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25. Jan 2023

Ganzheitliches Immobilienmanagement – Software, Schnittstelle, Software

Digitale Kommunikation, digitale Objektübergaben, Mietverträge digital abwickeln oder digitales Dokumentenmanagement – bei der Digitalisierung immobilienwirtschaftlicher Prozesse sind neben dem Einsatz von immobilienwirtschaftlichen ERP-Lösungen immer weniger Grenzen gesetzt. Viele neue Lösungen sind für die Unternehmen der Branche sowie die Kund*innen tatsächlich sehr nützlich und haben sich neben den bewährten Softwarelösungen für das Immobilienmanagement etabliert. Woran liegt das? Worin liegen die Herausforderungen, um auf dem Markt zu bestehen? Und was sollte zukünftig sowohl auf Seiten der Nutzer*innen, der Unternehmen der Immobilienwirtschaft sowie der Anbieter von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement, aber auch auf Seiten der neuen Lösungen beachtet werden?

Prozesse automatisieren und erleichtern

Heutzutage lassen sich viele Prozesse in der Immobilienwirtschaft durch digitale Lösungen und Plattformen zunehmend erleichtern. Mithilfe von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement können schon lange nahezu alle Stammdaten von Mieter*innen, alle Informationen zu einem Mietverhältnis oder verwalteten Objekten dienstleistungsorientiert binnen Sekunden abrufen. Dazu kommen seither viele hilfreiche Möglichkeiten für die Planung und die Automatisierung von regelmäßig anfallenden Aufgaben – so können beispielsweise Nebenkostenabrechnungen genauso mit nur wenigen Klicks erstellt werden, wie Reportings zu allen buchhalterischen Prozessen und zu jedem Objekt. Diese Lösungen haben sich lange etabliert. 

Zu den etablierten Anbietern gesellen sich in den letzten Jahren immer wieder neue technische und digitale Lösungen bzw. Hilfsmittel – Proptechs. Wem das auch heute noch nichts sagt, hier kurz erklärt: Der Name Proptech ist eine Zusammensetzung der Worte Property und Technology – dahinter stehen meist StartUps mit immobilienwirtschaftlichem Hintergrund.  

Viele dieser Lösungen werben damit, innovativ zu sein und manche sind es gewiss auch. Sie bringen moderne Lösungen, für die durch technische oder auch gesellschaftliche Weiterentwicklungen neu entstandenen Aufgabenbereiche, auf den Markt. Ein hübsches Outfit und einige schöne Dashboards machen viele Lösungen aber noch lange nicht zur innovativen und besseren Lösung für Anforderungen, die es schon lange gibt – es sind also nicht alle Proptechs wirklich so hilfreich, wie sie es versprechen.  

Einige Lösungen hingegen liefern Immobilienunternehmen wertvolle Unterstützung, um den gestiegenen Serviceanforderungen gerecht zu werden. So vereinfachen zusätzliche Apps oder Kundenportale beispielsweise die Kommunikation und Vernetzung mit Mietern, Vertragspartnern und Handwerkern. Andere wiederum ermöglichen digitale Objektübergaben oder das Inserieren in den gängigen Immobilienportalen mit wenigen Mausklicks und verschaffen uns gleichzeitig einen Überblick über Mietinteressenten, um den passenden Mieter zu finden.  

Bandbreite der etablierten Lösungen unschlagbar

So entscheidend viele dieser Lösungen auch sind, um Anforderungen und Prozesse zeitgemäß abzubilden, lässt sich eines nicht von der Hand weisen. Einige etablierte Softwarelösungen für das Immobilienmanagement sind nicht umsonst äußerst lange auf dem Markt. Und auch diese Anbieter entwickeln ihre Lösungen dabei stetig weiter – der technische Fortschritt ist dabei oft der ausschlaggebende Faktor. Aber auch neue Gesetzesvorlagen oder Veränderungen im Zahlungsverkehr müssen in einer komplexen Branche wie der Immobilienwirtschaft immer wieder berücksichtigt werden. Dabei ist eine große Branchenkenntnis vonnöten, um diese Veränderungen frühzeitig zu erkennen und in der Software umzusetzen. Die Anbieter ganzheitlicher immobilienwirtschaftlicher ERP-Systeme decken ein sehr großes Portfolio der Aufgaben und Anforderungen ab, die im Immobilienmanagement täglich oder regelmäßig benötigt werden – und nicht nur einen Teilbereich, wie viele Proptechs.

Genau da liegt der Haken bei vielen der auf den Markt strömenden Proptechs. Als Einzellösungen für bestimmte Aufgaben sind sie innovativ und sinnvoll, doch wer will schon für jede Aufgabe ein anderes Programm öffnen. Das macht die tägliche Arbeit kompliziert und umständlich.

Das Zauberwort heißt hier "Schnittstellen”

Oft ist für den Erfolg neuer Lösungen und Plattformen daher auch ein gewisses Marktverständnis von großem Vorteil. Und das nicht nur im Bereich der Immobilienwirtschaft – sie sollten auch den Softwaremarkt der etablierten Lösungsanbieter kennen. Denn nur wer neben den Grundbedürfnissen und Problemen der Immobilienbranche sowie deren Kund*innen auch die Möglichkeiten gegebener Kooperationen im Auge hat und problemlose eine Anbindung an andere Softwarelösungen ermöglicht, wird sich langfristig durchsetzen. 

So, wie beispielsweise das digitale Dokumentenmanagement-System DocuWare. Die Entwickler der Lösung habe früh erkannt, dass sie neben einer “Stand-Allone-Lösung” die Anbindung an andere Systeme ermöglichen müssen. So hat sich beispielsweise die Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in das immobilienwirtschaftliche ERP-System iX-Haus etabliert. Über eine Schnittstelle tauschen die beiden Lösungen Stammdaten, Informationen und Dokumente aus, ergänzen sich. 

Nur ein Beispiel, welches die Vorteile von offenen Softwarelösungen und die problemlose Integration von Partnersoftware beschreibt. Immer mit dem Hintergrund, Prozesse abbilden zu können, die die eigene Software sinnvoll ergänzen – denn die Kunden erwarten bestenfalls eine Gesamtlösung. 

Proptechs sollten offen für Schnittstellen sein

Von Innovationen ist im Bereich der Poptechs oft die Rede – innovativ mögen dabei viele Lösungen sein und in einigen Bereichen sogar sehr gut und sinnvoll. Oft bilden sie aber nur einen Teilbereich oder sogar nur eine Aufgabe der vielfältigen Tätigkeiten einer Immobilienverwaltung ab. Möchte man als Nutzer letztendlich nur einen solchen Teilbereich abdecken, haben die Proptechs viel zu bieten. Benötigt man für die umfassende Aufgabenvielfalt in der Immobilienwirtschaft als Anwender hingegen ein großes Ganzes, können die Proptechs oft nur eine Ergänzung zur genutzten Verwaltungssoftware sein. Ein großes Augenmerk auf Seiten der Nutzer sollte daher auf die Schnittstellenoffenheit ihrer eingesetzten immobilienwirtschaftlichen Software sowie der neuen Lösungen gerichtet sein. Wichtig ist hier, dass die neue Applikation in die bisher genutzte Verwaltungssoftware eingebunden werden kann.

Lösungen, wie das mittlerweile schon lange auf dem Markt erfolgreiche casavi, die Lösung EN.Tab von Enloc oder ein relativ frisches Konzept, wie EverReal haben das erkannt und sich so erfolgreich auf dem Markt positioniert und bewährt.

Casavi als Lösung zur Vereinfachung von Kommunikationswegen und dem Austausch von Dokumenten vernetzt zum Beispiel möglichst viele Mitwirkende bei der Verwaltung und der Nutzung von Immobilien – dazu gehören Immobilienverwalter*innen, Mieter*innen, Hausmeister*innen, Handwerker*innen, Energieversorger und Gebäudeversicherer. 

EverReal als CRM-Lösung für die Portalvermarktung und das Interessentenmanage ment unterstützt dabei, den Vermietungsprozess zu optimieren – beispielsweise indem direkt aus der genutzten Managementsoftware mit wenigen Klicks Inserate in den gängigen Immobilienportalen erzeugt, werden können.

Und EnTab ist eine voll integrierbare mobile Lösung, die eine Dokumentation vom Zustand von Objekten jeder Art, die Erfassung aller Zählerstände, das Versenden aller wesentlichen Verbrauchsdaten auf Knopfdruck sowie die digitale Objektübergabe ermöglicht.

Spezialisierung vs. Vielfalt

Der Widerspruch aus Spezialisierung auf Kundenprobleme und der Abdeckung vieler Aufgaben beschreibt eine oft auftretende Problematik. Je genauer die innovativen Softwarelösungen auf bestimmte Aufgaben zugeschnitten sind, desto besser funktionieren sie in diesem bestimmten Segment – dadurch sind die Produkte allerdings schwierig standardisierbar und integrierbar.
Die erfahrenen Anbieter von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement haben das erkannt und bieten Sonderprogrammierungen oder die Integration von Partnerlösungen an. Mit diesem Service decken sie die Wünsche von Kund*innen sowie Nutzer*innen ab und entwickeln gleichzeitig ihre eigenen Lösungen weiter.

Der Vorteil liegt auf der Hand – die anfallenden Aufgaben von Unternehmen der Immobilienwirtschaft sind aus einer Lösung heraus zu bearbeiten und das oft zu einem kostengünstigeren Preis, als es die Anschaffung einer zusätzlichen komplett neuen Software mit sich bringt. Die Mischung aus innovativen, spezialisierten, aber dennoch integrativen Lösungen wird so in Zukunft wohl der Schlüssel zum Erfolg sein. Sowohl die Seite der Proptechs als auch die gängigen Anbieter von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement sollten ihre Augen dabei jederzeit nach allen Seiten offen halten und sich nicht den Kooperationen, Partnerschaften und Integrationen verwehren.

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