Die Arbeit in der Immobilienverwaltung verändert sich. In der vergangenen Woche haben wir darüber berichtet, inwiefern der Dienstleistungs- bzw. Serviceaspekt in der Immobilienverwaltung zunehmend wichtiger wird. Dabei haben wir herausgestellt, wie wichtig digitale Lösungen heutzutage sind, um aktuellen Anforderungen gerecht zu werden. Softwarelösungen für das Immobilienmanagement mit integrierten Tools, die auf bestimmte Aufgabenbereiche spezialisiert sind, unterstützen das Immobilienmanagement im Alltag und optimieren die Arbeit maßgeblich.
Serviceplattformen für Mieterkommunikation
Begonnen haben wir im ersten Teil dieser Artikelserie daher mit der Vorstellung digitaler Lösungen, die einen immensen Mehrwert in den Alltag der Immobilienverwaltung bringen. Integriert in eine umfassende Software für das Immobilienmanagement lassen sich Verwalter*innen, Eigentümer*innen, Mieter*innen, Facility Manager*innen und weitere Dienstleister mit einer entsprechenden Serviceplattform verknüpfen und die Kommunikation mit allen Beteiligten wird optimiert.
Aber auch weitere Aufgaben können mithilfe moderner Technologien heute automatisiert abgebildet werden. Die Art, wie Angestellte in der Immobilienwirtschaft arbeiten, wird sich in den kommenden Jahren daher weiterhin tiefgreifend verändern. So sind auch die Zeiten vorbei, in der Mitarbeiter*innen einer Immobilienverwaltung für eine Wohnungsübergabe umständlich mit Fotoapparat und Klemmbrett hantieren müssen.
Digitale Objektübergabe für die Immobilienverwaltung
Mit der Möglichkeit, Objekt- bzw. Wohnungsübergaben heute digital und mobil zu erstellen, zu verteilen und zu archivieren, ist ein weiterer Schritt in die digitale Immobilienverwaltung geschafft. Direkt vor Ort in einer Immobilie können alle wichtigen Daten und Informationen, wie beispielsweise Zählerstände und andere wesentlichen Verbrauchsdaten oder auch Schäden mit dazugehörigen Fotos, auf einem Tablet-PC in das System eingegeben und nach der Abnahme vom Mieter unterschrieben werden – Stammdaten und Informationen zu der entsprechenden Wohnung werden bei Termineingabe direkt zwischen dem immobilienwirtschaftlichen ERP-System und dem Tool ausgetauscht. Die Erstellung von Abnahme- und Übergabeprotokollen inkl. einer möglichen Fotodokumentation findet so komplett digital statt und kann darauffolgend unproblematisch an die Management-Software für die Immobilienverwaltung zur Archivierung und Dokumentation weitergegeben werden. Der gesamte Prozess wird damit effizient und zeitsparend organisiert. Sie erstellen ganz einfach digitale Protokolle, versenden diese an Mieter, archivieren sie und pflegen im gleichen Arbeitsgang die Zustandserfassung für die Mängelbeseitigung von Objekten aus dem Portfolio.
Vorgaben der Eigentümer*innen und Investor*innen sowie Erfordernisse und Bedürfnisse seiner Mieter kennen
Neben derartigen Serviceangeboten muss das Immobilienmanagement die bestehenden Vorgaben der Immobilienbesitzer*innen und Investor*innen umsetzen sowie die Erfordernisse und Bedürfnisse seiner Mieter*innen erfüllen. Dazu zählen z. B. Faktoren, wie die Festlegung und Anordnung des passenden Klientels für eine Gewerbeimmobilie, sodass die von vielen Mietern gewünschten Synergieeffekte greifen können. So ist die intensive Kenntnis der Objekte und der Konkurrenzsituationen im gemanagten Bestand äußerst wichtig. Ein erfolgreiches Mietermanagement beginnt oft schon genau hier – mit der richtigen Einschätzung sowie Einordnung des Mietobjektes auf dem Markt. Dabei untersetzen vielfältige Programmerweiterungen und Module in einer Software für das Immobilienmanagement zusätzlich.
Bei der Vielzahl an verwalteten Objekten und den dazugehörigen Flächen, fällt es natürlich oft schwer, alle Informationen zu kennen. Mit einer entsprechend konfigurierten Softwarelösungen für das Immobilienmanagement hat man die Möglichkeit, für jedes Objekt und jede Fläche, wichtige Informationen gebündelt zu hinterlegen und kann diese mit einem Klick stets schnell abrufen. Darunter fallen beispielsweise auch Terminwiedervorlagen für endende Verträgen – so unterstützen die hinterlegten Informationen zu einer Fläche beispielsweise bei einem erfolgreichen Leerstandsmanagement. Die Anlage einer Terminwiedervorlage für auslaufende Optionen ist beispielsweise auch sehr hilfreich, um z. B. einen Mietvertrag vorzeitig zu verlängern oder sich schon frühzeitig um einen Nachmieter zu bemühen und trägt so dazu bei, Leerstände zu vermeiden.
Monatlich aussagekräftiges Reporting erstellen
All diese in der Software für das Immobilienmanagement gesammelten Informationen bringen zudem einen weiteren großen Vorteil mit sich – die Möglichkeit, jederzeit aussagekräftige Berichte und Reportings zu erstellen. Softwarenutzer*innen können sich diesen Prozess automatisieren, sich regelmäßig alle Berichte anzeigen lassen, die sie benötigen. Von ablaufenden Gewährleistungsfristen der Baumaßnahmen bis hin zu monatlichen Mieteinnahmen – egal ob für die interne Analyse der Immobilienverwaltung oder für den/die Immobilienbesitzer*in bzw. Investor*in.
Das Reporting gewinnt in der Immobilienbranche mit diesem Wissen zunehmend an Relevanz. Wirft man einen Blick in die Zukunft der Immobilienwirtschaft stellt man schnell fest, dass Unternehmen hierfür nicht an der Digitalisierung vorbeikommen. Eine gute Datensammlung sowie gutes Datenmanagement und eine gute Datenaufbereitung bzw. -visualisierung mithilfe einer Software für das Immobilienmanagement wird unerlässlich. Wichtige Kennzahlen oder KPIs in Berichten und Dashboards bestmöglich darzustellen, um signifikante Veränderungen und Abweichungen schneller erkennen zu können, damit die unterschiedlichen Stakeholder ah-hoc einen Überblick über die aktuelle Performance bekommen, ist ein entscheidender Faktor.
Der Nutzung von Daten für die Analyse bzw. die Entwicklung von Immobilien und ganzer Immobilienportfolios oder eine zukunftsorientierte Planung von Investitionen kommt hier eine große Bedeutung zu. Denn das Sammeln, aber insbesondere das Auswerten dieser Daten für eine zielgerichtete Verwendung wird zukünftig die Grundlage für eine Vielzahl interner Arbeitsprozesse und Entscheidungen, angebotener Dienstleistungen für Investor*innen und Mieter*innen oder Services und Geschäftsmodelle sein – ein einfaches, automatisiertes und schnelles Reporting mit übersichtlichen Tabellen oder Dashboards liefert hier den entscheidenden Mehrwert.
Verbesserung des Kundenservice mit digitalen Mitteln
Mit einer zukunftsorientierten Softwarelösung für das Immobilienmanagement und den nahtlos integrierbaren Speziallösungen wird der digitale Wandel und dabei auch die damit mögliche Verbesserung von Dienstleistungen zunehmend forciert – viele Prozesse lassen sich unkompliziert und automatisiert abbilden und Dienstleistungen besser erfüllen. Denn schon von Beginn an lässt sich mit der Nutzung einer Software für das Immobilienmanagement, der Integration von Speziallösungen, der Digitalisierung von Immobilienbeständen und den dazugehörigen Informationen ein Wettbewerbsvorteil sichern.
Immer mehr Unternehmen der Branche, darunter auch Kleinst- und Mittelstandsunternehmen, investieren daher in Digitalisierungsstrategien und folgen mithilfe technischer Lösungen dem verändertem Nutzerverhalten von Mietern – und immer schneller versuchen sie, ihre Arbeitsweise den Veränderungen und den Serviceanforderungen anzupassen, um ihren Erfolg zu sichern.
Steigern auch Sie Ihren Unternehmenserfolg mit einem System, das Informationen jederzeit verfügbar macht und Geschäftsprozesse sowie Dienstleistungen optimiert.
