Die digitale Transformation und der voranschreitende Strukturwandel sorgen in der Immobilienwirtschaft auf vielfältige Art und Weise für Veränderungen der Arbeitsprozesse, Strukturen und Geschäftsmodelle. Um den Herausforderungen und Chancen eines ganzheitlichen Immobilienmanagements gerecht zu werden, bedarf es zukunftsorientierten Technologien und einer Verknüpfung von Lösungen auf Grundlage bilateraler Schnittstellen für bestmögliche Datentransfers.
Viele deutsche Immobilienunternehmen haben das Thema Digitalisierung ganz oben auf der Agenda – das digitale Mindset ist in der Immobilienwelt angekommen. Die Anforderungen von Mieter*innen an Immobilien und die Dienstleistungen ihrer Vermiete*innen haben sich geändert. Die Immobilienbranche hat genau das weitläufig erkannt und passt sich den neuen Ansprüchen an. Laut einer Studie des Branchenverbandes „Zentraler Immobilien Ausschuss“ (ZIA) und der Unternehmensberatung Ernst & Young (EY) Real Estate verorten mit 55 Prozent mehr als die Hälfte der Befragten ihr Unternehmen im Jahr 2022 in einer der fortgeschrittenen Phasen der Digitalisierung, 47 Prozent in der Etablierungsphase, acht Prozent in der Reifephase der digitalen Exzellenz.
Digitalisierungsprozesse: Die Folgen für die Immobilienbranche
Die Umsetzung und Anpassung von Arbeitsweisen, hin zu digitalen Arbeitsprozessen und Dienstleistungen, wird in der Immobilienwirtschaft daher zunehmend sichtbar – mitunter ein Grund, warum auch die Softwarelandschaft für die Immobilienwirtschaft immer weitläufiger wird. Neben den etablierten ERP-Systemen und Softwarelösungen für die Branche findet man viele neue Onlinedienste und Anbieter moderner Speziallösungen (Proptechs) auf dem Markt.
Alleinstehend bilden Speziallösungen häufig nur einen kleinen Teilbereich der Immobilienwirtschaft oder der Verwaltung von Immobilien ab. Aber eingebettet in eine bestehende umfassende Unternehmenssoftware kommt man dem ganzheitlichen Immobilienmanagement wichtige Schritte näher. Doch wie werden die Brücken zwischen den verschiedenen Systemen geschlagen? Denn in der Studie zeigt sich mitunter zugleich, dass unzureichende Datenqualität und weiter herrschende Datenintransparenz von über zwei Drittel der Marktteilnehmerinnen und Marktteilnehmer (67 Prozent) als Manko wahrgenommen werden. Wie können Unternehmen also alles so verknüpfen, sodass sie ihre Prozesse bestenfalls auf einer “Plattform” abbilden? Das Etablieren von Schnittstellen und ein gelungener Datenaustausch spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Mehr digitale Lösungen – höhere Komplexität der Prozesse
Zusätzliche Tools und Erweiterungsmodule für spezielle Aufgaben erhalten neben einer umfassenden Softwarelösung für das Immobilienmanagement den Einzug in die Immobilienunternehmen, um umfangreiche digitale Prozesse abzubilden – die digitale Kommunikation mit Mietern, ein digitales Dokumentenmanagement oder die digitale Wohnungs- bzw. Objektübergabe bieten den Unternehmen der Branche Lösungen für das Management von Immobilien und die Bewältigung moderner Herausforderungen.
In der Zukunft genügt die Nutzung einer einzigen Software demnach nicht mehr, um die nötigen Arbeitsprozesse sowie moderne Nutzer- und Mieterbedürfnisse abzudecken. Mit der voranschreitenden Digitalisierung und der damit zusammenhängenden, steigenden Anzahl eingesetzter Softwarelösungen erhöht sich aber gleichzeitig die Komplexität des Digitalisierungsprozesses. Der optimale Austausch von Daten für die unproblematische Anbindung bzw. Integration von Erweiterungsmodulen und spezialisierten Softwarelösungen wird für die Zukunft daher ein essenzieller Wettbewerbsfaktor.
Kombination einer “offenen” Softwarelösung als Herzstück mit angrenzenden Speziallösungen
Eine Kombination aus einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement als Herzstück der digitalen Infrastruktur, in die angrenzende Lösungen für verschiedene weitere Aufgaben über Schnittstellen integriert werden, bietet hier die effektivste Lösung. Einerseits, um den aktuellen Marktanforderungen gerecht zu werden. Und andererseits, um das System auch zukünftig weiter auszubauen und sich zukünftigen, immer schneller entwickelnden Marktanforderungen anzupassen. Die Konnektivität von Softwaresystemen, mit denen die Unternehmen der Immobilienwirtschaft ihre Aufgaben abbilden, muss daher bestmöglich mithilfe einfacher Integrationsmöglichkeiten gewährleistet werden – der verlustfreie Datenaustausch und die Kongruenz der Daten in allen Systemen ist hier der entscheidende Faktor für die digitalen Prozesse.
“Offenheit” wichtigster Faktor bei der Auswahl einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement
Die “Offenheit” für die Einbindung anderer Lösungen ist bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung für Immobilienunternehmen also ein entscheidendes Merkmal, um die vielen modernen spezialisierten Lösungen, wie Mieter- und Kundenportale, Dokumentenmanagement-Systeme, digitale Objektabnahme bzw. -übergabe oder aber Lösungen für das Vermietungsmanagement einzubinden. Faktoren, wie Partnering, Kooperation und Schnittstellen mit optimaler Dateninteraktion rücken mit dieser Entwicklung zunehmend in den Fokus. Für die Nutzer immobilienwirtschaftlicher Softwarelösungen ist das hochrelevant. Nur so erhalten sie eine hohe Sicherheit, dass aktuelle und künftige Speziallösungen in ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden können – und nur mit dieser Möglichkeit kann die durch Software und Technologie versprochene Effizienzsteigerung und ein ganzheitliches Immobilienmanagement zukünftig umgesetzt werden.
Weniger Aufwand durch Datenaustausch zwischen Softwarelösungen
Dass der Digitalisierungsprozess letztendlich gelingen kann, hängt heute also viel mit umfassenderen Softwaremodellen und verzahnten Systemen zusammen. Relevant für die Immobilienwirtschaft ist hier der Aufbau von Schnittstellen sowie der Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen und deren Anbietern. Denn erst dadurch lassen sich manuelle Arbeit und menschliche Kommunikation in Prozessen mit vielen Beteiligten reduzieren und diese effizienter gestalten.
Immobilienunternehmen sollten und müssen in Zukunft bei der Auswahl von Softwarelösungen daher verstärkt auf deren Kompatibilität achten. Hier werden offene Schnittstellen für zahlreiche Integrationsmöglichkeiten und der adäquate Datenaustausch ein Garant für die Weiterentwicklung, die Flexibilität und Zukunftssicherheit von Prozessen. Bei der Auswahl von Softwarelösungen werden folgende Fragen daher entscheidend sein. Kann das System andere Softwarelösungen integrieren und findet ein optimaler Datenaustausch statt?
Mehr über die Integration von Speziallösungen erfahren Sie in unserem E-Book “Herzstück der digitalen Immobilienwirtschaft – das ERP-System und die Integration von Speziallösungen”.
