermietungsprozesse ist der nächste sinnvolle Schritt.
